Hal terburuk telah terjadi—Anda secara tidak sengaja menghapus data komputer dan kehilangan semua file penting. Pada titik ini, Anda mungkin tidak ingin mendengar bahwa Anda seharusnya memiliki sistem pencadangan data atau pengarsipan.
Anda mungkin juga bertanya-tanya apa perbedaan antara cadangan dan arsip. Keduanya adalah tempat penyimpanan data, bukan? Baiklah, tentu saja. Namun, keduanya mempunyai tujuan yang berbeda dan ada beberapa perbedaan penting yang perlu dibuat. Sederhananya:
- Cadangan adalah salinan data yang digunakan untuk memulihkan data tersebut apabila rusak atau hilang.
- Arsip adalah tempat penyimpanan data jangka panjang, biasanya digunakan untuk memenuhi persyaratan penyimpanan informasi dan standar kepatuhan.
Sebelum kami menjelaskan strategi terbaik untuk melindungi dan menyimpan data Anda, kami akan menjelaskan makna “pencadangan” dan “pengarsipan” secara lebih mendetail.
Apa sebenarnya makna dari “pencadangan”?
“Pencadangan” adalah pembuatan salinan (atau beberapa salinan) sumber data—seperti dokumen, file, folder, atau keseluruhan sistem—sehingga data ini dapat dipulihkan dan dipulihkan jika hilang, rusak, atau korup.
Hal yang penting adalah cadangan ada bersama dengan sumber daya utama. File atau folder asli tidak dihapus atau diganti oleh salinan cadangan tersebut.
Tujuan utama dari pencadangan adalah untuk membantu Anda mengembalikan berkas ke keadaan semula sebelum Anda kehilangan data.
Pencadangan dapat dilakukan secara manual menggunakan metode pencadangan lokal seperti dengan hard drive eksternal. Atau, solusi yang lebih cepat, aman, dan mudah adalah pencadangan awan otomatis.
Daripada menjadwalkan pencadangan secara rutin, layanan awan seperti Dropbox Backup akan otomatis mencadangkan file Anda ketika ada perubahan yang dilakukan terhadap data asli. Fitur ini sangat memudahkan Anda.
Waktu yang tepat untuk menggunakan cadangan
Pencadangan disarankan untuk file pribadi dan profesional, khususnya file yang tidak bisa digantikan jika hilang. Strategi pencadangan memberikan jaring pengaman yang berguna dan akan berperan penting dalam rencana pemulihan bencana.
Idealnya, Anda sebaiknya mencadangkan seluruh komputer. Namun, ada beberapa keadaan tertentu yang membuat pencadangan menjadi sangat membantu, yaitu:
- File yang direvisi secara rutin atau proyek kolaborasi yang mungkin perlu memulihkan file versi sebelumnya pada tanggal mendatang, seperti pengembangan web atau pengeditan video
- File yang dikerjakan pada beberapa perangkat, khususnya saat tertaut ke cadangan awan (bukan cadangan lokal)
- Ketika keamanan file sangat penting. Cadangan awan memberikan perlindungan terbaik dari kegagalan perangkat keras, aplikasi penipuan (ransomware), dan serangan siber
Jika Anda ingin mencadangkan file penting, foto, video, dan data lainnya, Dropbox menawarkan pencadangan file awan yang aman dan sederhana untuk menjaga semuanya tetap aman.
…dan apa yang Anda maksud dengan “arsip”?
Cadangan merupakan ruang yang lebih aktif untuk data yang sering diperbarui, sedangkan arsip dikhususkan untuk penyimpanan data jangka panjang.
Setelah file diarsipkan, Anda dapat menghapus file aslinya. Biasanya hanya data yang tidak perlu diakses secara rutin yang dikirim ke arsip, seperti kontrak lama yang berisi data sensitif dan catatan transaksi keuangan.
