Elbphil-harmonie dan Laeiszhalle menyederhanakan berbagi dan tanda tangan dengan Dropbox dan Dropbox Sign.

Latar belakang

Di Elbphilharmonie dan Laeiszhalle, dua lembaga budaya paling bergengsi di Hamburg, tidak ada dua malam yang sama. Dengan hingga lima konser sehari, menampilkan berbagai artis mulai dari solois terkenal dunia hingga ansambel pendatang baru, setiap pertunjukan menghadirkan gelombang materi baru: perjanjian artis, catatan program, materi pemasaran, persyaratan teknis, dan pembaruan menit terakhir.

Tim-tim berpindah antar proyek dengan kecepatan penuh. Dan dengan begitu banyak komponen yang bergerak, menjaga keselarasan adalah hal yang mutlak.

Tantangan: menyeimbangkan kemudahan penggunaan dan keamanan

Sejak hari pertama, tim Elbphilharmonie dan Laeiszhalle berupaya menciptakan sistem yang bersih dan terorganisir dengan baik untuk menyimpan dan berbagi aset. Namun, dengan banyaknya orang yang terlibat, mulai dari staf internal hingga kolaborator lepas dan agensi desain, harus ada keseimbangan yang tepat. Cukup sederhana untuk digunakan siapa saja, namun cukup aman dan andal untuk melindungi integritas merek dan informasi sensitif.

“Kami bekerja sama dengan beragam mitra eksternal, banyak di antaranya berasal dari latar belakang kreatif. "Mereka tidak akan menghabiskan waktu untuk mempelajari sistem yang kompleks," kata Melanie Kämpermann, Kepala Pemasaran, Komunikasi, dan Penjualan di Elbphilharmonie dan Laeiszhalle.

Itu berarti mengesampingkan hal-hal yang terlalu korporat atau rumit. Hal ini juga membutuhkan pertimbangan yang cermat mengenai izin akses: Siapa yang berhak melihat apa, bagaimana file harus diteruskan antar tim, bagaimana mencegah kebingungan versi saat pertunjukan berganti-ganti, dan bagaimana menghilangkan penundaan yang disebabkan oleh pembuatan dan penandatanganan kontrak secara manual dengan artis, agensi, dan mitra di seluruh dunia.

Solusi: sebuah struktur yang cocok untuk semua orang.

Tim tersebut mengadopsi Dropbox saat Elbphilharmonie masih dalam tahap pembangunan, dengan Dropbox mendukung peluncuran tersebut secara langsung sehingga mereka dapat segera beroperasi. “Jika terjadi kesalahan atau ada pertanyaan, kami langsung mendapatkan jawabannya. Dukungan yang diberikan cepat dan efektif. "Itu benar-benar membuat perbedaan," kata Ingo Främbs, Wakil Kepala IT di Elbphilharmonie dan Laeiszhalle. “Saat ini, kami mencatat 260 pengguna Dropbox.”

Faktor penting lainnya dalam memilih Dropbox adalah kemudahan penggunaannya bagi mitra kreatif. “Struktur folder di Dropbox mencerminkan apa yang biasa digunakan orang di komputer mereka sendiri,” kata Främbs. “Sebagian besar mitra kami sudah menggunakan Dropbox, jadi tidak ada yang perlu dijelaskan.” Mereka bisa langsung terjun.”

Di antara kedua ruang konser tersebut, hampir 200 terabyte konten tersimpan dalam sistem folder terstruktur yang sesuai dengan peraturan data Eropa dan Jerman—mulai dari materi pemasaran dan paket pers hingga kontrak dan file produksi. “Keamanan adalah alasan utama mengapa kami memilih Dropbox. Tonggak penting pertama adalah ketika Dropbox memindahkan pusat datanya ke Eropa,” jelas Främbs.

Staf berbagi akses dengan mitra eksternal melalui tautan sederhana, baik itu untuk satu aset maupun seluruh folder. Dan jika terjadi kebingungan, seperti dua orang mengedit file yang sama, riwayat versi membantu tim melihat dengan tepat apa yang berubah dan kapan, sehingga mereka dapat dengan cepat menyelesaikannya dan tetap sesuai rencana.

Tim tersebut juga menggunakan Dropbox Replay untuk mengelola tinjauan video. Dengan Sign, kontrak ditandatangani secara digital dan secara otomatis disimpan dalam sistem yang sama, sehingga semuanya dapat dilacak dan berada di satu tempat.

Hasil: kejelasan, fleksibilitas, dan kendali untuk tim yang bergerak cepat.

Dengan struktur folder yang jelas, file mudah ditemukan. Alih-alih mengirim lampiran atau mencari-cari di kotak masuk, semua orang tahu ke mana harus mencari, sehingga kolaborasi dengan tim eksternal menjadi lancar. Berbagi juga lebih aman. Tim dapat memberikan akses ke konten tertentu tanpa mengekspos hal lainnya.

Fleksibilitas platform ini juga turut membantu. Staf dapat memutuskan dokumen mana yang akan disimpan di cloud dan mana yang akan tersedia secara offline agar mudah diakses saat bekerja jarak jauh, bepergian, atau berpindah-pindah tempat. “Setelah satu musim konser berakhir, saya akan mengatur folder-folder tersebut menjadi 'hanya daring' untuk menghemat ruang di hard drive lokal saya,” jelas Kämpermann. “Dengan begitu, perangkat saya tidak akan penuh sesak atau kehabisan ruang penyimpanan.” Namun pada saat yang sama, bahkan ketika saya bekerja secara offline, saya dapat membuka file-file penting di perangkat saya—baik saat saya di rumah, di kereta, atau sedang bertemu dengan mitra kami.”

Sign membantu staf mengumpulkan tanda tangan dari pimpinan, seniman, dan kolaborator dengan cepat dan tanpa banyak bolak-balik. Sebelumnya, formulir harus dicetak, ditandatangani dengan tangan, dipindai, dan terkadang dikirim melalui pos internal, di mana formulir tersebut mudah hilang. “Sekarang, semua dokumen kami dapat dilacak,” kata Främbs. “Tidak ada yang hilang.” Anda selalu tahu persis di mana dokumen itu berada, siapa yang telah menandatanganinya dan siapa yang belum.”

Fitur Replay juga mempercepat peninjauan video dan menyederhanakan kolaborasi. Dengan komentar khusus untuk setiap frame yang semuanya berada dalam satu file, umpan balik lebih mudah diberikan dan dipahami, sehingga pengeditan dapat diselesaikan dalam lebih sedikit putaran.

Dengan Dropbox, tim Elbphilharmonie dan Laeiszhalle tidak memerlukan investasi besar dalam perangkat keras, sistem pendingin, atau ruang khusus—investasi yang tidak mampu dilakukan oleh sebagian besar lembaga budaya. Bagi tim yang mengelola ratusan terabyte, Dropbox tidak hanya menyederhanakan kolaborasi. Ini masuk akal secara finansial.