Seihou Kensetsu Co., Ltd. construit des “tiroirs” pour le partage d’informations

Défi : une documentation incohérente coûte du temps et de l’argent

Seihou Kensetsu Co., Ltd. a une longue expérience dans le domaine des travaux de construction dans la ville d’Ise de la préfecture de Mie. Elle a notamment participé à de nombreux projets de travaux publics. L’entreprise développe son activité autour du génie civil et de la construction. Elle est particulièrement compétente dans les projets de coentreprise du génie civil et gère en permanence une dizaine de projets en cours.

Faciliter l’échange de documents avec les clients et les sous-traitants du secteur de la construction est essentiel pour garantir le bon déroulement des processus sur site. Cependant, Seihou Kensetsu a été confronté à certains défis liés à cela dans le passé. Sur les chantiers de génie civil et de construction, un document appelé “cahier de réunion de chantier” est préparé. Il décrit de manière exhaustive les demandes du client, le travail à effectuer et les modifications à apporter. Pour que les travaux puissent avancer, chaque entreprise et entrepreneur impliqué vérifie le cahier. S’il est incomplet, les travaux sont retardés pour confirmation et correction, ce qui affecte les délais globaux de construction.

“L’incohérence dans l’exhaustivité des cahiers de réunion de chantier entre les employés expérimentés et les employés juniors était une source d’inquiétude pour nous. Étant donné que des millions, voire des dizaines de millions de yens, seront dépensés sur la base de ce document, il est absolument essentiel de s’assurer qu’il n’y a pas d’informations manquantes ou incomplètes. Afin d’éviter les retards causés par les retouches, il était nécessaire pour nous de standardiser la documentation à un niveau élevé”, explique M. Masaaki Nishiyama.

À l’époque, chaque personne en charge des cahiers de réunion de chantier les créait et les stockait sur son propre ordinateur, ce qui les rendait trop “personnalisés”. Il était nécessaire d’avoir un moyen de partager les anciens documents à l’échelle de l’entreprise afin que les nouveaux employés puissent apprendre à les créer et utiliser les bons exemples. Dans cette optique, l’entreprise a commencé à réfléchir à un système.

Solution : partager les connaissances collectives sur une seule plateforme

“Le service sur site prend l’initiative d’examiner et de sélectionner les solutions informatiques à utiliser. Nous, le Département des Affaires Générales, sommes chargés de proposer des solutions efficaces et de soutenir leur mise en œuvre”, explique M. Kazuyuki Nishiguchi. L’entreprise a utilisé cette approche dans sa recherche.

Lors de la détermination de la solution la plus appropriée, l’entreprise a imaginé des “tiroirs”. Si les cahiers de réunion de chantier précédents sont conservés dans un tiroir, n’importe qui peut les sortir librement pour vérifier le format correct chaque fois qu’il souhaite les consulter. L’idée était de pouvoir transformer le savoir-faire existant de l’entreprise en un actif partagé.

“De plus, lorsque les employés juniors préparent des documents, ils peuvent parfois hésiter à demander des éclaircissements à leurs supérieurs occupés. Nous pensions que les tiroirs élimineraient de telles préoccupations”, explique M. Nishiyama.

C’est alors qu’il a entendu parler de Dropbox par l’intermédiaire d’un partenaire informatique. M. Nishiyama a su que Dropbox pouvait répondre aux besoins de l’entreprise dès que ce partenaire le lui a décrit.

“Au début, nous n’avions pas pensé à utiliser le stockage cloud, mais nous avons estimé que le cloud, accessible de n’importe où, était une bonne solution pour notre entreprise, puisque la plupart de nos employés sont répartis sur des chantiers. C’est pratique de pouvoir consulter des documents sur son smartphone en déplacement et de transférer des documents créés au bureau”, explique M. Nishiyama.

Un autre avantage du cloud est que vous pouvez également rendre votre entreprise entièrement numérique. Par exemple, auparavant, les chefs de chantier de l’entreprise imprimaient des dessins et les apportaient sur le chantier. Désormais, si tous les fichiers nécessaires sont stockés dans un dossier Dropbox et consultés sur des tablettes et des smartphones, la quantité de documents imprimés peut être considérablement réduite. L’entreprise a estimé que cela faciliterait également le travail des employés.

“Le choix de la solution a été immédiat, mais sa mise en œuvre sur site a pris un certain temps. C’est parce que nous pensions que ce serait trop compliqué pour nos employés si nous passions soudainement à un nouveau système”, explique M. Nishiguchi.

Après avoir distribué les comptes à tous les employés, la Direction des Affaires Générales a apporté son soutien afin que chaque employé puisse se familiariser avec Dropbox à son rythme, qu’il souhaite l’utiliser entièrement ou seulement partiellement dans son travail.

Résultats : gain de temps dans la préparation des documents et le partage des fichiers

Seihou Kensetsu a créé des dossiers dans Dropbox pour chaque site. Les employés peuvent y stocker des fichiers tels que des dessins et des cahiers de réunion de chantier. L’entreprise ne définit pas d’autorisations d’accès strictes. Au lieu de cela, les employés sont autorisés à consulter les dossiers d’autres sites de travail pour augmenter l’efficacité de ces “tiroirs”. De nombreux projets de travaux publics dont s’occupe l’entreprise sont confiés à des municipalités et à des organismes gouvernementaux. Cela signifie qu’il existe des règles strictes pour tous les documents soumis. Bien que la création d’un cahier de réunion de chantier nécessite un niveau de compétence élevé, le nombre de questions et de révisions en lien avec ce document a diminué depuis que l’entreprise a commencé à utiliser Dropbox.

“Le résultat est que tout le monde, des employés expérimentés aux plus juniors, peut désormais vérifier la conformité des documents et préparer un cahier de réunion de chantier. Il est également plus facile de demander à quelqu’un d’autre dans l’entreprise d’effectuer des corrections lorsque la personne responsable n’est pas immédiatement disponible”, explique M. Nishiguchi.

Le travail lié à la préparation et à la révision des documents et des contenus a déjà été réduit à environ 10 heures par mois. L’entreprise évolue également vers un fonctionnement entièrement dématérialisé. Avec l’adoption progressive de Dropbox au sein de l’entreprise, le nombre de cas où les dessins et les cahiers de réunion de chantier sont imprimés et transportés a été réduit. L’efficacité du travail s’est également améliorée puisque les fichiers les plus récents peuvent toujours être consultés sur une tablette.

“Un cahier de réunion de construction est un fichier Word de 20 à 30 pages et, dans certains cas, plus de 200 réunions ont lieu sur un seul chantier. Des données de dessin et des images sont également prises sur place, de sorte que la capacité du disque dur de nos ordinateurs est parfois surchargée, ce qui ralentit leur fonctionnement, en particulier dans la seconde moitié de la période de construction. L’adoption de Dropbox a également résolu ce problème”, ajoute M. Nishiyama. 

Le partage de fichiers avec des personnes extérieures à l’entreprise est également devenu plus facile. Vous pouvez créer un dossier partagé externe sur Dropbox et permettre aux gens d’y accéder. Par exemple, auparavant, la communication avec les sous-traitants se faisait par l’envoi de pièces jointes par courriel et des demandes de confirmation. Désormais, les dossiers sont utilisés pour simplifier les choses et garantir que les données les plus récentes sont toujours consultables. De plus, pour recevoir un fichier créé par quelqu’un, il suffit de le transférer dans un dossier. 

Que ce soit comme tiroir rempli de savoir-faire et de connaissances ou comme plateforme de partage de fichiers plus polyvalente, Dropbox continuera à soutenir les opérations de l’entreprise.