Huish Outdoors menghemat waktu mencari dokumen dengan Dropbox Dash
Pencarian file dan dokumen yang tersebar di berbagai alat Huish memakan waktu berjam-jam. Dengan Dropbox Dash, tim Huish dapat mencari di seluruh aplikasi yang terhubung hanya dengan satu kata atau nomor, sehingga menghemat waktu.
“Dropbox Dash menghemat waktu saya karena tidak perlu menelusuri jutaan folder di berbagai sistem.”
Produk yang digunakan
Dropbox, Dash
Industri
Manufaktur
Ukuran
250-999
Lokasi
Salt Lake City, Utah
Tantangan: Informasi yang terfragmentasi memperlambat Huish
Stan Ferguson, Kepala IT di Huish Outdoors, telah bekerja dengan beberapa perusahaan terbesar di dunia sepanjang karier IT-nya, dan pengalamannya telah mengajarkan satu hal: file yang berantakan merupakan masalah yang tersebar luas bagi sebagian besar perusahaan saat ini.
Tantangan ini sangat jelas terlihat di Huish, sebuah perusahaan internasional yang mengkhususkan diri dalam pembuatan peralatan menyelam. “Kami memiliki 250 karyawan yang tersebar di Italia, Vietnam, Kanada, dan AS, dan mereka semua memiliki pendekatan sendiri dalam menyimpan dan mengatur data, sehingga dapat menjadi berantakan,” jelas Stan.
Namun, karyawan tidak hanya menyimpan informasi dengan cara yang berbeda, mereka juga menyimpannya di berbagai alat yang berbeda, seperti SharePoint, One Drive, Outlook, Dropbox, dan banyak lagi. Fragmentasi ini berarti karyawan harus mencari di setiap alat satu per satu—terkadang hingga berjam-jam—untuk menemukan informasi tertentu yang mereka cari.
Huish Outdoors menginginkan cara yang lebih baik untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan karyawannya, langsung saat itu juga, sehingga pencarian informasi tidak memperlambat tugas bisnis yang lebih penting.
Salah satu pilihannya adalah memigrasikan semua informasi Huish ke dalam satu alat penyimpanan tunggal, tetapi ini akan memerlukan migrasi data yang memakan waktu lama dan pelatihan ulang staf mengenai alat dan proses baru.
Namun saat itu Stan menemukan Dropbox Dash.
“Dropbox Dash menghemat waktu dan tenaga saya dan tim saya dengan membuat informasi dapat diakses secara lebih cepat dan mudah. Dash membuat pekerjaan semua orang, dari departemen TI, Teknik, hingga Akuntansi, menjadi lebih mudah dan lebih produktif.”
Solusi: Dropbox Dash membantu Huish mencari di setiap aplikasi yang terhubung sekaligus
Dengan pencarian universal Dropbox Dash, Stan dan karyawan kini dapat mencari informasi yang mereka butuhkan di seluruh platform Huish yang terhubung—Dropbox, OneDrive, Outlook—dari satu kotak pencarian.
“Kami dapat mencari berdasarkan nama, nomor rekening, kata dalam isi email—hampir apa saja, dan menemukan yang kami butuhkan melalui satu pencarian Dash,” jelas Stan. “Dropbox Dash adalah alat terbaik yang pernah saya lihat untuk menemukan data dalam email.”
Membuat semua informasi Huish tersedia dengan cara ini telah berdampak besar pada kecepatan Stan menyelesaikan pekerjaannya. Sebelum menggunakan Dash, jika Stan mengerjakan suatu file bertahun-tahun lalu dan tidak ingat secara pasti di platform mana file itu disimpan, dia harus menelusuri banyak email dan sistem file dengan harapan dapat menemukannya.
Sekarang, hanya dengan nama atau nomor telepon, Stan dapat dengan cepat membuka file proyek di OneDrive, percakapan di Outlook, atau kontrak di Dropbox. Selain itu, dia dapat memfilter berdasarkan platform jika dia sudah memiliki gambaran tentang tempat dokumen tersebut.
