Comment Dropbox permet au premier fonds dédié à la préparation des semailles en Australie de gagner gros
Co Ventures a conçu un système lui permettant d’envoyer et de suivre des informations confidentielles, d’obtenir la signature d’investisseurs potentiels et de maintenir une base de données historique robuste.
« DocSend et Sign s’intègrent à nos processus de manière fluide, ce qui nous permet de gagner en efficacité, d’envoyer des informations que nous hésiterions autrement à partager et de conclure des contrats avec des investisseurs. »
Produits utilisés
Secteur d’activité
Finance
Taille
2 à 249
Emplacement
Sydney, Australie
Défi : Informations confidentielles, nombreux investisseurs; un problème majeur
Co Ventures est pris entre deux feux : les entrepreneurs et les fondateurs d’un côté, et les investisseurs de l’autre. En conséquence, la fondatrice Maxine Minter et son équipe devaient trouver un moyen de partager des informations confidentielles comme des projections financières, des stratégies produit et des composantes de la conjoncture du marché. Ils devaient avoir la garantie que seules les personnes autorisées avaient accès aux données de l’entreprise, tout en assurant le suivi efficace des documents. Avec 14 associés (Venture Partners) et une vaste communauté d’associés commanditaires (Limited Partners) à l’origine de 30 investissements à partir d’un même fonds, « un nombre incalculable de documents est en circulation en permanence », indique Maxine Minter. « Limiter les risques liés au contenu et la possibilité de partager les informations sensibles constitue une priorité absolue pour nous. »
Simplifier l’obtention des signatures
Co Ventures devait également pouvoir recueillir des signatures à valeur juridique, effectuer un suivi des signataires et des personnes qui devaient encore signer ainsi que des personnes qui avaient consulté le document concerné. Dans le monde en constante effervescence du capital-risque, la rapidité et l’efficacité des processus peuvent faire toute la différence entre investir dans la prochaine entreprise licorne ou rater une occasion. C’est pourquoi un processus de signature simple et rapide peut valoir des millions.
Et avec autant de documents circulant en permanence, un système permettant de catégoriser et de classer automatiquement les documents complets au bon endroit dans le nuage de Co Ventures permettrait d’éliminer les tâches fastidieuses, d’éviter les problèmes d’historique des versions et de maintenir une base de données organisée et sécurisée.
« Après tout, investir, c’est d’abord une question de confiance, pas vrai? Et un moyen de transmettre des documents en toute sécurité et de savoir qui sont les personnes qui les consultent permet d’instaurer et de maintenir cette confiance essentielle. »
Solution : les intégrations DocSend, Sign et GSuite assurent la coordination de Co Ventures
Les intégrations DocSend, Sign et Dropbox GSuite sont imbriquées dans le processus de travail quotidien de Co Ventures et contribuent à améliorer les échanges de documents de nature délicate.
L’entreprise utilise principalement DocSend pendant le processus de collecte de fonds et pour partager des documents avec les associés de Venture Partners. L’outil permet à Co Ventures de gérer les documents, de définir des dates d’expiration et de conserver les informations dans les silos appropriés. Avec DocSend, Maxine Minter et son équipe ont la garantie qu’aucun document confidentiel n’est partagé intentionnellement ou accidentellement. Ils peuvent également créer des modèles et utiliser des liens pour optimiser les processus, économiser temps et argent, et s’éviter ainsi bien des tracas. « DocSend nous permet d’envoyer à nos partenaires et aux partenaires potentiels des documents pouvant être facilement stockés et gérés dans notre réseau », explique Maxine Minter.
Sign à la rescousse
Sign permet de conclure les accords. « C’est sécurisé, indique Maxine Minter. C’est facile à déléguer. C’est vraiment très pratique de ne pas avoir à gérer toutes ces tâches sur le plan administratif : vérifier qui a signé, qui ne l’a pas fait et qui retarde le processus. » L’équipe de Co Ventures a mis en place des processus expliquant les étapes à suivre lorsque, après un certain temps, un associé de Venture Partner n’a toujours pas signé un document, rationalisant ainsi le processus de suivi.
Co Ventures exécute des centaines de processus chaque jour dans Notion, Canva, Zoom et de nombreuses autres applications. L’intégration Dropbox GSuite permet de suivre, de simplifier et de gérer ces processus. « Par exemple, un contrat en provenance de GSuite est acheminé dans Sign, explique Maxine Minter. Une fois signé, il est automatiquement réacheminé dans GSuite. C’est tellement simple. »
Résultats : des investisseurs fidélisés et des accords conclus en toute simplicité
Les produits Dropbox ont aidé Maxine Minter et Co Ventures à conclure leur dernière série de contrats. « Ils font partie intégrante de nos activités, explique la fondatrice. Ils font exactement ce qu’on attend d’eux. Et ils sont si faciles à utiliser que je n’ai pas vraiment besoin d’y penser. Je ne passe pas mon temps à démêler leurs fonctionnalités. Ils font le travail, tout simplement. »
La capacité d’envoyer à un client potentiel des informations qu’il aurait auparavant fallu transmettre verbalement constitue un avantage inestimable. Il en va de même pour les analyses détaillées, qui permettent à Maxine Minter et à son équipe d’adapter les suivis et les présentations. Si l’investisseur potentiel n’a consacré que quelques minutes sur la stratégie de financement de Co Ventures, Maxine Minter sait qu’elle devra préparer une présentation générale, mais s’il a passé beaucoup de temps sur le document, elle pourra approfondir la discussion plus rapidement.
En outre, les contrats sont conclus plus rapidement et plus efficacement. Après un appel, et même durant un appel, Maxine Minter peut récupérer le modèle d’accord standard Venture Partner, y ajouter quelques renseignements importants, l’envoyer et attendre le retour du document signé. Un autre contrat, conclu, signé, livré et automatiquement classé au bon endroit.
« Il y a des documents que nous partageons uniquement depuis que nous utilisons DocSend, et que nous ne partagerions pas si nous ne disposions que d’un fichier PDF ou d’un lien Google Drive. La garantie de la confidentialité des informations renforce l’efficacité de notre travail. »
Maxine MinterFondatrice et associée générale de Co Ventures et Co Lab