Crunch Fitness renforce la collaboration pour rendre le conditionnement physique plus accessible
Crunch Fitness a mis en place Dropbox comme système de stockage de fichiers centralisé pour remplacer le système de stockage de fichiers désuet, ce qui permet à 600 salles de sport d’accéder, de partager et de protéger leur contenu. Résultat : une collaboration plus fluide, un accès plus rapide ainsi que des économies de plus de 50 000 $ sur les services informatiques.
80 %
moins de demandes
d’assistance informatique
50 000 $
Économies réalisées sur l’année
sur les coûts d’entretien
De heures à secondes
Fichier plus rapide
reprise
Produits utilisés
Dropbox, Dash, DocSend, Replay
Secteur d’activité
Fitness
Taille
Plus de 1 000
Emplacement
New York, New York
« La récupération des fichiers prenait autrefois des heures, voire des jours. Avec Dropbox, c’est fait en quelques secondes. « C’est un énorme soulagement de savoir que nos données sont toujours protégées. »
Arrière-plan
Crunch Fitness se définit par l’inclusion, en offrant un espace sécurisant et bienveillant à ses millions de membres répartis dans plus de 600 salles. Il propose des séances de sport en groupe originales, de l’entraînement individuel dans plus de 600 établissements, ainsi que des programmes en ligne et virtuels. L’objectif est de rendre la pratique du sport divertissante et accessible pour tous.
Défi : équipes déconnectées et outils obsolètes
Crunch Fitness a rencontré des difficultés à stocker des fichiers sur place au fur et à mesure de sa croissance. Les équipes des entreprises et des franchises échangeaient des documents par courriel, ce qui entraînait souvent une confusion concernant des documents obsolètes. Les employés travaillant à distance n’avaient pas accès aux dossiers hébergés sur des serveurs physiques, et le transfert de fichiers multimédias volumineux était lent. Entretenir un système informatique était une tâche exigeante qui nécessitait des sauvegardes manuelles et des correctifs de sécurité fréquents.
« En optant pour Dropbox, nous avons économisé des dizaines de milliers de dollars par an tout en profitant d’une solution plus flexible et plus performante. »
William SchellhaasVice-président de l’infrastructure technologique à Crunch FitnessUne solution centralisée et sécurisée pour des données fiables
Après une panne de courant majeure due à l’ouragan Sandy qui a rendu les fichiers critiques inaccessibles, Crunch a adopté Dropbox. Dans un premier temps, l’équipe créative a adopté cette idée, puis l’ensemble de l’entreprise l’a suivie Grâce à sa conformité avec la réglementation HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act – Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance-maladie), Dropbox offrait à l’entreprise une option sûre.
Désormais, les équipes internes et les franchisés peuvent accéder aux ressources dans un seul environnement, ce qui garantit que les fichiers sont organisés et faciles à trouver. Le partage est simplifié grâce à des liens simples, tandis que les fonctionnalités de sécurité intégrées, telles que la protection contre la perte de données, les contrôles des accès et le chiffrement assurent la sécurité des fichiers.
Crunch Fitness a aussi adopté DocSend pour partager en toute sécurité les mises à jour de conception avec ses franchisés, éliminant ainsi les versions obsolètes et les accès non autorisés. « Nous pouvons définir une protection par mot de passe et des dates d'expiration », explique Nobel Kekele, administrateur système chez Crunch Fitness. « On peut aussi voir quand un document est ouvert, combien de temps quelqu’un y passe, et même sur quelles sections il se concentre. » Ces informations permettent de maintenir l’engagement des franchisés : si quelqu’un n’a pas ouvert un document important, l’équipe sait qu’elle doit y donner suite.
Crunch Fitness a également introduit Dropbox Replay pour accélérer le montage vidéo des entraînements en ligne, ce qui permet de donner des avis en temps réel et de garantir une collaboration fluide entre les éditeurs, les instructeurs et les gestionnaires.
Résultats : une collaboration plus fluide, moins de maintenance informatique
Grâce à Dropbox, Crunch a pu synchroniser ses 600 salles de sport. Désormais, toutes les équipes de l’entreprise ont accès, peuvent partager et gérer le contenu rapidement et sans ambiguïté.
Cela a permis d’éviter des dépenses, notamment 50 000 $ économisés par an en maintenance du stockage et 150 000 $ en mises à niveau du système. Les économies de coûts sont encore plus substantielles si l’on évalue les gains de temps et l’augmentation de la productivité.
Maintenant, les employés peuvent travailler de n’importe où et avoir accès à leurs documents sur leur téléphone.
- La récupération de fichiers, qui prenait auparavant plusieurs heures, se fait maintenant en quelques secondes.
- Les employés peuvent accéder à ce dont ils ont besoin, peu importe où ils se trouvent et l’appareil qu’ils utilisent.
- Les changements de locaux et les acquisitions sont devenus plus faciles.
L’équipe informatique consacre aussi moins de temps à l’entretien et au soutien des employés.
- On constate une baisse de 80 % des demandes d’assistance informatique liées à la disparition de fichiers ou à des problèmes d’accès
- Grâce à la fonctionnalité automatique de gestion des versions et de sauvegarde, l’équipe informatique peut se consacrer à des tâches plus prioritaires.
- Les administrateurs peuvent récupérer rapidement les versions antérieures – Plus besoin de paniquer.
Crunch Fitness teste actuellement Dropbox Dash, en le connectant à SharePoint, OneDrive, Microsoft 365, Slack, GitHub, Smartsheet, et autres. Grâce à la recherche optimisée par l’intelligence artificielle (IA), les équipes peuvent trouver du contenu plus rapidement. William Schellhaas espère que cela contribuera à réduire les obstacles à et à améliorer la collaboration.