“Dropbox Dash menghemat waktu saya karena tidak perlu menelusuri jutaan folder di berbagai sistem,” kata Stan.
Dropbox Dash juga telah menyebar ke seluruh bagian organisasi, dan mempercepat cara tim Teknik dan Akuntansi bekerja.
Saat Tim Teknik Huish membuat diagram 3D untuk berbagai jenis peralatan selam, mereka perlu menemukan nomor komponen tertentu. Menggunakan Dropbox Dash untuk mencari seluruh basis data membantu menemukan yang mereka butuhkan hanya dengan nama atau kata, sehingga mempercepat pekerjaan mereka secara signifikan.
Tim Akuntansi Huish juga mendapatkan hasil serupa. Dropbox Dash berarti mereka dapat mencari nomor akun di semua informasi organisasi untuk menemukan faktur yang perlu dibayar, tanpa harus memilah-milah jutaan folder atau email. “Sebelumnya, data tim akuntansi tidak terlalu terorganisir, tetapi Dropbox Dash membantu mengumpulkan semua informasi yang mereka butuhkan sehingga mereka dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat,” ujar Stan.
Ketika Stan pertama kali mempertimbangkan Dropbox Dash, perhatian utamanya adalah menjaga privasi dan keamanan di seluruh bagian organisasi. Karena Huish sudah menjadi pelanggan Dropbox, Dash hanya menerapkan perlindungan yang sama dengan kontrol yang ketat. Jika seorang karyawan tidak memiliki akses ke suatu file, misalnya, file tersebut tidak muncul saat mereka mencari melalui Dropbox Dash.
Meskipun Stan dan timnya utamanya menggunakan Dropbox Dash untuk mencari file, mereka juga menggunakan fitur jawaban AI untuk menghasilkan rangkuman perubahan proyek. Bagi Stan, rangkuman ini berfungsi untuk menghemat waktu saat dia perlu mengingat kembali isi proyek lama.
Tim Huish juga menggunakan fitur Tumpukan untuk mengelompokkan folder dan tautan situs dari berbagai alat di satu tempat, sehingga memudahkan berbagi beberapa file sekaligus saat berkolaborasi dalam proyek.
Seiring terus dibangunnya infrastruktur organisasi perusahaan, termasuk Pusat Kontak, Stan yakin Dropbox Dash akan membuat karyawan lebih efisien dan meningkatkan operasi secara keseluruhan. Stan berkata, ““Dropbox Dash menghemat waktu dan tenaga saya dan tim saya dengan membuat informasi dapat diakses secara lebih cepat dan mudah. Dash membuat pekerjaan semua orang, dari departemen TI, Teknik, hingga Akuntansi, menjadi lebih mudah dan lebih produktif.”
Hasil: Dropbox Dash menghemat waktu dan menyederhanakan informasi untuk Huish
Mengurangi waktu pencarian
Dengan pencarian universal Dash, Huish menemukan dokumen di seluruh penyimpanan file dan aplikasi informasinya dalam hitungan detik dari satu antarmuka yang mudah digunakan.
Kasus penggunaan di seluruh bagian perusahaan
Tim-tim di seluruh bagian perusahaan Huish menemukan manfaat dari pencarian yang lebih cepat dalam pekerjaan sehari-hari mereka, dari departemen TI, Teknik, hingga Akuntansi.
Kontrol keamanan dan privasi tingkat Dropbox
Dropbox Dash menerapkan protokol keamanan yang sama seperti Dropbox sehingga Anda dapat yakin bahwa semua informasi Anda dilindungi dan hanya tersedia bagi pihak yang tepat.
“Dropbox Dash adalah alat terbaik yang pernah saya lihat untuk menemukan data di dalam email.”
Stan FergusonKepala IT di Huish Outdoors