Sfondo

Heck è un centro unico d’élite che offre servizi completi di produzione, post-produzione, animazione e motion design di alta qualità. Con un team interamente remoto, il successo di ogni progetto dipende dalla velocità e dall’affidabilità delle piattaforme cloud.

Inizialmente, Heck utilizzava Google Drive per gestire i documenti e i file di produzione di grandi dimensioni. Tuttavia, con la crescita dell’azienda, è diventato chiaro che era necessaria una soluzione più completa.

La sfida: sbloccare il flusso di lavoro creativo

L’attrito con Drive era palpabile. Il caricamento e il download dei filmati grezzi si bloccavano regolarmente e migliaia di file si accumulavano nelle code.

“Stavamo trasferendo terabyte a settimana”, afferma Phillip Goodwin, fondatore e CEO di Heck. “Le cartelle risultavano sincronizzate anche quando non lo erano. Alcuni file sono andati persi e, se anche una sola cartella smetteva di funzionare, l’intero progetto si bloccava.”

Il team di Heck faceva ricorso a soluzioni alternative, come lavorare tramite browser o spedire fisicamente i filmati per aggirare i ritardi del cloud. Sebbene efficaci, queste soluzioni temporanee hanno portato al mancato rispetto delle scadenze e a momenti di confusione con i clienti e hanno aperto la porta a rischi per la sicurezza. 

Anche i cicli di revisione erano frammentati, richiedendo l’utilizzo di strumenti di terze parti che disconnettevano il feedback dai file di origine. Allo stesso tempo, l’enorme quantità di risorse rendeva la ricerca dei file una lunga caccia al tesoro.  

“Era un sistema complicato, fragile e abbiamo passato troppo tempo a cercare di far funzionare gli strumenti invece di realizzare video”, spiega Goodwin. “Quando non si riescono a trovare le cose velocemente, poi, i clienti iniziano a chiedersi se si è organizzati. Nel settore dei servizi creativi, questo incide sulla fiducia.”

La soluzione: un sistema unificato per l’ottimizzazione del flusso di lavoro da remoto

Goodwin aveva utilizzato correttamente Dropbox per anni come freelance. Sapeva che funzionava e si chiedeva se potesse essere esteso per risolvere i problemi di flusso di lavoro da remoto di Heck.

Dopo il primo progetto, è apparso chiaro che Dropbox possedeva la velocità e l’affidabilità di cui Heck aveva bisogno.

“Fin dal primo test, ha funzionato alla perfezione”, afferma Goodwin. “Abbiamo trasferito l’intera azienda e non ci siamo mai pentiti.”

Dopo il passaggio, tutto è andato a posto. Heck collabora con talenti in oltre 30 Paesi, spesso coinvolgendo decine di collaboratori per un singolo progetto. Gli strumenti di gestione delle autorizzazioni Dropbox garantiscono un onboarding sicuro e un accesso senza problemi ai file, indipendentemente dal luogo di lavoro delle persone.

Il team ha presto implementato un assistente basato sull’intelligenza artificiale, Dropbox Dash, per connettere tutte le proprie app come Slack, Gmail e Notion in un unico posto. Questo assistente ha fornito l’esperienza di ricerca unificata di cui avevano molto bisogno, un’esperienza integrata nell’intero flusso di lavoro creativo e nei calendari dei progetti.

“Con Dash, le ricerche richiedono pochi secondi”, afferma Goodwin. “Ho cercato «Golden Gate Bridge» e ho trovato immediatamente il file esatto che ci serviva tra migliaia di risultati. Dash ha capito cosa intendevo prima ancora che lo capissi io.”

Il team ha inoltre adottato hub intelligenti di condivisione dei contenuti chiamate Raccolte per creare moodboard, pitch deck e materiali di consegna. “È come avere un piano di lavoro creativo leggero integrato”, afferma Goodwin.

Per le revisioni, Heck ora utilizza Dropbox Replay. Questo strumento collaborativo di revisione e approvazione si collega direttamente alle cartelle Dropbox, consentendo al team di scambiare facilmente file con gli artisti e raccogliere senza problemi il feedback dei clienti. E poiché tutto è centralizzato, i team di Heck possono passare direttamente al ciclo di revisioni successivo, senza tempi di attesa.

I risultati: ampliamento a supporto del lavoro a livello mondiale

Una volta stabilizzati i processi, Heck ha potuto smettere di concentrasi sulla risoluzione dei problemi per focalizzarsi sulla crescita.

Dropbox ha dimostrato il suo valore durante una delle campagne più grandi e complesse mai realizzate da Heck: un progetto multivideo con oltre 300 contenuti finali da consegnare in 30 Paesi e 17 lingue. “Dropbox ha mantenuto tutti sincronizzati e orientati al cliente. È stato un evento importantissimo”, afferma Goodwin. Ha fornito il flusso di lavoro semplificato che Heck aveva sempre desiderato e, allo stesso tempo, offerto una migliore esperienza al cliente.

La cosa più importante è che Dropbox ha permesso al team di fare ciò che sa fare meglio: creare lavori che i clienti apprezzano. “Dropbox mantiene connesso, organizzato e veloce il nostro team che lavora da remoto”, afferma Goodwin. “Questo è tutto per noi.”