エルプフィルハーモニーとライスハレは Dropbox と Dropbox Sign によって共有と署名を簡素化

背景情報

ハンブルクで最も権威ある文化施設であるエルプフィルハーモニーとライスハレに、2 つとして同じ夜はありません。世界的に有名なソリストから新進気鋭のアンサンブルまで、1 日最大 5 回のコンサートが開催されます。そうした公演ごとに、アーティスト契約書、プログラムノート、マーケティング資料、技術仕様書、直前の変更情報といった新たな資料も用意されます。

猛スピードで複数のプロジェクトが同時進行し、多くの要素が複雑に絡み合う状況では、チームの足並みを揃えることが絶対条件となります。

課題：使いやすさとセキュリティのバランス

最初にエルプフィルハーモニーとライスハレは、アセットを保管して共有できるように、適切に構造化されたクリーンなシステムの構築を目指しました。しかし、社内スタッフからフリーランスの協力者やデザイン会社まで、非常に多くの人が関わっていたため、適切なバランスが必要でした。誰でも簡単に使えるほどシンプルでありながら、ブランドの信頼性や機密情報を保護するのに十分なセキュリティと信頼性を備えたシステムです。

「私たちは多種多様な外部パートナーと共に働きますが、その多くはクリエイティブなバックグラウンドを持っており、複雑なシステムを学ぶことに時間を費やしたりはしません。」こう語るのは、エルプフィルハーモニーとライスハレのマーケティング、コミュニケーション、およびセールス部門の責任者であるメラニー・ケンパーマン氏です。

つまり、形式張っていたり、複雑すぎたりするものは認められません。権限についても慎重な検討が必要です。たとえば、誰が何にアクセスできるか、チーム間でファイルをどのようにやり取りするか、公演の入れ替えに伴うバージョンの混乱をどう防ぐか、そして世界中のアーティスト、代理店、パートナーとの契約書を手動で作成および署名することで生じる遅延をどのように解消するかなどです。

解決策：誰でも使える構造

Dropbox を採用したとき、エルプフィルハーモニーはまだ建設中の段階だったため、Dropbox は導入を直接サポートでき、それが迅速な運用開始につながりました。エルプフィルハーモニーとライスハレの IT 部門副責任者であるインゴ・フランブス氏はこう言います。「問題が発生したり、疑問点が生じたりしても、すぐに回答をもらえて、迅速かつ効率的なサポートを受けられました。おかげで本当に大きく変わりました。現在の Dropbox ユーザー数は 260 人になっています。」

Dropbox が選ばれたもう一つの重要な要因は、クリエイティブパートナーにとっての使いやすさです。フランブス氏はこう話します。「Dropbox のフォルダ構造は、個人のパソコンのフォルダ構造と近く、誰にとってもなじみやすいものです。当社のパートナーの大半はすでに Dropbox を使用しているので、説明の必要がありません。すぐにコラボレーションに加わってもらえます。」

2 つのコンサートホールでは、欧州およびドイツのデータ規制に準拠した構造化フォルダシステムに、マーケティング資料やプレスキットから契約書や制作ファイルまで、約 200 テラバイトものコンテンツを保存しています。「Dropbox を選んだ最大の理由はセキュリティです。最初の大きなマイルストーンは、Dropbox がデータセンターをヨーロッパに移転した時でした」とフランブス氏は説明します。

1 つのアセットであれフォルダ全体であれ、シンプルなリンクを使って外部パートナーとアクセス権を共有できます。また、2 人が同じファイルを編集するなど、混乱が生じた場合でも、バージョン履歴で変更の内容と日時を正確に把握できるため、迅速に問題を解決して作業を継続することができます。

動画レビューの管理に Dropbox Replay も使用されています。さらに、Sign によって、デジタル署名された契約書が同じシステムに自動的に保存されるため、すべての書類を追跡可能な状態で一元管理できます。

結果：スピーディーな対応に求められる明確さ、柔軟性、コントロールを実現

フォルダ構造が明確であれば、ファイルは簡単に見つかります。添付ファイルを送ったり、受信トレイを探し回ったりしなくても、どこを確認すべきか誰でもわかるので、チームメンバー以外ともスムーズに共同作業できます。さらに、共有の安全性も高まります。他の情報を一切公開することなく、特定のコンテンツへのアクセス権を付与できます。

プラットフォームの柔軟性も役立っています。どのドキュメントをクラウドで保管し、どのドキュメントをオフラインで利用可能にして、リモートワーク時や出張時、または複数の拠点を移動する際に簡単にアクセスできるようにするかを決定できます。ケンパーマン氏はこう説明します。「コンサート期間が終わったら、ローカルドライブの容量を節約するために、該当するフォルダを『オンラインのみ』に設定します。そうすれば、デバイス内がごちゃごちゃしたり、容量不足になったりすることはありません。この場合も、自宅や電車内、パートナーとの打ち合わせ中にオフラインで作業する際に、自分のデバイスで重要なファイルを開くことができます。」

Sign を使用すると、経営陣、アーティスト、協力者から署名を迅速に収集でき、やり取りの手間が大幅に軽減されます。以前は、書類を印刷して手書きで署名し、スキャンして、場合によっては社内メールで送る必要がありましたが、その過程で紛失してしまうことも少なくありませんでした。フランブス氏はこう語ります。「今では、すべてのドキュメントを追跡できるようになりました。紛失することもありません。ドキュメントがどこにあるのか、誰が署名済みで、誰が署名していないのかを常に正確に把握できます。」

Replay も、動画レビューをスピードアップして共同作業をシンプルにしてくれます。フレームごとのコメントがすべて同じファイルにまとめられるので、フィードバックの提供と確認が容易になり、編集する回数を減らすことができます。

Dropbox のおかげで、エルプフィルハーモニーとライスハレは、ほとんどの文化施設が捻出できないハードウェア、冷却システム、専用スペースなどへの大規模な投資を行う必要がありませんでした。数百テラバイトものデータを管理する場合、Dropbox は共同作業をシンプルにするだけではなく、経済的にも有意義であるということです。