株式会社はくばく

抱えていた課題：高まるオンプレミスの運用負荷全社システムのクラウド化を決断

「私たちは穀物の感動的価値を創造し、人々の健康と豊かな食生活を実現します」という企業理念のもと、大麦をはじめとする穀物のおいしさを追求するはくばく。近年は食物繊維を豊富に含む「もち麦」が大ヒットしたほか、富士吉田の新工場を拠点に、レトルト製品などの高付加価値商品の開発にも積極的に取り組んでいます。

そんな同社が直面していたのが、既存システムのインフラ老朽化の問題でした。長年、オンプレミスでシステム基盤を構築し、運用してきましたが、ハードウェアの老朽化とともに運用保守の負荷が増大。随時のメンテナンスや 5 年ごとのサーバー入れ替えが IT 部門の大きな負担になっていたのです。

「この状態で拡大するビジネスを支えていくのは困難でした。環境の変化に対応し、事業継続性を高めるため、全社システム基盤のクラウドシフトを進めることにしたのです」
と同社の山田 昌幸氏は語ります。

IT の新たなグランドデザインを策定し、会計システムをはじめとする基幹系システムのクラウド化を段階的に進行。同時に情報系システムの領域では、かねて利用してきた Google Workspace や、kintone、Chatwork、Zoom などの外部クラウドサービスの活用を促進することで、柔軟かつ俊敏性の高いシステム環境の実現を目指しました。

ソリューション：ファイルを共有しながら随時更新する業務スタイルに合った環境を実現

この流れのもと、オンプレミスで利用してきたファイルサーバーの移行先に選定したのが Dropbox Business（以下、Dropbox）でした。従来、同社では本社に設置した全社共通のファイルサーバーを、「部門用」「プロジェクト用」「全社用」という 3 つの領域に分けて利用してきました。ところが、コロナ禍で全社一斉にテレワークを開始したところ、ファイルサーバーアクセスのトラフィックが集中して VPN がパンク。VPN の同時接続数を増やして対応したものの、早晩、限界が来るのは明らかでした。この問題を回避するため、既存インフラの更改時期に合わせて、クラウドストレージに移行することを決めました。

「また当社では、サーバー上のファイルを社員同士が共有し、随時更新しながら業務を行うスタイルを主流としています。例えば生産現場では、社員が管理表や日報を日々更新して上長と共有しています。いくつかのソリューションを検討しましたが、今までと同じ使い方を得意としていたのが Dropbox でした」（山田氏） 

具体的には、指定した担当者間でコンテンツを自動的に共有できる「チームフォルダ」の機能を評価。Windows エクスプローラーと同じ感覚で操作できるため、ユーザーに余計な負担を与えることもないと考えました。

「ファイルのバージョン履歴をたどって巻き戻しもできるので、誰かが誤って削除してしまっても容易に戻せます。以前は、多くの手間と時間をかけてバックアップデータから IT 部門が復旧する必要がありましたが、ユーザー自ら復旧操作できる点は非常にありがたいと考えました」
と山田氏は付け加えます。

さらに、容量は無制限 ※ 1 なので、ビジネス拡大に伴ってファイルが増えていっても、部分的に削除したり機器を増設したりする必要はありません。これらの特長を総合的に評価し、導入を決めました。

結果： 最大 365 日前まで戻せる復元機能によってサイバー攻撃や誤消去のリスクを低減

Dropbox を導入して半年が経過した現在は、さまざまな効果が表れています。

「サーバーインフラの管理から解放され、肉体的、精神的にとても楽になりました。万一、機器の故障や災害が起これば、業務上の重要データが消し飛んでしまう危険性がありましたが、クラウド化によってそのような事業継続のリスクは大きく低減できています」
と山田氏は満足感を示します。

サイバー攻撃への備えも強化できています。最大 365 日前の状態にまでデータを巻き戻せる※2 ため、仮にランサムウェアによってファイルが暗号化されてしまっても、容易にその前の状態に戻すことができるからです。

「ランサムウェアの検知機能もあり、不審な動きがあれば管理者に通知が来ます。復元機能と合わせてこれも大きな安心感につながっています」（山田氏）。

加えて、2022 年 1 月の電子帳簿保存法改正を機に、同社では取引関連のデジタルデータの保管先としても Dropbox を活用することにしました。これまで紙で保管してきた納品書のファイルや、EDI 取引のデータを Dropbox 上に自動で保管することで、管理の負荷も低減しています。

「全文検索機能を使えば、目的のファイルをすぐ見つけることが可能です。可視性の確保を担保し、監査時の対応も、大きく効率化できると期待しています」と山田氏は述べます。

さらに今後は、まだ使っていない機能なども積極的に活用しながら、新たなビジネスの可能性を広げていく狙いです。特に注目しているのが、ファイルの転送・共有機能である「Dropbox Transfer」です。近年は、メール添付ファイルに起因する情報漏えいのリスクが指摘されていますが、この機能を使えば、ファイルは Dropbox 上に置いたまま URL を送って大容量のファイルを転送できます。ダウンロード可能な期間やパスワードの設定のほか、ダウンロードの通知を受け取ることができるため、万一、誤送信してしまった場合もすぐに共有を停止して影響範囲を最小限にすることが可能です。

「現在は、YouTube での情報発信やタブレットデバイスを使った店頭 POP など、動画を活用するシーンが増えています。動画ファイルのような大容量ファイルをセキュアに受け渡しできる機能として少しずつ使いはじめていますが、今後はより積極的に利用したいですね」（山田氏）

すでにさまざまなクラウドサービスを活用している同社では、それらのサービスと Dropbox の連携にも期待しています。作成したデータやファイルを自動で格納し、共有できる仕組みが実現できれば、より一層の業務効率化や働き方改革も推進できるでしょう。業務に欠かせないファイルの保管・共有基盤、そして人の連携やつながりを強化するための基盤として。今後も Dropbox が、はくばくのビジネス成長を支えていくことでしょう。

※1 Advanced プランでは必要に応じて無制限に容量追加が可能
※2 Standard プランは 180 日、Advanced プランは 365 日前までバージョン履歴の保存・復元が可能