엘브필 하모니와 라이스할레는 드롭박스와 드롭박스 사인을 통해 공유 및 서명을 간소화했습니다.

배경

함부르크에서 가장 권위 있는 문화 기관인 엘브필하모니와 라이스할레에서는 매일 밤 다른 공연이 펼쳐집니다. 세계적으로 유명한 솔리스트부터 신예 앙상블까지 다양한 아티스트가 출연하는 하루 최대 5회의 콘서트가 열리는 만큼, 각 공연마다 아티스트 계약서, 프로그램 해설, 마케팅 자료, 기술 요구 사항, 그리고 막바지 업데이트 등 새로운 자료들이 쏟아져 들어옵니다.

팀들은 전속력으로 여러 프로젝트를 넘나듭니다. 이처럼 복잡한 상황에서는 일관성을 유지하는 것이 필수적입니다.

과제: 사용 편의성과 보안의 균형 유지

엘브필하모니와 라이스할레 팀은 처음부터 자산을 저장하고 공유하기 위한 깔끔하고 체계적인 시스템을 구축하는 것을 목표로 삼았습니다. 하지만 사내 직원부터 프리랜서 협력자, 디자인 에이전시에 이르기까지 많은 사람들이 참여했기 때문에 적절한 균형을 맞춰야 했습니다. 누구나 쉽게 사용할 수 있으면서도 브랜드 이미지와 민감한 정보를 보호할 만큼 안전하고 신뢰할 수 있습니다.

"저희는 매우 다양한 외부 파트너들과 협력하고 있으며, 그중 상당수는 창의적인 배경을 가지고 있습니다." "그들은 복잡한 시스템을 배우는 데 시간을 쏟지 않을 겁니다."라고 엘브필하모니와 라이스할레의 마케팅, 커뮤니케이션 및 영업 책임자인 멜라니 캠퍼만은 말합니다.

이는 지나치게 기업적이거나 복잡한 것은 모두 배제한다는 의미였습니다. 또한 권한에 대해 신중하게 고려해야 했습니다. 누가 무엇을 볼 수 있어야 하는지, 팀 간에 파일을 어떻게 전달해야 하는지, 프로그램이 바뀌면서 버전 혼란을 어떻게 방지해야 하는지, 그리고 전 세계 아티스트, 에이전시 및 파트너와 수동으로 계약을 작성하고 서명하는 데서 발생하는 지연을 어떻게 없애야 하는지 등을 고민해야 했습니다.

해결책: 모두에게 효과적인 구조

엘브필하모니 건설이 진행 중이던 당시, 해당 팀은 드롭박스를 도입했으며, 드롭박스는 신속한 운영을 위해 직접적인 지원을 제공했습니다. "문제가 발생하거나 질문이 생기면 즉시 답변을 얻을 수 있었습니다." 지원은 신속하고 효과적이었습니다. "그게 정말 큰 차이를 만들어냈어요."라고 엘브필하모니와 라이스할레의 IT 부책임자인 잉고 프렘브스는 말합니다. "현재 Dropbox 사용자는 260명입니다."

Dropbox를 선택하는 데 있어 또 다른 중요한 요소는 창작 파트너들이 사용하기 쉽다는 점이었습니다. 프램스는 "드롭박스의 폴더 구조는 사람들이 자신의 컴퓨터에서 익숙한 구조와 동일합니다."라고 말합니다. "저희 파트너 대부분이 이미 Dropbox를 사용하고 있어서 따로 설명할 필요가 없습니다." 그들은 바로 뛰어들 수 있습니다.

두 콘서트홀 사이에는 마케팅 자료와 보도 자료부터 계약서와 제작 파일에 이르기까지 거의 200테라바이트에 달하는 콘텐츠가 유럽 및 독일 데이터 규정을 준수하는 구조화된 폴더 시스템에 저장되어 있습니다. "보안이 우리가 Dropbox를 선택한 가장 큰 이유였습니다." 프렘스는 "첫 번째 큰 이정표는 드롭박스가 데이터 센터를 유럽으로 이전한 것이었습니다."라고 설명합니다.

직원들은 단일 자료든 전체 폴더든 상관없이 간단한 링크를 통해 외부 파트너와 액세스 권한을 공유할 수 있습니다. 만약 두 사람이 같은 파일을 편집하는 것처럼 혼란스러운 상황이 발생하면, 버전 기록을 통해 팀은 정확히 무엇이 언제 변경되었는지 확인할 수 있으므로 신속하게 문제를 해결하고 계획대로 진행할 수 있습니다.

팀에서는 영상 리뷰 관리를 위해 Dropbox Replay도 사용합니다. Sign을 사용하면 계약서에 디지털 방식으로 서명하고 동일 시스템에 자동으로 저장하여 모든 정보를 추적 가능하고 한 곳에 보관할 수 있습니다.

결과: 빠르게 변화하는 팀을 위한 명확성, 유연성 및 통제력 확보

폴더 구조가 명확하면 파일을 쉽게 찾을 수 있습니다. 첨부 파일을 보내거나 받은 편지함을 뒤지는 대신, 모두가 어디를 봐야 하는지 알고 있으므로 외부 팀과의 협업이 원활합니다. 공유가 더 안전하기도 합니다. 팀은 다른 콘텐츠는 노출하지 않고 특정 콘텐츠에 대한 액세스 권한만 부여할 수 있습니다.

플랫폼의 유연성 또한 도움이 됩니다. 직원들은 원격 근무, 출장 또는 장소 이동 시 쉽게 접근할 수 있도록 어떤 문서를 클라우드에 보관하고 어떤 문서를 오프라인에서 사용할지 결정할 수 있습니다. "한 시즌의 콘서트가 끝나면 로컬 드라이브 공간을 절약하기 위해 해당 폴더들을 '온라인 전용'으로 설정합니다."라고 켐퍼만은 설명합니다. "이렇게 하면 기기가 복잡해지거나 저장 공간이 부족해지는 일이 없어요." 하지만 동시에, 오프라인으로 작업할 때에도 집에서든, 기차 안에서든, 파트너와 회의 중이든 상관없이 기기에서 중요한 파일을 열어볼 수 있습니다."

Sign은 직원들이 경영진, 예술가 및 협력자로부터 서명을 신속하게, 그리고 훨씬 적은 주고받기 방식으로 수집할 수 있도록 도와줍니다. 이전에는 서류를 인쇄하고, 수기로 서명하고, 스캔한 다음, 때로는 내부 우편으로 보내야 했는데, 이 과정에서 분실되는 경우가 흔했습니다. 프람스는 "이제 모든 문서를 추적할 수 있게 되었습니다."라고 말합니다. "잃어버리는 것은 아무것도 없습니다." 문서가 어디에 있는지, 누가 서명했는지, 누가 서명하지 않았는지 항상 정확히 알 수 있습니다."

리플레이는 또한 비디오 검토 속도를 높이고 협업을 간소화합니다. 프레임별 주석이 모두 같은 파일에 있으므로 피드백을 제공하고 이해하기가 더 쉬워져 편집 작업이 더 적은 횟수로 완료됩니다.

드롭박스 덕분에 엘브필하모니와 라이스할레 팀은 하드웨어, 냉각 시스템 또는 전용 공간에 대한 대규모 투자가 필요하지 않았습니다. 이는 대부분의 문화 기관이 감당할 수 없는 투자였습니다. 수백 테라바이트의 데이터를 관리하는 팀에게 Dropbox는 단순히 협업을 간소화하는 것 이상의 의미를 지닙니다. 재정적으로 이득입니다.