Solution : Dropbox Dash permet à Huish d’effectuer des recherches dans toutes ses applications connectées en même temps

Grâce à la recherche universelle de Dropbox Dash, Stan et ses employés peuvent désormais rechercher les informations dont ils ont besoin dans toutes les plateformes connectées de Huish, comme Dropbox, OneDrive et Outlook, à partir d’un seul champ de recherche.

« Nous pouvons effectuer des recherches à partir d’un nom, d’un numéro de compte, d’un mot dans le corps d’un e‑mail, c’est-à-dire à partir de presque n’importe quel élément, et trouver ce dont nous avons besoin grâce à une recherche avec Dash », explique Stan. « Dropbox Dash est le meilleur outil que je connaisse pour retrouver des données dans des e‑mails. »

La disponibilité de toutes les informations de Huish de cette manière a eu un impact considérable sur la rapidité avec laquelle Stan peut effectuer son travail. Sans Dash, si Stan avait travaillé sur un fichier des années auparavant et qu’il ne se souvenait pas exactement de la plateforme sur laquelle ce fichier était stocké, il devait parcourir d’innombrables e‑mails et systèmes de fichiers dans l’espoir de le retrouver. 

Désormais, avec un simple nom ou numéro de téléphone, Stan peut rapidement retrouver un fichier de projet dans OneDrive, une conversation dans Outlook ou un contrat dans Dropbox. En outre, il peut filtrer par plateforme s’il sait déjà où se trouve le document.

« Dropbox Dash me fait économiser des heures que j’aurais autrement passées à parcourir des millions de dossiers sur différents systèmes », explique Stan.

Dropbox Dash a également été déployé dans l’ensemble de l’entreprise, permettant ainsi aux équipes d’ingénierie et de comptabilité d’accélérer leurs méthodes de travail.

Lorsque l’équipe d’ingénierie de Huish crée des diagrammes 3D pour différents types d’équipements de plongée, elle doit localiser des numéros de pièces spécifiques. L’utilisation de Dropbox Dash pour effectuer des recherches dans des bases de données entières lui permet de trouver exactement ce dont elle a besoin à partir d’un simple nom ou mot, accélérant ainsi considérablement son travail.

L’équipe de comptabilité de Huish connaît des résultats similaires. Dropbox Dash permet de rechercher des numéros de compte dans toutes les informations de l’entreprise afin de trouver les factures qui doivent être payées sans avoir à parcourir des millions de dossiers ou d’e‑mails. « Auparavant, les données de l’équipe de comptabilité n’étaient pas très organisées, mais Dropbox Dash permet de regrouper toutes les informations dont l’équipe a besoin de manière à ce qu’elle puisse gagner en efficacité », explique Stan.

Lorsque Stan a envisagé pour la première fois de recourir à Dropbox Dash, sa principale préoccupation était de préserver la confidentialité et la sécurité au sein de l’entreprise. Comme Huish était déjà client Dropbox, Dash a tout simplement appliqué les mêmes mesures de protection avec des contrôles stricts. Par exemple, si un employé n’a pas accès à un fichier, celui-ci n’apparaîtra pas lorsqu’il effectuera une recherche à l’aide de Dropbox Dash.

Si Stan et son équipe utilisent principalement Dropbox Dash pour rechercher des fichiers, ils ont également recours à la fonctionnalité de réponses de l’IA pour générer des résumés de projets. Pour Stan, ces résumés constituent de véritables gains de temps lorsqu’il a besoin de se rafraîchir la mémoire sur d’anciens projets.

L’équipe de Huish utilise également la fonctionnalité de pile pour regrouper les dossiers et les liens de site provenant de différents outils en un seul endroit, ce qui facilite le partage de plusieurs fichiers à la fois lors de la collaboration sur des projets.

Tandis que Stan et son équipe continuent de développer l’infrastructure organisationnelle de l’entreprise, y compris un centre de contact, il est convaincu que Dropbox Dash renforcera l’efficacité des employés et améliorera l’ensemble des opérations. Stan déclare : « Dropbox Dash nous offre, à moi et à mes équipes, un gain de temps et d’efforts précieux en rendant les informations accessibles plus rapidement et plus facilement. Cette solution facilite le travail de chacun et renforce la productivité. »

Résultat : Dropbox Dash permet à Huish de gagner du temps et de simplifier les informations 

Réduction du temps de recherche
Grâce à la recherche universelle Dash, les équipes de Huish peuvent trouver des documents dans l’ensemble des applications de stockage de fichiers et d’information en quelques secondes, à partir d’une interface unique et facile à utiliser.

Cas d’usage au sein de l’entreprise
Toutes les équipes de Huish utilisent l’application pour des recherches plus rapides dans leur travail quotidien, du service informatique à la comptabilité, en passant par l’ingénierie.

Contrôles de sécurité et de confidentialité au niveau de Dropbox
Dropbox Dash applique les mêmes protocoles de sécurité que Dropbox afin de garantir la protection de toutes vos informations et de les rendre accessibles uniquement aux personnes autorisées.