Huish Outdoors、Dropbox Dash でドキュメントの検索時間を節約
Huish の多数のツールに散らばったファイルやドキュメントの検索には何時間もかかっていました。Huish のチームは現在 Dropbox Dash を使用して、接続されているすべてのアプリにわたって単一の用語や数字で検索し、何時間も節約しています。
「Dropbox Dash を使用すると、さまざまなシステムにある何百万ものフォルダを調べるのにかかる時間を節約できます」
使用製品
Dropbox、Dash
業界
製造業
規模
250～999 人
場所
ユタ州、ソルトレイクシティ
課題：断片化した情報が Huish の業務スピードを低減
Huish Outdoors の IT 責任者であるスタンレー・ファーガソン氏は、自身の IT キャリアにおいて世界最大規模の企業数社で勤務してきました。その経験が、次の重要なインサイトへと彼を導いています。ファイルが整理されていないことは、現代の大半の企業に広くはびこる困難となっているのです。
この課題は、ダイビング用品の製造に特化した国際企業の Huish において特に明白でした。「250 名の従業員がイタリア、ベトナム、カナダ、米国に散らばっており、データの保存と整理に対して全員が独自のアプローチをとっていたため、めちゃくちゃになっていたのです」とファーガソン氏は説明します。
しかも、従業員がさまざまな方法で情報を保存していただけでなく、保存先のツールは SharePoint、One Drive、Outlook、Dropbox などさまざまなツールにわたっていました。この断片化のため、従業員は探している正確な情報を見つけるために、ときには何時間もかけて各ツールを個別に検索しなければなりませんでした。
Huish Outdoors は、情報検索によって重要なビジネスタスクに遅れが生じることのないように、従業員が必要な情報を必要なときに見つけるためのさらに優れた方法を求めていました。
1 つの選択肢は、Huish のすべての情報を単一のストレージ ツールに移行することでしたが、それには時間のかかるデータ移行と、新しいツールとプロセスに関するスタッフの再トレーニングが必要でした。
しかしその後、ファーガソン氏は Dropbox Dash を発見したのです。
「Dropbox Dash は、より迅速かつ簡単な方法で情報にアクセスできるようにすることで、私とチームの貴重な時間と労力を節約してくれます。IT チームからエンジニアリング チーム、経理チームまで、全員の仕事がより簡単かつ生産的になっているのです」
ソリューション：接続したすべてのアプリを Huish が一括検索できるよう Dropbox Dash で支援
ファーガソン氏と従業員らは現在、Dropbox Dash のユニバーサル検索を使用して、単一の検索ボックスから Dropbox や OneDrive、Outlook など、Huish の接続されたすべてのプラットフォーム全体で必要な情報を検索できます。
「名前、口座番号、メール本文の 1 単語など、ほぼ何でも検索でき、Dash の検索から必要なものをすべて見つけることができます」とファーガソン氏は説明します。「Dropbox Dash はメール内のデータを見つけるのにこれまで見た中で最高のツールです」
この方法で Huish のすべての情報を利用可能にしたことで、ファーガソン氏が仕事を行う速度に大きな影響が現れました。Dash 導入前は、ファーガソン氏が何年も前のファイルで作業するときに、どのプラットフォームにファイルを保存したか正確に思い出せなかった場合、見つかることを願いつつ数えきれないほどのメールやファイル システムをスクロールするしかありませんでした。
今では名前や電話番号だけで、ファーガソン氏はすぐに OneDrive や Outlook の会話、Dropbox の契約書からプロジェクト ファイルを抜き出すことができます。さらに、ドキュメントがどこにあるのかすでにわかっている場合はプラットフォームでフィルターをかけることも可能です。
「Dropbox Dash を使用すると、さまざまなシステムにある何百万ものフォルダを調べるのにかかる時間を節約できます」とファーガソン氏は述べます。
また、Dropbox Dash は組織全体で利用されており、エンジニアリング チームと経理チームの双方で作業のスピードが向上しています。
Huish のエンジニアリング チームは、さまざまな種類のダイビング用品の 3D 図面を作成する際に特定の部品番号を見つける必要があります。Dropbox Dash を使用してデータベース全体を検索することで、名前や単語だけで必要な番号を正確に見つけやすくなり、作業速度が大幅に向上しています。
Huish の経理チームも同様の結果を得ています。Dropbox Dash を使用すると、口座番号に関するすべての組織情報を検索し、支払いが必要な請求書を見つけることができます。何百万ものフォルダやメールをソートする必要はありません。「以前は、経理チームのデータはあまり整理されていませんでしたが、Dropbox Dash のおかげで必要な情報をすべて 1 か所に集めることができ、より短時間でより多くの仕事をこなせるようになりました」とファーガソン氏は語ります。
ファーガソン氏が初めて Dropbox Dash を検討した際に最も重視していたのは、組織全体でプライバシーとセキュリティを維持することでした。Huish はすでに Dropbox を利用していたため、厳格なコントロールのある同じ保護を Dash にもシンプルに適用することができました。たとえば、ある従業員にファイルへのアクセス権がない場合、Dropbox Dash で検索するとそのファイルは空白になります。
ファーガソン氏と同氏のチームは主にファイルを検索するために Dropbox Dash を使用していますが、プロジェクトの要約を生成するために AI 回答機能も使用しています。こうした要約は、同氏が古いプロジェクトを更新する必要があるときに時間を節約するのに役立ちます。
Huish のチームはスタック機能も使用してさまざまなツールからのフォルダとサイト リンクを 1 か所でグループ化しており、プロジェクトで共同作業をする際の複数ファイルの一括共有がしやすくなっています。
ファーガソン氏と同氏のチームは、コンタクト センターなど Huish の組織インフラの構築を続けており、同氏は Dropbox Dash によって従業員の効率が向上し、全体的なオペレーションが強化されることを確信しています。同氏は次のように述べています。「Dropbox Dash は、より迅速かつ簡単な方法で情報にアクセスできるようにすることで、私とチームの貴重な時間と労力を節約してくれます。全員の仕事がより簡単かつ生産的になっているのです」
結果：Dropbox Dash によって Huish の時間が節約され、情報が簡素化
検索時間の削減
Dash のユニバーサル検索を使用して、Huish はすべてのファイル ストレージと情報アプリにわたって単一の使いやすいインターフェースからドキュメントを数秒で見つけています。
事業全体の使用事例
IT チームからエンジニアリング チーム、経理チームまで、Huish の事業チームは日常業務の中でより速く検索するための応用法を見つけています。
Dropbox レベルのセキュリティとプライバシー コントロール
Dropbox Dash では Dropbox と同じセキュリティ プロトコルが維持されるため、すべての情報が保護され、適切な当事者しか利用できないことに安心できます。
「Dropbox Dash はメール内のデータを見つけるのにこれまで見た中で最高のツールです」
スタンレー・ファーガソン氏Huish Outdoors、IT 責任者