Breakdance mendunia dengan Dropbox dan BBoy City

Latar belakang

Romeo Navarro, seorang petugas pemadam kebakaran di Austin, selalu menggunakan breakdance sebagai pelampiasannya—cara untuk mengekspresikan dirinya dan melarikan diri dari jalanan yang kasar. Pada tahun 1998, ia menciptakan BBoy City untuk memberikan kesempatan yang sama kepada anak-anak dari lingkungan yang sulit.

Komunitas ini melatih, mendukung, dan menghubungkan para penari muda melalui kompetisi dan acara breakdancing. “Kompetisi membuat anak-anak fokus pada tujuan dan terhindar dari masalah. Pada awalnya, tidak ada acara formal—itulah mengapa saya menciptakan BBoy City.”

Tantangan: membuat acara nasional berjalan lancar dan bebas stres

Dengan tim yang berjumlah 20 orang, BBoy City tidak mampu menjalankan proses yang lambat dan kikuk. Mengumpulkan dan kemudian mengatur rekaman untuk pemasaran dan festival film merupakan hal yang sulit. “Orang-orang mengirimi kami tautan yang berantakan dan tidak mungkin dilacak,” ungkap Navarro. “Memiliki begitu banyak konten tidak ada gunanya kecuali Anda dapat menemukannya.”

Mengelola dokumen juga merepotkan. Tim akan mencetak dan memindai dokumen lalu mengirimkannya bolak-balik melalui email untuk ditandatangani, sehingga memperlambat prosesnya.

Tantangan lainnya adalah proses penyuntingan video. Tim harus mengunduh berkas berukuran besar hanya untuk memeriksanya, lalu memberikan umpan balik melalui email menggunakan kode waktu, atau melakukan panggilan. “Itu canggung dan memakan waktu, terutama saat bekerja dengan editor di zona waktu lain,” ungkap Michael Plaster, Mitra Media Bboy City. “Saya menghabiskan waktu berjam-jam mengelola logistik transfer berkas, catatan, dan komunikasi.”

Pada tahun 2020, ketika breakdance menjadi olahraga Olimpiade, semua orang berjuang untuk menyelenggarakan acara dan membangun tim. Tim BBoy City maju selangkah dan menerima tantangan dalam menyelenggarakan kualifikasi dan kompetisi nasional. Menemukan cara yang lebih cerdas untuk mengumpulkan kiriman, tanda tangan, dan rekaman penari menjadi lebih mendesak.

Solusi: perencanaan, penandatanganan, dan berbagi—dipermudah

Navarro memperkenalkan Dropbox kepada seluruh krunya, dari penyelenggara acara dan desainer grafis hingga petugas keamanan dan EMT. Saat ini, BBoy City menyimpan semua rekamannya di Dropbox—lebih dari 15 terabita (atau 500 jam) video—dan terus bertambah. “Dropbox menjaga file kami tetap teratur dan mudah diakses. “Ini benar-benar penyelamat hidup,” ungkap Navarro.

BBoy City menggunakan Dropbox untuk mengumpulkan konten dari breakdancer di seluruh dunia. Misalnya, peserta acara langsung menggunakan kode QR untuk mengirimkan video yang langsung masuk ke folder yang benar. BBoy City juga mengumpulkan video-video yang direkam oleh para penari yang berkeliling dunia untuk menangkap budaya lokal. 15 film dipilih untuk ditayangkan perdana di festival film di Austin. “Kami menerima banyak kiriman di menit-menit terakhir, dan saya dapat menyortirnya dari ponsel saya saat bepergian. Dropbox membantu saya mengelola semuanya secara efisien, membuat saya tidak merasa kewalahan,” ungkap Scott Eshbaugh, Direktur Bboy City Film Festival.

Anggota tim juga berkolaborasi dalam film, langsung di dalam Dropbox. Begini caranya: Operator kamera mengunggah rekaman ke Dropbox, memberi label pada folder saat diunggah, dan memberi tahu kru lainnya melalui pemberitahuan instan. Editor kemudian mulai bekerja, mengunggah produk akhir kembali ke Dropbox untuk menerima umpan balik.

Tim BBoy City kemudian dapat meninggalkan komentar pada frame tertentu menggunakan Dropbox Replay. Dengan integrasi untuk perangkat lunak penyuntingan populer seperti Premiere, editor dapat menggunakan penanda Replay untuk langsung menuju ke titik yang tepat yang memerlukan penyesuaian, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk mencari rekaman secara manual. Memiliki riwayat versi dan perbandingan berdampingan juga memungkinkan tim dengan mudah meninjau dan memilih suntingan terbaik, seperti menguji intro yang berbeda untuk melihat mana yang terbaik. Kru juga dapat membuat transkrip instan, sehingga menghemat waktu.

Terakhir, BBoy City menggunakan Dropbox Sign untuk melaksanakan kontrak dan keringanan. Pada Kualifikasi Olimpiade, para penari dapat menandatangani surat pernyataan COVID-19 langsung di perangkat mereka. “Acara ini benar-benar tanpa sentuhan, dan kami adalah satu-satunya yang berhasil menyelenggarakannya selama pandemi,” imbuh Navarro. Tim ini juga menangani pengajuan visa melalui Dropbox, sehingga memudahkan untuk mendatangkan artis atau pelamar internasional.

Hasil: kerja tim yang cepat dan lancar untuk jangkauan global

Dropbox telah menjadi “sekretaris pribadi” tim, yang menangani berbagai jenis dokumen. Alih-alih menangani kertas yang dipindai, Navarro dapat mengirim kontrak untuk ditandatangani hanya dalam beberapa klik. File yang dieksekusi disimpan secara terorganisir.

Dengan sekitar 30 kontrak yang ditandatangani per bulan, BBoy City menghemat waktu berkomunikasi dengan artis atau pelamar. “Sesuatu yang biasanya memerlukan waktu berhari-hari kini hanya memerlukan waktu lima menit,” imbuh Navarro. “Hal ini sangat penting dalam bidang pekerjaan kami. Jika penandatanganan dokumen memakan waktu terlalu lama, para penari kami mungkin akan kehilangan minat untuk berpartisipasi dalam acara kami.”

Dengan satu ruang terstruktur untuk bertukar berkas, tim BBoy City dapat berkolaborasi dengan lancar dengan kolega, mitra, dan cabang internasional. Pemberitahuan instan mengenai tugas yang telah selesai atau file yang diunggah membuat semua pemangku kepentingan tetap sinkron. “Rasanya seperti semua orang berada di seberang jalan, meskipun mereka berada di belahan dunia lain. Berkas, konten, dan dokumen dibagikan secara instan. “Tidak ada perantara, tidak ada penundaan,” tambah Navarro.

Dengan kolaborasi yang efisien ini, BBoy City telah memperluas jangkauan globalnya—menghadirkan acara-acara yang menyediakan ruang aman bagi kaum muda untuk melakukan breakdance tanpa takut akan diskriminasi. Cabang mereka sekarang terhubung dengan kaum muda di seluruh Eropa, Asia, dan Amerika Selatan. “Sejak ikut Olimpiade, pemecahan rekor akan semakin besar, dan kami akan membutuhkan Dropbox untuk mengelola logistik yang lebih kompleks dan mengatur lebih banyak konten,” pungkas Navarro. “Ini akan membantu kita menciptakan peluang bagi anak-anak untuk memperoleh arahan, menjelajahi dunia, dan mengubah tantangan mereka menjadi keberhasilan.”