Seihou Kensetsu Co., Ltd. sedang membangun “laci” untuk berbagi informasi

Tantangan: dokumentasi yang tidak konsisten menghabiskan waktu dan uang

Seihou Kensetsu Co., Ltd. memiliki rekam jejak panjang dalam pekerjaan konstruksi di Kota Ise, Prefektur Mie, termasuk banyak proyek pekerjaan umum. Perusahaan ini mengembangkan bisnisnya dalam dua pilar, yaitu teknik sipil dan konstruksi. Mereka sangat ahli dalam proyek usaha patungan di bidang teknik sipil, dengan sekitar sepuluh proyek yang beroperasi pada waktu tertentu.

Memfasilitasi pertukaran dokumen dengan klien konstruksi dan subkontraktor sangat penting untuk memastikan bahwa proses di lokasi berjalan lancar. Namun, Seihou Kensetsu menghadapi tantangan tertentu terkait hal ini di masa lalu. Di lokasi teknik sipil dan konstruksi, sebuah dokumen yang disebut “buku rapat konstruksi” disiapkan. Menjelaskan secara komprehensif permintaan klien, pekerjaan yang harus dilakukan, dan perubahan apa pun yang perlu dilakukan. Agar pekerjaan dapat dilanjutkan, setiap perusahaan dan kontraktor yang terlibat memeriksa buku, jadi jika belum lengkap, pekerjaan akan ditunda untuk konfirmasi dan perbaikan, yang berdampak pada masa konstruksi secara keseluruhan.

“Ketidakkonsistenan kelengkapan buku rapat konstruksi antara karyawan berpengalaman dan junior menjadi sumber kekhawatiran bagi kami. Karena jutaan atau puluhan juta yen akan dihabiskan berdasarkan dokumen ini, sangat penting untuk memastikan tidak ada rincian yang hilang atau tidak lengkap. Untuk mencegah keterlambatan akibat pengerjaan ulang, kami perlu menstandardisasi dokumentasi pada tingkat tinggi,” jelas Bapak Masaaki Nishiyama.

Pada saat itu, setiap orang yang bertanggung jawab atas buku-buku rapat konstruksi membuat dan menyimpannya di komputer mereka sendiri, dan ini merupakan faktor yang membuat buku-buku tersebut terlalu “pribadi”. Yang mereka butuhkan adalah cara untuk membagikan dokumen-dokumen lama ke seluruh perusahaan sehingga karyawan baru dapat mempelajari cara membuatnya dan menggunakan contoh yang tepat. Dengan mengingat hal ini, perusahaan mulai mempertimbangkan sebuah sistem.

Solusi: berbagi pengetahuan kolektif pada satu platform

“Departemen di tempat mengambil inisiatif dalam mempertimbangkan dan memilih solusi TI mana yang akan digunakan. Kami, Departemen Urusan Umum, bertanggung jawab untuk mengusulkan solusi yang efektif dan mendukung implementasinya,” kata Bapak Kazuyuki Nishiguchi. Perusahaan menggunakan pendekatan ini dalam penyelidikannya.

Saat menentukan solusinya, perusahaan membayangkan “laci”. Jika buku-buku rapat konstruksi sebelumnya disimpan di dalam laci, siapa pun dapat dengan bebas menariknya keluar untuk memeriksa format yang benar kapan pun mereka ingin melihatnya. Mereka berpikir mereka dapat mengubah pengetahuan yang ada di perusahaan menjadi aset perusahaan bersama.

“Juga, ketika karyawan junior sedang mempersiapkan dokumen, mereka mungkin merasa tidak nyaman meminta klarifikasi kepada senior mereka yang sibuk. Kami pikir laci akan menghilangkan kekhawatiran tersebut,” kata Tn. Nishiyama.

Saat itulah ia belajar tentang Dropbox dari seorang mitra IT. Tn. Nishiyama tahu Dropbox dapat bermanfaat bagi mereka segera setelah mitra ini menjelaskannya kepadanya.

“Awalnya, kami tidak berpikir untuk menggunakan penyimpanan cloud, tetapi kami merasa bahwa cloud, yang dapat diakses dari mana saja, sangat cocok untuk bisnis kami, karena sebagian besar karyawan kami bekerja di luar. “Sangat nyaman untuk dapat melihat dokumen di ponsel pintar Anda saat di jalan dan mengunggah dokumen yang dibuat di kantor lokasi,” jelas Bapak Nishiyama.

