Elbphilharmonie e Laeiszhalle semplificano la condivisione e le firme con Dropbox e Dropbox Sign

Sfondo

Nelle sale da concerto Elbphilharmonie e Laeiszhalle, due tra le istituzioni culturali più prestigiose di Amburgo, ogni serata è diversa dalla precedente. Con fino a cinque concerti al giorno, che spaziano da solisti di fama mondiale a ensemble emergenti, ogni evento porta con sé una nuova ondata di materiali: accordi con gli artisti, note di sala, contenuti marketing, rider tecnici e aggiornamenti dell’ultimo minuto.

I team passano da un progetto all’altro a tutta velocità. E con così tante variabili in gioco, mantenere la coerenza è un requisito imprescindibile.

La sfida: trovare un equilibrio tra facilità d’uso e sicurezza

Fin dal primo giorno, il team dell’Elbphilharmonie e della Laeiszhalle si è prefissato l’obiettivo di creare un sistema chiaro e ben organizzato per l’archiviazione e la condivisione delle risorse. Ma con così tante persone coinvolte, dal personale interno ai collaboratori freelance fino alle agenzie di design, era necessario trovare il giusto equilibrio. Una soluzione abbastanza semplice da poter essere utilizzata da chiunque, ma al contempo sufficientemente sicura e affidabile da proteggere l’integrità del marchio e le informazioni sensibili.

“Collaboriamo con un gruppo molto eterogeneo di partner esterni, molti dei quali provengono dal mondo creativo. Non hanno intenzione di dedicare tempo all’apprendimento di sistemi complessi”, afferma Melanie Kämpermann, responsabile del marketing, della comunicazione e delle vendite presso Elbphilharmonie e Laeiszhalle.

Ciò significava escludere qualsiasi soluzione troppo aziendale o complicata. Bisognava, inoltre, riflettere con attenzione sulle autorizzazioni: chi deve vedere cosa, come far circolare i file tra i team, come evitare confusione tra le versioni man mano che gli spettacoli si alternano, e come eliminare i ritardi dovuti alla creazione e firma manuale dei contratti con artisti, agenzie e partner in tutto il mondo.

La soluzione: una struttura adatta a tutti

Il team ha adottato Dropbox mentre l’Elbphilharmonie era ancora in fase di costruzione. Dropbox ha fornito supporto diretto all’implementazione, consentendo loro di diventare operativi in tempi rapidi. “Se qualcosa andava storto o sorgeva un dubbio, ricevevamo una risposta immediata. L’assistenza è stata rapida ed efficace. Ciò ha fatto davvero la differenza”, afferma Ingo Främbs, vicedirettore del reparto IT di Elbphilharmonie e Laeiszhalle. “Ad oggi contiamo 260 utenti Dropbox”.

Un altro fattore importante nella scelta di Dropbox è stata la sua facilità d‘uso per i partner creativi. “La struttura delle cartelle in Dropbox rispecchia quella a cui le persone sono abituate sui propri computer”, afferma Ingo Främbs. “La maggior parte dei nostri partner utilizza già Dropbox, quindi non c’è nulla da spiegare. Possono iniziare subito”.

Tra le due sale da concerto sono archiviati quasi 200 terabyte di contenuti in un sistema di cartelle strutturato conforme alle normative europee e tedesche in materia di protezione dei dati: si va dal materiale di marketing e dalle cartelle stampa ai contratti e ai file di produzione. “La sicurezza è stato il motivo principale per cui abbiamo scelto Dropbox. Il primo grande traguardo è arrivato quando Dropbox ha trasferito i suoi data center in Europa,” spiega Ingo Främbs.

Il personale condivide l’accesso con i partner esterni tramite semplici link, sia che si tratti di un singolo file che di un’intera cartella. E in caso di confusione, ad esempio se due persone modificano lo stesso file, la cronologia delle versioni aiuta il team a vedere esattamente quali modifiche sono state apportate e quando, in modo da poter risolvere rapidamente il problema e rimanere in linea con gli obiettivi.

Il team utilizza inoltre Dropbox Replay per gestire le revisioni video. Grazie a Sign, i contratti vengono firmati digitalmente e archiviati automaticamente nello stesso sistema, garantendo la tracciabilità di tutti i documenti e la loro archiviazione in un unico posto.

I risultati: chiarezza, flessibilità e controllo per un team dinamico

Grazie a una struttura delle cartelle chiara, i file sono facili da trovare. Invece di inviare allegati o setacciare le caselle di posta, tutti sanno dove cercare, quindi la collaborazione con i team esterni è fluida. Anche la condivisione è più sicura. I team possono concedere l’accesso a contenuti specifici senza rendere visibili altri file.

Anche la flessibilità della piattaforma è un vantaggio. Il personale può decidere quali documenti archiviare nel cloud e quali rendere disponibili offline per un facile accesso quando si lavora da remoto, si è in viaggio o ci si sposta tra diverse sedi. “Una volta conclusa una stagione concertistica, imposterò quelle cartelle come “solo online” per risparmiare spazio sul mio disco rigido locale”, spiega Melanie Kämpermann. “In questo modo, il mio dispositivo non si riempie di file e non rischia di esaurire lo spazio di archiviazione. Allo stesso tempo, però, anche quando lavoro offline, posso aprire i file importanti sul mio dispositivo, che sia a casa, in treno o durante un incontro con i nostri partner”.

Sign aiuta il personale a raccogliere rapidamente le firme di dirigenti, artisti e collaboratori, riducendo notevolmente gli scambi di email. In passato, i moduli dovevano essere stampati, firmati a mano, scansionati e, talvolta, inviati tramite posta interna, dove potevano facilmente andare persi. “Ora tutti i nostri documenti sono tracciabili”, afferma Ingo Främbs. “Non si perde nulla. Si sa sempre esattamente dove si trova un documento, chi l’ha firmato e chi no”.

Inoltre, Replay velocizza le revisioni video e semplifica la collaborazione. Grazie ai commenti specifici a livello di fotogramma, raccolti tutti sullo stesso file, è più facile fornire e comprendere il feedback, consentendo di completare le modifiche in meno tempo.

Grazie a Dropbox, il team di Elbphilharmonie e Laeiszhalle non ha dovuto sostenere ingenti investimenti in hardware, sistemi di raffreddamento o spazi dedicati, investimenti che la maggior parte delle istituzioni culturali non potrebbe permettersi. Per un team che gestisce centinaia di terabyte, Dropbox non si limita a semplificare la collaborazione: è anche una scelta economicamente vantaggiosa.