Grâce à l’utilisation de Dropbox Dash, la recherche de documents s’effectue désormais plus rapidement chez Huish Outdoors
Trouver des fichiers et des documents éparpillés sur les diverses plateformes de Huish nécessitait des heures de recherche. Grâce à Dropbox Dash, les équipes de Huish peuvent désormais effectuer une recherche globale dans toutes les applications intégrées en utilisant un seul terme ou numéro, ce qui leur permet d’économiser des heures précieuses.
« Grâce à Dropbox Dash, je gagne des heures précieuses en évitant de trier manuellement des millions de dossiers dispersés sur différents systèmes. »
Produits utilisés
Dropbox, Dash
Secteur d’activité
Fabrication
Taille
250 à 999
Emplacement
Salt Lake City, Utah
Défi : La dispersion de l’information ralentissait la productivité de Huish
Stan Ferguson, chef du service informatique de Huish Outdoors, compte plusieurs années d’expérience dans le domaine de l’informatique. Il a travaillé avec des entreprises mondialement connues et a remarqué que le désordre dans les fichiers est un problème récurrent dans la plupart des entreprises actuelles.
Huish, une entreprise internationale spécialisée dans la fabrication d’équipement de plongée, n’était pas non plus à l’abri et devait faire face à ce défi. « Nous comptons 250 employés travaillant en Italie, au Vietnam, au Canada et aux États-Unis, chacun ayant sa propre méthode de sauvegarde et d’organisation des données. Cette situation peut entraîner un certain chaos », admet Stan.
Toutefois, les employés n’utilisaient pas seulement des méthodes de stockage différentes, mais aussi divers outils, comme SharePoint, OneDrive, Outlook, Dropbox et autres. Cette dispersion contraint les employés à chercher manuellement et parfois pendant des heures dans chaque outil individuellement pour obtenir l’information spécifique dont ils ont besoin.
Huish Outdoors cherchait une solution pour faciliter l’accès à l’information dont leurs employés avaient besoin, sans qu’elle entrave les tâches prioritaires.
Une solution serait de regrouper toutes les données de Huish dans un seul système de stockage. Cette option aurait toutefois nécessité des opérations de migration fastidieuses et l’apprentissage de nouveaux outils et processus par le personnel.
C’est à ce moment-là que Stan a découvert Dropbox Dash.
« Dropbox Dash me fait gagner un temps précieux, ainsi qu’à mes équipes, en rendant l’information accessible plus rapidement et plus facilement. Cette solution améliore l’efficacité et la productivité de tous, des équipes de technologies de l'information (TI) à celles du génie en passant par la comptabilité. »
Solution : Dropbox Dash aide Huish à effectuer des recherches simultanément dans toutes les applications
Grâce à la fonction de recherche globale de Dropbox Dash, Stan et ses employés peuvent désormais trouver les informations dont ils ont besoin sur toutes les plateformes connectées de Huish, y compris Dropbox, OneDrive et Outlook, à partir d’une seule barre de recherche.
« Nous pouvons effectuer des recherches par nom, numéro de compte, mot figurant dans le corps d’un courriel – pratiquement n’importe quoi – et trouver ce dont nous avons besoin à partir d’une seule recherche dans Dash », explique Stan. « Dropbox Dash est le meilleur outil que je connaisse pour trouver les données contenues dans les courriels. »
En rendant toutes les données de Huish facilement accessibles, Stan a pu accélérer significativement le temps nécessaire à l’exécution de ses tâches. Avant Dash, s’il avait travaillé sur un fichier il y a plusieurs années, mais ne se souvenait plus sur quelle plateforme il était stocké, il devait passer en revue d’innombrables courriels et de systèmes de fichiers à la recherche du fichier.
Désormais, avec un simple nom ou un numéro de téléphone, Stan peut rapidement retrouver un fichier de projet sur OneDrive, une conversation dans Outlook ou un contrat dans Dropbox. De plus, il peut filtrer par plateforme s’il a déjà une idée de l’emplacement d’un document.
