Seihou Kensetsu Co., Ltd. sta costruendo “cassetti” per la condivisione delle informazioni

La sfida: una documentazione incoerente costa tempo e denaro

La Seihou Kensetsu Co., Ltd. vanta una lunga esperienza nel settore edile nella città di Ise, nella prefettura di Mie, e in particolare in numerosi progetti di lavori pubblici. L’azienda sta sviluppando la propria attività nei due pilastri dell’ingegneria civile e dell’edilizia. Si occupa nello specifico di progetti di joint venture nel campo dell’ingegneria civile, con circa dieci progetti attivi in qualsiasi momento.

Facilitare lo scambio di documenti con i committenti e i subappaltatori dei lavori edili è essenziale per garantire il regolare svolgimento dei processi in cantiere. Tuttavia, in passato la Seihou Kensetsu ha dovuto affrontare alcune sfide legate a questo aspetto: nei cantieri di ingegneria civile e di costruzione viene redatto un documento denominato “registro delle riunioni di cantiere” che descrive in modo esaustivo le richieste del cliente, il lavoro da svolgere e le eventuali modifiche da apportare. Affinché i lavori possano procedere, ogni azienda e appaltatore coinvolto controlla il registro, quindi se è incompleto, i lavori verranno ritardati per eventuali conferme e correzioni, il che inciderà sul periodo di costruzione complessivo.

“L’incoerenza nella completezza dei registri delle riunioni di cantiere tra i dipendenti esperti e quelli più giovani era per noi fonte di preoccupazione. Dal momento che milioni o decine di milioni di yen vengono spesi sulla base di questo documento, è assolutamente necessario garantire che non ci siano dettagli mancanti o incompleti. Per evitare ritardi causati da rielaborazioni, era necessario standardizzare la documentazione a un livello elevato”, spiega Masaaki Nishiyama.

All’epoca, ogni responsabile dei registri delle riunioni di cantiere li creava e li archiviava sul proprio computer, e questo era un fattore che rendeva i registri troppo “personalizzati”. Ciò di cui l’azienda aveva bisogno era un modo per condividere i documenti precedenti in tutta l’azienda, in modo che i nuovi dipendenti potessero imparare a crearli e utilizzare gli esempi giusti. A tal fine, ha iniziato a valutare l’utilizzo di un sistema.

La soluzione: condividere la conoscenza collettiva su un’unica piattaforma

“È il dipartimento in loco che prende l’iniziativa di valutare e selezionare quali soluzioni IT utilizzare. Noi, il Dipartimento degli Affari Generali, abbiamo il compito di proporre soluzioni efficaci e di supportarne l’implementazione”, afferma Kazuyuki Nishiguchi. L’azienda ha utilizzato questo approccio nella sua indagine.

Nel determinare la soluzione, l’azienda ha immaginato dei “cassetti”: se i registri delle riunioni di cantiere passati vengono conservati in un cassetto, chiunque può liberamente estrarli per controllare il formato corretto ogni volta che lo desidera. L’idea era di poter trasformare il know-how aziendale esistente in un bene aziendale condiviso.

“Inoltre, quando i dipendenti più giovani preparano documenti, potrebbero sentirsi a disagio nel chiedere chiarimenti ai loro superiori sempre molto impegnati. Abbiamo pensato che i cassetti avrebbero eliminato tali preoccupazioni”, afferma Masaaki Nishiyama.

Fu allora che Masaaki Nishiyama venne a conoscenza di Dropbox da un partner IT e capì subito che Dropbox sarebbe stata la soluzione ideale non appena il partner glielo descrisse.

“Inizialmente non avevamo pensato di utilizzare lo spazio di archiviazione cloud, ma abbiamo ritenuto che il cloud, accessibile da qualsiasi luogo, fosse una buona soluzione per la nostra attività, poiché la maggior parte dei nostri dipendenti è in giro per cantieri. È comodo poter visualizzare i documenti sullo smartphone mentre si è in viaggio e caricare i documenti creati in ufficio”, spiega.

