Elbphilharmonie et Laeiszhalle simplifient le partage de fichiers et la collecte de signatures grâce à Dropbox et Dropbox Sign.

Arrière-plan

À l’Elbphilharmonie et à la Laeiszhalle, deux des institutions culturelles les plus prestigieuses de Hambourg, chaque soirée est unique. Avec jusqu’à cinq concerts par jour, mettant en vedette des solistes de renommée mondiale et des ensembles émergents, chaque spectacle s’accompagne d’un nouveau lot de documents : contrats d’artistes, notes de programme, matériel marketing, fiches techniques et mises à jour de dernière minute.

Les équipes passent d’un projet à l’autre à toute vitesse. Avec autant d’éléments en mouvement, il est indispensable que tout le monde reste synchronisé.

Défi : trouver le juste équilibre entre la facilité d’utilisation et la sécurité

Dès le premier jour, l’équipe de l’Elbphilharmonie et de la Laeiszhalle s’est donné pour objectif de mettre en place un système clair et bien organisé pour le stockage et le partage des ressources. Mais avec autant de personnes impliquées, du personnel interne aux collaborateurs indépendants en passant par les agences de design, il fallait trouver le juste équilibre. Ce système est suffisamment simple pour être accessible à tous, mais aussi assez sûr et fiable pour préserver l’intégrité de la marque et les informations confidentielles.

« Nous travaillons avec un groupe très diversifié de partenaires externes, dont beaucoup sont issus de milieux créatifs. Ils ne consacreront pas de temps à apprendre des systèmes complexes », déclare Melanie Kämpermann, responsable du marketing, des communications et des ventes à l’Elbphilharmonie et à la Laeiszhalle.

Cela signifiait écarter toute solution trop complexe ou trop axée sur les grandes entreprises. Nous avons également dû réfléchir attentivement aux autorisations. Qui devait avoir accès à quoi? Comment les fichiers devaient-ils être partagés entre les équipes? Comment éviter toute confusion entre les versions au fil des spectacles? Comment éliminer les retards causés par la création et la signature manuelles de contrats avec des artistes, des agences et des partenaires du monde entier.

Solution : une structure qui convient à tous

L’équipe a adopté Dropbox alors que l’Elbphilharmonie était encore en construction, Dropbox a accompagné directement son déploiement afin qu’elle puisse être opérationnelle rapidement. « Si quelque chose n’allait pas ou si une question se posait, nous obtenions immédiatement des réponses. L’assistance a été rapide et efficace. Cela a vraiment fait toute la différence », déclare Ingo Främbs, directeur adjoint des technologies de l’information à l’Elbphilharmonie et à la Laeiszhalle. « Aujourd’hui, nous comptons 260 utilisateurs de Dropbox. »

Un autre facteur important dans le choix de Dropbox a été sa facilité d’utilisation pour les partenaires créatifs. « La structure des dossiers dans Dropbox reflète celle à laquelle les gens sont habitués sur leurs propres ordinateurs », explique Ingo Främbs. « La plupart de nos partenaires utilisent déjà Dropbox, alors il n’y a rien à expliquer. Ils peuvent commencer tout de suite. »

Entre les deux salles de concert, près de 200 téraoctets de contenu sont stockés dans un système de dossiers structuré conforme aux réglementations européennes et allemandes en matière de données, qu’il s’agisse de supports marketing, de dossiers de presse, de contrats ou de fichiers de production. « La sécurité était la raison principale pour laquelle nous avons choisi Dropbox. La première grande étape a été le transfert des centres de données de Dropbox en Europe », explique Ingo Främbs.

Le personnel partage l’accès avec des partenaires externes au moyen de simples liens, qu’il s’agisse d’une ressource unique ou d’un dossier entier. Et en cas de confusion, par exemple, si deux personnes modifient le même fichier, l’historique des versions permet à l’équipe de voir exactement ce qui a changé et quand, afin qu’elle puisse rapidement résoudre le problème et poursuivre son travail.

L’équipe utilise aussi Dropbox Replay pour gérer les révisions des vidéos. Avec Sign, les contrats sont signés électroniquement et automatiquement stockés dans le même système, ce qui en assure la traçabilité tout en centralisant l’ensemble des documents.

Résultats : clarté, flexibilité et contrôle pour une équipe dynamique

Grâce à une structure de dossiers claire, les fichiers sont faciles à trouver. Au lieu d’envoyer des pièces jointes ou de fouiller dans les boîtes de réception, tout le monde sait où chercher, ce qui facilite la collaboration avec les équipes externes. Le partage est aussi plus sécuritaire. Les équipes peuvent accorder l’accès à des contenus précis sans exposer le reste.

La flexibilité de la plateforme est aussi un atout. Le personnel peut décider quels documents conserver dans le nuage et lesquels rendre disponibles hors ligne afin d’y accéder facilement en télétravail, en déplacement ou lorsqu’il passe d’une salle à une autre. « Une fois la saison des concerts terminée, je configure ces dossiers en mode en ligne seulement afin d’économiser de l’espace sur mon disque dur local », explique Melanie Kämpermann. « Ainsi, mon appareil n’est pas encombré et ne manque pas d’espace. Mais en même temps, même lorsque je travaille hors ligne, je peux ouvrir des fichiers importants sur mon appareil, que je sois à la maison, dans le train ou en réunion avec nos partenaires.

Sign aide le personnel à recueillir rapidement les signatures des dirigeants, des artistes et des collaborateurs, en réduisant considérablement les allers-retours. Auparavant, les formulaires devaient être imprimés, signés à la main, numérisés et parfois envoyés par courrier interne, où ils pouvaient facilement se perdre. « Maintenant, tous nos documents peuvent être suivis », déclare Ingo Främbs. « Rien ne se perd. Vous savez toujours exactement où se trouve un document, qui l’a signé et qui ne l’a pas fait. »

Replay accélère également les révisions des vidéos et simplifie la collaboration. Grâce aux commentaires associés à chaque image regroupés dans un même fichier, les avis sont plus faciles à formuler et à comprendre, ce qui permet de finaliser les modifications en moins de cycles de révision.

Grâce à Dropbox, l’équipe de l’Elbphilharmonie et de la Laeiszhalle n’a eu besoin d’aucun investissement majeur en matériel, en systèmes de refroidissement ou en espace dédié – des investissements que la plupart des institutions culturelles ne pouvaient pas se permettre. Pour une équipe gérant des centaines de téraoctets, Dropbox ne se contente pas de simplifier la collaboration. C’est aussi un choix judicieux sur le plan financier.