Keuntungan lain dari cloud adalah Anda juga dapat membuat bisnis Anda tanpa kertas. Misalnya, di masa lalu, pengawas lokasi perusahaan mencetak gambar dan membawanya ke lokasi kerja. Sekarang, jika semua file yang diperlukan disimpan dalam folder Dropbox dan diperiksa di tablet dan telepon pintar, jumlah materi cetak dapat dikurangi secara signifikan. Perusahaan merasa hal ini juga akan mengurangi beban karyawan.

“Solusinya adalah keputusan langsung, tetapi penerapan di tempat memerlukan waktu. Hal ini karena kami pikir akan terlalu membebani karyawan kami jika kami tiba-tiba beralih ke sistem baru,” kata Bapak Nishiguchi.

Setelah mendistribusikan akun kepada semua karyawan, Departemen Urusan Umum memberikan dukungan sehingga setiap karyawan dapat membiasakan diri dengan Dropbox sesuai kecepatan mereka sendiri, apakah mereka ingin menggunakannya secara penuh atau hanya sebagian dalam pekerjaan mereka.

Hasil: waktu yang dihemat dalam persiapan dokumen dan berbagi file

Seihou Kensetsu telah membuat folder di Dropbox untuk setiap lokasi, tempat karyawan dapat menyimpan file seperti gambar dan buku rapat konstruksi. Perusahaan tidak menetapkan hak akses yang ketat. Sebagai gantinya, karyawan diizinkan untuk memeriksa berkas di lokasi kerja lain untuk meningkatkan efektivitas “laci” ini. Banyak proyek pekerjaan umum yang ditangani perusahaan tersebut dikontrak oleh pemerintah kota dan instansi pemerintah. Artinya, ada aturan ketat yang berlaku untuk setiap dokumen yang diserahkan. Meskipun pembuatan buku rapat konstruksi memerlukan keterampilan tingkat tinggi, jumlah pertanyaan dan revisi terkait buku rapat konstruksi telah menurun sejak perusahaan mulai menggunakan Dropbox.

“Hasilnya, semua orang, mulai dari karyawan lama hingga yang paling junior, kini dapat memeriksa status dokumen yang benar dan menyiapkan buku rapat konstruksi. “Juga lebih mudah untuk meminta orang lain di perusahaan untuk melakukan koreksi ketika orang yang bertanggung jawab tidak tersedia,” kata Bapak Nishiguchi.

Pekerjaan yang terkait dengan persiapan dan revisi materi dan dokumen telah dikurangi menjadi sekitar 10 jam per bulan. Perusahaan ini juga bergerak ke arah tanpa kertas. Karena Dropbox semakin banyak digunakan dalam perusahaan, jumlah kasus di mana gambar dan buku rapat konstruksi dicetak dan dibawa-bawa telah berkurang. Jadi efisiensi kerja juga meningkat karena file terbaru selalu dapat diperiksa di tablet.

“Buku rapat konstruksi adalah file Word dengan 20 hingga 30 halaman, dan dalam beberapa kasus, lebih dari 200 rapat diadakan di satu lokasi kerja. Data gambar dan foto juga diambil di lokasi, sehingga kapasitas hard disk komputer kami terkadang menjadi terlalu besar dan lambat, terutama pada paruh kedua masa konstruksi. Mengadopsi Dropbox juga telah menyelesaikan masalah itu,” imbuh Bapak Nishiyama. 

Berbagi berkas dengan orang di luar perusahaan juga menjadi lebih mudah. Ini karena Anda dapat membuat folder bersama eksternal di Dropbox dan mengizinkan orang lain mengaksesnya. Misalnya, di masa lalu, komunikasi dengan subkontraktor dilakukan dengan mengirimkan lampiran email dan meminta konfirmasi. Sekarang, folder digunakan untuk mempermudah berbagai hal dan memastikan bahwa data terbaru selalu dapat diperiksa. Selain itu, untuk menerima berkas yang dibuat seseorang, berkas tersebut hanya perlu diunggah ke suatu folder. 

Dari penggunaannya sebagai laci penuh pengetahuan dan keterampilan, hingga penggunaannya sebagai platform berbagi berkas yang lebih serbaguna: Dropbox akan terus mendukung operasi perusahaan.