Arsip adalah tempat untuk menyimpan data historis, seperti dokumen dan berkas yang tidak Anda perlukan untuk pekerjaan sehari-hari.
Kapan menggunakan arsip
Arsip data digunakan untuk menyimpan file penting dalam jangka waktu lama. File-file ini tidak perlu sering diubah atau digunakan.
Anda dapat menggunakan arsip untuk data lama atau data yang belum digunakan baru-baru ini. Misalnya, saat Anda menandai suatu proyek sebagai selesai, data yang dibuat selama proyek tersebut dapat dikirim ke arsip, bukan ke sistem cadangan.
Ini akan mengosongkan ruang di sistem penyimpanan utama Anda tetapi juga memungkinkan Anda memulihkan data ini jika Anda membutuhkannya.
Singkatnya, arsip data memungkinkan Anda untuk:
- Menunjukkan kepatuhan terhadap kebijakan penyimpanan informasi dan peraturan kepatuhan
- Membuat catatan permanen dari komunikasi bisnis yang penting, seperti dokumen hukum dan korespondensi
- Akses data historis penting yang mungkin Anda perlukan untuk menyelesaikan perselisihan atau pertanyaan tentang operasi bisnis, kontrak, transaksi keuangan, dll.
Apa perbedaan antara cadangan dan arsip?
Pencadangan dan arsip keduanya menyediakan ruang untuk menyimpan data sehingga dapat dipulihkan di masa mendatang—dan hanya itu saja persamaannya.
Ada beberapa perbedaan antara pencadangan dan arsip, termasuk tujuan utama dan cara kerjanya.
Cadangan
- Cocok untuk penyimpanan jangka pendek dan panjang
- Direkomendasikan untuk file dan folder yang aktif, selalu berubah, dan diakses secara teratur
- Kecepatan penting untuk pencadangan cepat dan pemulihan data cepat
- Membuat beberapa salinan file untuk memastikan bahwa versi sebelumnya dapat dipulihkan jika perlu
- Digunakan untuk memulihkan data versi sebelumnya setelah file asli hilang, rusak, atau ditimpa
Arsip
- Hanya cocok untuk menyimpan data dalam jangka waktu lama
- Direkomendasikan untuk file dan folder yang perlu disimpan tetapi tidak perlu sering diakses
- Kecepatan tidak begitu penting
- Biasanya hanya menggunakan satu salinan file, yang tidak dapat diubah atau diganti setelah diarsipkan
- Digunakan untuk mengambil data yang belum diubah sejak disimpan di arsip pada awalnya
Lalu, apa yang sebaiknya Anda lakukan?
Tidak peduli seberapa kuat strategi pengelolaan berkas Anda saat ini, cara terbaik untuk melindungi berkas penting Anda adalah dengan memiliki solusi pencadangan dan arsip.
- Gunakan solusi pencadangan untuk data aktif terkini yang memerlukan perlindungan dari kehilangan secara tidak sengaja atau berbahaya, tetapi yang juga perlu diakses dan/atau dipulihkan dengan cepat
- Gunakan arsip Anda untuk menyimpan file-file yang penting bagi operasi bisnis dan kewajiban hukum Anda tanpa batas waktu, dan yang mudah diambil—tetapi tidak harus tersedia sepanjang waktu
Dengan memiliki keduanya, Anda akan memperoleh perlindungan paling kuat untuk berkas Anda.
Dropbox Backup menyediakan cara mudah untuk mengamankan keberlangsungan file Anda. File, folder, dan dokumen Anda akan aman di akun Dropbox. Anda dapat membukanya kapan pun dan di mana pun Anda membutuhkannya, bahkan hingga bertahun-tahun kemudian.
Dropbox Backup: Solusi pencadangan dan pengarsipan yang ideal
Dropbox Backup memudahkan Anda menyimpan file ke awan secara otomatis, sehingga Anda dapat memulihkannya dengan cepat, apa pun yang terjadi.
