Seihou Kensetsu Co., Ltd. met en place des « tiroirs » pour faciliter le partage d’informations

Enjeu : une documentation incohérente entraîne des coûts et des pertes de temps

Seihou Kensetsu Co., Ltd., une entreprise spécialisée dans la construction, possède une vaste expérience dans les travaux publics de la ville d’Ise, dans la préfecture de Mie. L’entreprise est prospère dans les deux domaines clés du génie civil et de la construction. Elle excelle dans la gestion de partenariats dans le secteur du génie civil, en gérant simultanément une dizaine de projets.

Pour que les opérations sur le chantier se déroulent sans heurts, il est crucial de faciliter la transmission de documents entre les clients, les entrepreneurs et les sous-traitants du domaine de la construction. Cependant, Seihou Kensetsu a déjà fait face à des défis semblables par le passé. Sur les chantiers de génie civil et de construction, on prépare un document appelé « Manuel des réunions de construction ». Il fournit un aperçu exhaustif des exigences du client, des tâches à accomplir et des améliorations à apporter. Pour que les travaux puissent avancer, chaque entreprise ou entrepreneur concerné consulte le manuel. Donc, s’il est incomplet, les travaux seront ralentis pour confirmation et correction, ce qui allongera la durée totale de la construction.

« Nous étions préoccupés par le manque de cohérence dans l’exhaustivité des manuels des réunions de construction, que ce soit chez les employés expérimentés ou subalternes. Compte tenu du fait que des sommes considérables, allant jusqu’à plusieurs dizaines de millions de yens, seront engagées en fonction de ce document, il est impératif de s’assurer qu’il n’y a pas de détails manquants ou incomplets. Pour prévenir les retards engendrés par les reprises, il était impératif pour nous d’établir des normes élevées en matière de documentation », explique M. Masaaki Nishiyama.

Autrefois, chacun était responsable de la conception et du stockage des manuels des réunions de construction sur son propre ordinateur, ce qui entraînait une « personnalisation » excessive de ces documents. Tout ce beau monde avait besoin d’un outil pour partager les anciens documents à l’échelle de l’entreprise, permettant ainsi aux nouveaux employés de les créer et de les utiliser en s’inspirant des exemples existants. En conséquence, l’entreprise a entamé des réflexions sur la conception d’un nouveau système.

Solution : partager des connaissances collectives sur une seule plateforme

« Le service sur place s’engage à évaluer et à sélectionner les solutions informatiques à utiliser. «  Il est de notre responsabilité au service des Affaires générales de suggérer des solutions optimales et d’assurer leur exécution », explique M. Kazuyuki Nishiguchi. L’entreprise a suivi cette démarche pour mener ses recherches.

Pour trouver une solution, l’entreprise a envisagé différentes options comparables à des « tiroirs ». Si les manuels des réunions de construction précédentes sont bien rangés dans un tiroir, chacun peut les retirer à sa guise et s’assurer de récupérer le bon format. Ils pensaient pouvoir transformer le savoir-faire de l’entreprise en un actif partagé.

« De plus, lorsque les employés subalternes préparent des documents, ils peuvent hésiter à demander des explications à leurs supérieurs qui sont trop occupés. Nous pensions que les tiroirs régleraient ces problèmes », admet M. Nishiyama.

C’est à ce moment qu’il a entendu parler de Dropbox par l’entremise d’un partenaire en informatique. M. Nishiyama savait que Dropbox fonctionnerait pour eux dès que son partenaire lui en a parlé.

« Au départ, nous n’avions pas envisagé d’utiliser le stockage infonuagique. Cependant, nous avons finalement conclu que le nuage, accessible de n’importe où, était une option pratique pour notre entreprise, compte tenu du fait que la plupart de nos employés travaillent sur des chantiers. C’est pratique de pouvoir consulter des documents sur son téléphone intelligent en déplacement et de télécharger des documents créés au bureau du chantier », explique M. Nishiyama.