Un altro vantaggio del cloud è che ti consente di digitalizzare la tua attività. Ad esempio, in passato, i supervisori di cantiere dell’azienda stampavano i disegni e li portavano in cantiere. Ora, se tutti i file necessari vengono archiviati in una cartella Dropbox e consultati su tablet e smartphone, la quantità di materiale stampato può essere notevolmente ridotta. L’azienda riteneva che ciò avrebbe ridotto anche il carico di lavoro dei dipendenti.

“La soluzione è stata una decisione immediata, ma l’implementazione in loco ha richiesto del tempo. Questo perché abbiamo pensato che sarebbe stato troppo gravoso per i nostri dipendenti se fossimo passati improvvisamente a un nuovo sistema”, afferma Kazuyuki Nishiguchi.

Dopo aver distribuito gli account a tutti i dipendenti, il Dipartimento degli Affari Generali ha fornito supporto affinché ogni dipendente potesse acquisire familiarità con Dropbox con i propri tempi, indipendentemente dal fatto che volesse utilizzarlo completamente o solo parzialmente nel proprio lavoro.

I risultati: risparmio di tempo nella preparazione dei documenti e nella condivisione dei file

La Seihou Kensetsu ha creato cartelle su Dropbox per ogni sede, dove i dipendenti possono archiviare file come disegni e registri delle riunioni di cantiere. L’azienda non stabilisce privilegi di accesso rigidi. Ai dipendenti è invece consentito consultare i file in altre sedi di lavoro per aumentare l’efficacia di questi “cassetti”. Molti dei progetti di lavori pubblici che l’azienda gestisce sono appaltati da comuni ed enti governativi. Ciò significa che vi sono regole precise per tutti i documenti presentati. Sebbene la creazione di un registro delle riunioni di cantiere richieda un elevato livello di competenza, il numero di richieste e revisioni relative ai registri delle riunioni di cantiere è in calo da quando l’azienda ha iniziato a utilizzare Dropbox.

“Il risultato è che tutti, dai dipendenti più esperti a quelli più giovani, possono ora verificare il corretto stato dei documenti e preparare un registro delle riunioni di cantiere. È anche più facile chiedere a qualcun altro in azienda di apportare correzioni quando la persona responsabile non è immediatamente disponibile”, afferma Kazuyuki Nishiguchi.

Il lavoro di preparazione e revisione di materiali e documenti si è già ridotto a circa 10 ore al mese. L’azienda si sta inoltre muovendo verso la digitalizzazione. Con la diffusione di Dropbox all’interno dell’azienda, si è ridotto il numero di casi in cui i disegni e i registri delle riunioni di cantiere vengono stampati e portati in giro. Anche l’efficienza del lavoro è migliorata, poiché i file più recenti possono essere sempre controllati su un tablet.

“Un registro delle riunioni di cantiere è un file Word con 20-30 pagine e, in alcuni casi, in un singolo cantiere si tengono più di 200 riunioni. Anche i disegni e le immagini vengono acquisiti in loco, per cui la capacità del disco rigido dei nostri computer è diventata talvolta eccessiva e lenta, soprattutto nell’ultima metà del periodo di costruzione. L’adozione di Dropbox ha risolto anche questo problema”, aggiunge Masaaki Nishiyama. 

Anche la condivisione di file con persone esterne all’azienda è diventata più semplice. Questo perché è possibile creare una cartella condivisa esterna su Dropbox e consentire ad altre persone di accedervi. Ad esempio, in passato la comunicazione con i subappaltatori avveniva inviando allegati via email e richiedendo conferma. Ora le cartelle vengono utilizzate per semplificare il processo e per garantire che i dati più recenti possano sempre essere controllati. Inoltre, per ricevere un file creato da qualcuno, è sufficiente caricarlo in una cartella. 

Dall’utilizzo come cassetto pieno di know-how e conoscenze, all’uso come piattaforma di condivisione di file più versatile: Dropbox continuerà a supportare le attività dell’azienda.