Latar belakang

Heck adalah pusat layanan terpadu elit untuk produksi premium, pasca-produksi, animasi, dan desain gerak. Dengan tim yang sepenuhnya bekerja jarak jauh, keberhasilan setiap proyek bergantung pada platform cloud yang cepat dan andal.

Awalnya, Heck menggunakan Google Drive untuk mengelola dokumen dan file produksi dalam jumlah besar. Namun, seiring pertumbuhan perusahaan, menjadi jelas bahwa mereka membutuhkan solusi yang lebih komprehensif.

Tantangan: melancarkan alur kerja kreatif.

Gesekan dengan Drive sangat terasa. Pengunggahan dan pengunduhan rekaman video mentah seringkali terhenti, dan ribuan aset menumpuk dalam antrean.

“Kami memindahkan terabyte per minggu,” kata Phillip Goodwin, pendiri dan CEO Heck. "Para pengelola folder akan mengatakan bahwa folder mereka sudah tersinkronisasi padahal sebenarnya belum." File-file hilang, dan jika satu folder bermasalah, seluruh proyek akan berhenti.”

Tim Heck menggunakan berbagai cara alternatif, seperti bekerja melalui peramban atau mengirimkan rekaman secara fisik untuk menghindari penundaan di cloud. Meskipun efektif, perbaikan sementara ini menyebabkan keterlambatan tenggat waktu, kebingungan klien, dan membuka peluang terjadinya risiko keamanan. 

Siklus peninjauan juga sama tidak teraturnya, membutuhkan alat pihak ketiga yang memisahkan umpan balik dari file sumber. Pada saat yang sama, banyaknya aset yang ada membuat pencarian file menjadi seperti perburuan harta karun yang memakan waktu.  

“Itu rumit, rapuh, dan kami menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencoba membuat alat-alat itu berfungsi daripada membuat video,” jelas Goodwin. “Ketika Anda tidak dapat menemukan sesuatu dengan cepat, klien mulai bertanya-tanya apakah Anda terorganisir.” Dalam layanan kreatif, hal itu memengaruhi kepercayaan.”

Solusi: sistem terpadu untuk optimasi alur kerja jarak jauh.

Sebagai seorang pekerja lepas, Goodwin telah berhasil menggunakan Dropbox selama bertahun-tahun. Dia tahu itu berhasil, dan bertanya-tanya apakah itu bisa diterapkan dalam skala besar untuk mengatasi masalah alur kerja jarak jauh Heck.

Setelah proyek pertama, jelaslah bahwa Dropbox memiliki kecepatan dan keandalan yang dibutuhkan Heck.

“Sejak uji coba pertama, semuanya langsung berfungsi,” kata Goodwin. “Kami memindahkan seluruh perusahaan dan tidak pernah menyesalinya.”

Setelah pindah, semuanya berjalan lancar. Heck bekerja dengan talenta di lebih dari 30 negara, seringkali menambahkan puluhan kolaborator untuk satu proyek. Fitur perizinan Dropbox memastikan proses pendaftaran yang aman dan akses tanpa hambatan ke file, di mana pun orang bekerja.

Tim tersebut kemudian menggunakan Dropbox Dash sebagai rekan kerja berbasis AI untuk menghubungkan semua aplikasi mereka, seperti Slack, Gmail, dan Notion, di satu tempat. Dengan begitu, mereka mendapatkan fitur pencarian terpadu yang sangat dibutuhkan di seluruh alur kerja kreatif dan kalender proyek mereka.

“Dengan Dash, pencarian hanya membutuhkan beberapa detik,” kata Goodwin. “Saya mencari 'Jembatan Golden Gate' dan langsung mendapatkan file yang tepat yang kami butuhkan dari ribuan file yang tersedia. Dash sudah mengerti maksudku sebelum aku sendiri menyadarinya.”

Tim tersebut juga mengadopsi pusat konten cerdas yang dapat dibagikan, yang disebut Stacks, untuk membuat mood board, presentasi singkat, dan paket materi untuk diserahkan. “Rasanya seperti memiliki presentasi kreatif ringan yang sudah terintegrasi,” kata Goodwin.

Untuk proses peninjauan, Heck kini menggunakan Dropbox Replay. Alat peninjauan dan persetujuan kolaboratif ini terhubung langsung ke folder Dropbox, sehingga tim mudah bertukar file dengan para seniman dan dapat mengumpulkan umpan balik klien dengan lancar. Karena semuanya berada di satu tempat, tim Heck dapat langsung melanjutkan ke tahap revisi berikutnya tanpa perlu menunggu.

Hasil: peningkatan skala untuk mendukung pekerjaan global

Dengan proses yang sudah stabil, Heck dapat berhenti melakukan pemecahan masalah dan mulai fokus pada pertumbuhan.

Dropbox membuktikan nilainya selama salah satu kampanye terbesar dan paling kompleks Heck hingga saat ini: sebuah proyek multi-video dengan lebih dari 300 hasil akhir di 30 negara dan 17 bahasa. “Dropbox menjaga agar semuanya tetap sinkron dan berorientasi pada klien. "Itu sangat luar biasa," kata Goodwin. Hal itu membantu mereka mencapai alur kerja yang efisien seperti yang selalu mereka inginkan, dan pada saat yang sama, memberikan pengalaman klien yang lebih baik.

Yang terpenting, Dropbox memungkinkan tim untuk melakukan apa yang mereka kuasai: menciptakan karya yang disukai klien. “Dropbox membuat tim jarak jauh kami tetap terhubung, terorganisir, dan cepat,” kata Goodwin. “Itu saja.”