Un autre avantage du nuage est que vous pouvez aussi permettre à votre entreprise de passer au tout numérique. Par exemple, dans le passé, les contremaîtres de l’entreprise imprimaient des dessins et les apportaient sur le chantier. Maintenant, si tous les fichiers nécessaires sont stockés dans un dossier Dropbox et consultés sur des tablettes et des téléphones intelligents, la quantité de documents imprimés peut être considérablement réduite. L’entreprise a estimé que cela réduirait aussi la charge de travail des employés.

« La solution a été une décision immédiate, mais la mise en œuvre sur place a pris un certain temps. « C’est parce qu’on pensait que ce serait un fardeau trop lourd pour nos employés si on passait soudainement à un nouveau système », explique M. Nishiguchi.

Après avoir distribué les comptes à tous les employés, le service des Affaires générales a apporté un soutien afin que chaque employé puisse se familiariser avec Dropbox à son rythme, qu’il souhaite l’utiliser entièrement ou seulement partiellement dans le cadre de son travail.

Résultats : gain de temps dans la préparation des documents et le partage des fichiers

Seihou Kensetsu a créé des dossiers dans Dropbox pour chaque chantier, où les employés peuvent stocker des fichiers, tels que des dessins et des manuels des réunions de construction. L’entreprise ne définit pas de privilèges d’accès stricts. En réalité, les employés peuvent consulter les dossiers dans d’autres chantiers pour optimiser l’utilisation de ces « tiroirs ». L’entreprise s’occupe de nombreux projets de travaux publics confiés à des municipalités et à des organismes gouvernementaux. Cela signifie que des règles strictes s’appliquent à tous les documents soumis. Même si la création d’un manuel des réunions de construction exige un haut niveau de compétence, le nombre de demandes et de révisions de fichiers des manuels des réunions de construction a diminué depuis que l’entreprise a commencé à utiliser Dropbox.

« Le résultat est que tout le monde, des employés expérimentés aux plus subalternes, peut désormais vérifier l’état correct des documents et préparer un cahier de réunion de construction. Demander à un collègue de corriger une erreur devient plus simple quand le responsable n’est pas là », souligne M. Nishiguchi.

Le temps consacré à la préparation et la révision des documents et du matériel a déjà diminué d’environ 10 heures par mois. L’entreprise s’engage également dans la voie du tout numérique. Au fil de son adoption croissante dans l’entreprise, l’utilisation de Dropbox a entraîné une diminution significative du nombre de plans et de manuels des réunions de construction imprimés et transportés. L’efficacité au travail a également augmenté grâce à la possibilité de consulter les fichiers les plus récents sur une tablette.

« Un manuel des réunions de construction est un fichier Word de 20 à 30 pages. Sur un seul chantier, il peut y avoir plus de 200 réunions. Les données de dessin ainsi que les images sont également capturées sur place. Parfois, la capacité du disque dur de nos ordinateurs est dépassée, ce qui ralentit considérablement leurs performances, et cela se produit principalement pendant la seconde partie de la phase de construction. L’adoption de Dropbox a également résolu ce problème », ajoute M. Nishiyama. 

Il est devenu plus facile de partager des fichiers avec des personnes extérieures à l’entreprise. C’est possible grâce à Dropbox, qui vous permet de créer un dossier partagé externe auquel les gens peuvent accéder. Par exemple, auparavant, on communiquait avec les sous-traitants en leur envoyant des pièces jointes par courriel et en demandant une confirmation. Les dossiers sont actuellement utilisés pour simplifier les procédures et pour s’assurer que les données les plus récentes peuvent toujours être consultées. Pour obtenir un fichier créé par quelqu’un d’autre, il suffit de le télécharger dans un dossier. 

De son utilisation comme tiroir rempli de savoir-faire et de connaissances, à sa fonction de plateforme de partage de fichiers plus polyvalente : Dropbox continuera de soutenir les activités de l’entreprise.