Lullabot
Lullabot utilise Dropbox Paper comme espace de bureau virtuel pour gérer son activité de conception et de développement de sites Web.
Vous n'avez peut-être jamais entendu parler de Lullabot, mais il y a de fortes chances que vous connaissiez ses célèbres clients.
General Electric, NBC, l'université Harvard et les Grammy Awards ont tous fait appel à Lullabot pour son expertise en matière de conception et de développement de sites Web.
Comparé à sa liste de clients, Lullabot fait profil bas. Ils n'ont pas de bureaux. Les 55 collaborateurs de l'entreprise ne travaillent qu'à distance, avec des représentants présents dans tous les coins des États-Unis. Mais cela ne les empêche pas de faire leur travail. Voire de surpasser les attentes en termes de performance ! Quand Lullabot a entièrement repensé le site Web de MSNBC, un des rédacteurs en chef de la société de médias a témoigné : “Mon équipe de direction m'a dit que c'était l'expérience la plus enrichissante de toute leur carrière. Peu de consultants font autant l'unanimité !”.
Alors comment cette petite équipe à distance conçoit-elle des sites multimédias de pointe tels que Syfy.com, de surcroît adaptés à toutes les plateformes et à tous les types d'appareils ?
“Nos collaborateurs y sont évidemment pour beaucoup”, explique Matt Westgate, PDG et cofondateur de l'entreprise. “Nous nous targuons d'être différents. Le fait de ne pas avoir de bureau physique nous permet d'aller chercher des talents qui se distinguent par leur passion et leur humilité, où qu'ils se trouvent géographiquement. Nous nous évertuons à être un modèle en termes de collaboration à distance, car nous sommes convaincus que c'est la clé du succès.”
Un espace de travail virtuel
Mais ce mode de travail n'est pas sans défis. Selon Matt Westgate, le fait de ne pas pouvoir se rendre dans le bureau d'un collègue pour discuter implique des compétences de communication encore plus solides. C'est pourquoi Lullabot s'appuie sur Dropbox Paper.
“Paper est l'arme secrète de Lullabot. Bien plus qu'un simple outil, Paper incarne notre culture d'entreprise en éliminant les obstacles à la collaboration.”
Matt Westgate, PDG et cofondateur de Lullabot
Paper fait office d'espace de travail virtuel pour Lullabot. “Aucun système de gestion de contenu ne peut rivaliser avec Paper : en plus des fonctionnalités de commentaires et de notifications importantes, il nous permet de savoir qui consulte un fichier”, nous confie Seth Brown, directeur des opérations.
Sans oublier qu'il facilite notre travail au quotidien. “Il nous permet d'être vraiment efficaces, en mettant ceci en gras, en surlignant cela ou en ajoutant des commentaires”, précise Marissa Epstein, designer UX senior. “On s'amuse aussi à glisser des commentaires amusants, pour rire un peu. C'est plutôt sympa.”
Un processus créatif collaboratif
Bien sûr, le travail ne se limite pas à s'amuser à insérer des émojis. Souvent, les projets de Lullabot commencent par un appel d'offres. Comme ces projets sont souvent uniques et complexes, les documents sont longs et nécessitent la participation de nombreuses parties prenantes. Lancer des projets dans Paper est devenu la norme chez Lullabot. “Le fait que Paper crée automatiquement un wiki et nous permette d'attribuer des tâches facilite grandement ce processus”, explique Seth Brown.
Une fois ces formalités remplies, l'équipe de recherche utilisateur se met au travail pour s'assurer que Lullabot répond aux objectifs de ses clients. Les chercheurs, les concepteurs et les développeurs collaborent tous dans Paper sur les transcriptions d'entretiens, les fichiers InVision, les arborescences Web et le code afin de définir l'orientation et le plan d'action de la refonte d'un site.
“L'interface de Paper est une métaphore de notre façon de travailler : minimaliste et en flat design, elle nous permet d'aller à l'essentiel. Je ne peux plus m'en passer.”
Maggie Griner, designer UX senior, Lullabot
Les Lullabots, surnom affectueux des employés, ne sont pas les seuls à utiliser Paper. “L'une des grandes forces de Paper, c'est que nous n'avons pas besoin de former nos clients”, déclare Jared Ponchot, directeur créatif. “Il suffit d'envoyer un lien d'invitation et, même si c'est à l'usage qu'on découvre l'ampleur de ses fonctionnalités, la réaction des clients ne se fait pas attendre : tout le monde s'extasie devant sa simplicité d'utilisation ! Contrairement aux autres outils que nous avons testés jusque-là, l'accueil est bien plus positif.”
Le cœur de métier, un objectif prioritaire
L'objectif de Paper est de libérer du temps aux collaborateurs de Lullabot pour qu'ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier et mettre tout leur talent et leur expertise au service de leurs clients. Depuis que Paper est l'espace de travail central pour tout, des fichiers InVision aux problèmes GitHub, les concepteurs et les développeurs ont plus de facilité à accomplir leur travail. D'autant plus qu'il est intégré à Slack !
“Quelle que soit la tâche sur laquelle je travaille, Paper permet à mon cerveau de se concentrer sur la conversation et à mes doigts de rester sur le clavier, au lieu de switcher en permanence”, souligne Chris Albrecht, développeur senior. “Limiter les changements de contexte représente un gain de temps considérable !”
Se remémorant un projet de grande envergure où l'équipe travaillait sur des PDF, Maggie Griner évalue qu'ils auraient eu 25 % de travail en moins avec Paper. D'autres membres de l'équipe estiment que Paper leur fait gagner plusieurs heures par semaine chacun.
“Nous gagnons du temps, c'est indéniable”, déclare Jared Ponchot. “Mais Paper est bien plus que cela : il change notre façon d'aborder la collaboration. Paper a remplacé le traditionnel post-it : nous y notons les idées les plus importantes avant de le faire évoluer progressivement en document officiel. C'est l'endroit incontournable où tout le monde va.”