Soluzione: Dropbox Dash consente a Huish di effettuare ricerche in tutte le app connesse contemporaneamente

Con la ricerca universale di Dropbox Dash, Stan e i dipendenti possono ora ricercare le informazioni di cui hanno bisogno su tutte le piattaforme connesse di Huish (Dropbox, OneDrive, Outlook) da un’unica casella di ricerca.

“Possiamo cercare per nome, numero di conto, una parola nel corpo di un’email, insomma praticamente tutto, e trovare ciò di cui abbiamo bisogno tramite una ricerca Dash”, spiega Stan. “Dropbox Dash è il miglior strumento che io abbia mai visto per trovare i dati all’interno delle email”.

Rendere disponibili tutte le informazioni di Huish in questo modo ha avuto un profondo impatto sulla velocità con cui Stan può svolgere il suo lavoro. Prima di Dash, se Stan aveva lavorato su un file anni prima e non riusciva a ricordare esattamente su quale piattaforma era archiviato, doveva scorrere innumerevoli email e file system nella speranza di trovarlo. 

Ora, con un semplice nome o un numero di telefono, Stan può rapidamente recuperare un file di progetto in OneDrive, una conversazione in Outlook o un contratto da Dropbox. Inoltre, può filtrare in base alla piattaforma se ha già un’idea di dove possa trovarsi un documento.

“Dropbox Dash mi fa risparmiare tempo che diversamente passerei a setacciare milioni di cartelle su sistemi diversi”, afferma Stan.

L’uso do Dropbox Dash è stato ampliato anche a tutta l’organizzazione, permettendo ai team di ingegneria e contabilità di accelerare il loro modo di lavorare.

Quando il team di ingegneria di Huish crea diagrammi 3D per diversi tipi di attrezzature subacquee, ha bisogno di individuare numeri parte specifici. Utilizzando Dropbox Dash per effettuare ricerche in interi database, è possibile trovare esattamente ciò di cui si ha bisogno semplicemente tramite un nome o una parola, velocizzando notevolmente il lavoro.

Anche il team di contabilità di Huish sta riscontrando risultati simili. Con Dropbox Dash è possibile cercare i numeri di conto in tutte le informazioni aziendali per trovare le fatture da pagare, senza dover scorrere milioni di cartelle o email. “In precedenza, i dati del team di contabilità non erano molto organizzati, ma con Dropbox Dash è possibile raccogliere tutte le informazioni di cui il team ha bisogno, in modo da poter completare più attività in meno tempo”, afferma Stan.

Quando Stan valutò per la prima volta la possibilità di utilizzare Dropbox Dash, la sua preoccupazione principale era preservare la privacy e la sicurezza all’interno dell’organizzazione. Poiché Huish era già cliente Dropbox, Dash ha semplicemente applicato le stesse misure di sicurezza con controlli rigorosi. Se un dipendente non ha accesso a un file, ad esempio, quel file risulterà vuoto quando quell’utente effettuerà una ricerca tramite Dropbox Dash.

Sebbene Stan e il suo team utilizzino principalmente Dropbox Dash per cercare file, sfruttano anche la funzionalità di risposte basate sull’intelligenza artificiale per generare riepiloghi dei progetti. Per Stan, questi riepiloghi rappresentano un modo per risparmiare tempo quando ha bisogno di rinfrescarsi la memoria su vecchi progetti.

Il team di Huish utilizza anche la funzionalità di raccolta per raggruppare cartelle e link di siti da strumenti diversi in un unico posto, il che semplifica la condivisione di più file contemporaneamente quando si collabora su progetti.

Man mano che Stan e il suo team continuano a sviluppare l’infrastruttura organizzativa dell’azienda, incluso un Contact Center, lui è sicuro che Dropbox Dash renderà i dipendenti più efficienti e migliorerà le operazioni complessive. Stan afferma: “Dropbox Dash fa risparmiare a me e ai miei team fatica e tempo prezioso permettendoci di accedere alle informazioni in modo più facile e rapido. Rende il lavoro di tutti più semplice e produttivo”.

Risultati: Dropbox Dash fa risparmiare tempo e semplifica la ricerca delle informazioni per Huish 

Tempo di ricerca ridotto
Utilizzando la ricerca universale di Dash, Huish riesce a trovare documenti in tutte le sue app di archiviazione file e informative in pochi secondi, tramite un’unica interfaccia facile da usare.

Casi d’uso in tutta l’azienda
I team di Huish, dall’IT alla progettazione per arrivare fino alla contabilità, possono effettuare ricerche più rapidamente migliorando la loro efficienza ogni giorno.

Controlli di sicurezza e privacy a livello di Dropbox
Dropbox Dash mantiene gli stessi protocolli di sicurezza di Dropbox, così puoi avere la certezza che tutte le tue informazioni siano protette e accessibili solo alle persone giuste.