Le breakdance devient mondial grâce à Dropbox et BBoy City

Arrière-plan

Romeo Navarro, un pompier d’Austin, a toujours utilisé le breakdance comme moyen d’exprimer ses émotions et de se soustraire à la dure réalité des rues. En 1998, il a créé BBoy City afin de donner les mêmes chances aux jeunes issus de milieux défavorisés.

La communauté crée un espace où les jeunes danseurs peuvent apprendre, progresser et se rencontrer à travers des compétitions et des événements de breakdance. « Les compétitions offrent aux jeunes l’occasion de se fixer des buts et de s’épanouir, tout en s’éloignant des mauvaises influences. À l’époque, il n’y avait aucune structure d’événements officiels. C’est pourquoi j’ai fondé BBoy City. »

Défi : s’assurer que les événements nationaux se déroulent sans accroc ni stress

Avec une équipe de 20 personnes, BBoy City ne pouvait pas se permettre des processus lents et fastidieux. Rassembler et organiser les séquences pour le marketing et les festivals de films était difficile. « C’était un désordre total, on recevait des liens qu’on ne pouvait même pas suivre », se souvient Romeo Navarro. « Avoir autant de contenu ne sert à rien si tu ne peux pas le trouver. »

La gestion des documents administratifs représentait également un véritable défi. L’équipe imprimait et numérisait les documents pour les renvoyer par courriel pour signature, ce qui ralentissait le processus.

Le montage vidéo représentait un autre défi. L’équipe devait télécharger des fichiers volumineux juste pour les réviser, puis fournir des avis par courriel en utilisant des codes temporels ou passer un appel. « Ça prenait du temps et c’était gênant, surtout quand on travaillait avec des monteurs dans d’autres fuseaux horaires », explique Michael Plaster, partenaire média de Bboy City. « J’ai passé des heures à gérer la logistique des transferts de fichiers, de notes et de communications. »

En l’an 2020, alors que le breakdance a été intégré au programme olympique, il y avait une ruée générale pour organiser des événements et créer une équipe. L’équipe BBoy City a relevé le défi d’organiser des éliminatoires et des compétitions nationales. Trouver des moyens plus intelligents pour recueillir les candidatures, signatures et vidéos des danseurs est devenu une nécessité pressante.

Solution : planifier, signer et partager facilement

Romeo Navarro a introduit Dropbox auprès de toute son équipe, des organisateurs d’événements en passant par les graphistes jusqu’aux agents de sécurité et aux secouristes. Aujourd’hui, BBoy City stocke l’ensemble de ses séquences sur Dropbox, représentant plus de 15 téraoctets (soit l’équivalent de 500 heures de vidéo), et ce n’est pas fini. « Dropbox garde nos fichiers organisés et accessibles. C’est une véritable bouée de sauvetage », explique Romeo Navarro.

BBoy City utilise Dropbox pour collecter les performances des danseurs de breakdance du monde entier. Par exemple, les participants à des événements en direct peuvent soumettre des vidéos grâce à des codes QR qui les acheminent directement vers les bons dossiers. BBoy City compilait des vidéos tournées par des danseurs qui sillonnaient le monde, mettant en lumière les cultures locales. Quinze longs métrages ont été sélectionnés pour être diffusés en avant-première lors d’un festival du film à Austin. « Nous avons reçu un grand nombre de candidatures à la dernière minute, et j’ai pu les trier à partir de mon téléphone portable tout en étant en déplacement. Dropbox m’a aidé à tout gérer efficacement, évitant que je me sente dépassé », se réjouit Scott Eshbaugh, directeur du Bboy City Film Festival.

Les membres de l’équipe collaborent également sur des films, directement dans Dropbox. Voici leur procédure : les cadreurs téléversent les séquences sur Dropbox, ajoutent des étiquettes aux dossiers au fur et à mesure et avertissent le reste de l’équipe avec des notifications instantanées. Le monteur se met ensuite au travail, puis télécharge le produit final dans Dropbox afin de recevoir des avis.

L’équipe de BBoy City peut ensuite laisser des avis sur des images précises grâce à Dropbox Replay. Grâce aux intégrations pour les logiciels de montage populaires comme Premiere, les éditeurs peuvent utiliser les marqueurs de relecture pour accéder directement aux points exacts qui nécessitent des ajustements. Ils n’ont plus besoin de rechercher manuellement dans les séquences. Avoir un historique des versions et des comparaisons côte à côte permet également à l’équipe de réviser et de choisir facilement les meilleurs montages, par exemple en testant différentes introductions pour savoir laquelle est la meilleure. L’équipe peut aussi générer des transcriptions instantanées, ce qui fait gagner du temps.

En définitive, BBoy City utilise Dropbox Sign pour la signature des contrats et des renonciations. Pendant les épreuves de qualification olympique, les danseurs pouvaient signer des renonciations liées à la COVID-19 directement sur leurs appareils. « Nous avons organisé un événement complètement sans contact, et nous avons été les seuls à le réaliser pendant la pandémie », ajoute Romeo Navarro. L’équipe s’occupe également de la gestion des demandes de visa en utilisant Dropbox, ce qui facilite l’intégration d’artistes ou de candidats internationaux.

Résultats : un travail d’équipe rapide et fluide pour une portée mondiale

Dropbox s’est transformé en un « assistant personnel », prenant en charge la gestion de divers documents pour l’équipe. Au lieu de manipuler des documents numérisés, Romeo Navarro peut faire parvenir un contrat pour signature en quelques clics. Les documents signés sont stockés de manière organisée.

Avec environ 30 contrats signés par mois, BBoy City gagne du temps dans sa communication avec les artistes et les candidats. « Quelque chose qui prenait auparavant des journées ne prend plus que cinq minutes », ajoute Romeo Navarro. « C’est crucial dans notre domaine d’activité. Si la signature d’un document prend trop de temps, nos danseurs pourraient perdre tout intérêt à participer à nos événements. »

Grâce à un espace de partage de fichiers bien structuré, l’équipe de BBoy City peut travailler en harmonie avec ses collègues, ses partenaires et ses sections à l’international. Les notifications instantanées sur les tâches terminées et les fichiers téléchargés permettent à tous les intervenants de rester sur la même longueur d’onde. « On a l’impression que tout le monde est à deux pas, même s’ils sont à l’autre bout du monde. Les fichiers, le contenu et les documents peuvent être partagés instantanément. « Sans intermédiaires ni retards », ajoute Romeo Navarro.

Grâce à cette collaboration simplifiée, BBoy City a pu étendre sa portée mondiale en proposant des événements offrant un espace sécuritaire pour que les jeunes puissent pratiquer le breakdance sans crainte de discrimination. Ses sections sont maintenant en contact avec des jeunes en Europe, en Asie et en Amérique du Sud. « Depuis notre arrivée aux Jeux olympiques, le breakdance ne cesse de se développer, et nous aurons besoin d’un outil comme Dropbox pour gérer une logistique plus complexe et organiser davantage de contenu », conclut Romeo Navarro. « Ça va nous aider à créer des opportunités pour les enfants, afin qu’ils puissent trouver une orientation, voyager dans le monde et transformer leurs défis en réussites. »