« Grâce à Dropbox Dash, je gagne des heures précieuses en évitant de trier manuellement des millions de dossiers dispersés sur différents systèmes », explique Stan.
Dropbox Dash a également été adopté par l’ensemble de l’organisation, ce qui a permis aux équipes d’ingénierie et de comptabilité d’accélérer leur travail.
Lorsque l’équipe d’ingénierie de Huish crée des diagrammes 3D pour différents équipements de plongée, elle doit trouver des numéros de pièces spécifiques. Grâce à Dropbox Dash, ils peuvent rechercher dans l’ensemble des bases de données et trouver exactement ce dont ils ont besoin avec seulement un nom ou un mot, ce qui leur permet d’accélérer considérablement leur travail.
L’équipe de comptabilité de Huish observe les mêmes tendances. Grâce à Dropbox Dash, ils peuvent facilement retrouver toutes les informations liées à une entreprise, telles que les numéros de compte, pour identifier et régler les factures, sans avoir besoin de fouiller dans des millions de dossiers ou de courriels. « Auparavant, les données de l’équipe de comptabilité n’étaient pas très bien organisées, mais Dropbox Dash les aide à rassembler l’information dont elles ont besoin, ce qui leur permet d’accomplir plus de tâches en moins de temps », explique Stan.
Au départ, lorsque Stan s’est intéressé à Dropbox Dash, sa priorité absolue était de garantir la confidentialité et la sécurité au sein de toute l’entreprise Comme Huish était déjà un utilisateur de Dropbox, Dash a simplement appliqué les mêmes normes de sécurité avec des règles rigoureuses. En d’autres termes, lorsqu’un collaborateur ne possède pas l’autorisation d’accéder à un document, celui-ci n’apparaîtra pas dans les résultats de recherche de Dropbox Dash.
Bien que Stan et son groupe s’appuient principalement sur Dropbox Dash pour trouver des documents, ils ont recours à l’intelligence artificielle pour produire des récapitulatifs de projets. Pour Stan, ces récapitulatifs constituent un gain de temps lorsqu’il doit se remémorer des projets plus anciens.
L’équipe de Huish utilise également la fonction Stacks pour regrouper les dossiers et les liens de sites provenant de différents outils en un seul endroit, ce qui facilite le partage simultané de plusieurs fichiers lors de la collaboration sur des projets.
Stan et son équipe poursuivent l’élaboration de la structure interne de l’entreprise, y compris la mise en place d’un centre d’appels, et il est persuadé que Dropbox Dash contribuera à accroître l’efficacité des employés et à optimiser les performances globales. « Dropbox Dash me fait gagner un temps précieux, ainsi qu’à mes équipes, en rendant l’information accessible plus rapidement et plus facilement. Cette solution rend la tâche plus facile pour tous, ce qui augmente leur efficacité. »
Résultats : Dropbox Dash permet à Huish de gagner du temps et de faciliter l’accès à l’information.
Réduction significative du temps de recherche
Grâce à la fonction de recherche globale de Dash, Huish peut retrouver des documents dans tous ses outils de stockage de fichiers et d’information en quelques secondes à partir d’une seule interface conviviale.
Exemples d’utilisation dans l’entreprise
Les équipes de Huish trouvent des applications pour effectuer des recherches plus rapides dans leur travail quotidien, du service informatique à l’ingénierie en passant par la comptabilité.
Maintien des normes de sécurité et de confidentialité avec Dropbox
Dropbox Dash applique les mêmes mesures de sécurité que Dropbox, vous permettant ainsi d’avoir l’esprit tranquille en sachant que vos données sont bien protégées et réservées à un usage exclusif.
« Dropbox Dash est, à mon avis, le meilleur outil pour trouver des informations contenues dans les courriels. »
Stan FergusonChef du service informatique de Huish Outdoors