Dropbox Dash를 사용하여 문서 검색에 걸리는 시간을 절약하는 Huish Outdoors
Huish의 경우 여러 도구에 파일과 문서가 분산되어 있어 이를 검색하는 데 시간이 많이 걸렸습니다. Huish 팀은 Dropbox Dash를 사용해 연결된 모든 앱에서 하나의 용어나 숫자로 검색을 함으로써 시간을 절약합니다.
"Dropbox Dash 덕분에 시간을 절약할 수 있습니다. Dropbox Dash가 아니었다면 여러 시스템에서 수백만 개의 폴더를 찾아보는 데 시간을 썼을 거예요."
사용된 제품
Dropbox, Dash
산업
제조
규모
250~999명
위치
미국 유타주 솔트레이크시티
도전 과제: 분산된 정보로 인한 업무 속도 저하
Huish Outdoors의 IT 책임자 Stan Ferguson은 IT 분야 경력을 쌓으며 전 세계의 몇몇 대기업과 협업했으며, 그러한 경험을 통해 오늘날 대부분의 기업에 파일이 체계적으로 정리되지 않는 문제가 흔하다는 중요한 인사이트를 얻었습니다.
이런 문제는 세계적인 다이빙 장비 전문 제조 기업인 Huish에서 분명히 나타났습니다. "250명의 직원이 이탈리아, 베트남, 캐나다, 미국에 걸쳐 근무하고 있고, 데이터를 저장하고 관리하는 방식이 제각각이니 정리가 안 될 수 있죠."라고 Stan을 설명합니다.
게다가 직원들은 각기 다른 방식으로 정보를 저장할 뿐만 아니라 SharePoint, One Drive, Outlook, Dropbox 등 다양한 도구에 정보를 저장하고 있었습니다. 이처럼 분산화된 정보로 인해 직원들은 원하는 정확한 정보를 찾기 위해 때로는 수 시간에 걸쳐 각 도구에서 개별적으로 검색을 해야 했습니다.
Huish Outdoors는 정보 검색으로 인해 더 중요한 비즈니스 업무 속도가 저하되지 않도록 직원들이 필요로 할 때 필요한 정보를 보여줄 수 있는 효과적인 방법을 찾고자 했습니다.
한 가지 방법은 Huish의 정보를 하나의 스토리지 도구로 이전하는 것이었습니다. 하지만 이 경우 데이터를 이전하는 데 시간이 많이 들고 직원들에게 새로운 도구와 프로세스에 대해 다시 교육을 해야 했습니다.
그러던 중에 Stan은 Dropbox Dash를 알게 됐습니다.
"Dropbox Dash 덕분에 저와 팀원들은 정보를 더 빠르고 쉽게 이용할 수 있어 귀중한 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. IT에서 엔지니어링, 회계에 이르기까지 모든 직원들의 업무가 쉬워지고 생산성이 높아지죠."
솔루션: Dropbox Dash를 통해 연결된 모든 앱에서 한번에 검색할 수 있게 된 Huish
이제 Stan과 직원들은 Dropbox Dash 통합 검색을 사용하여 Dropbox, OneDrive, Outlook 등 Huish의 연결된 모든 플랫폼에서 하나의 검색창을 통해 필요한 정보를 검색할 수 있습니다.
Stan은 이름, 계좌번호, 이메일 본문에 있는 단어 등 거의 모든 것을 사용하여 검색하고 Dash 검색에서 필요한 모든 정보를 찾을 수 있다고 설명하며 "Dropbox Dash는 지금까지 본 도구 중 이메일에 있는 데이터를 찾는 데 가장 좋은 도구"라고 덧붙였습니다.
Huish의 모든 정보를 이렇게 사용할 수 있게 되자 Stan의 업무 수행 속도에 엄청난 변화가 생겼습니다. Dash를 도입하기 전에는 몇 년 전 파일에 대한 작업을 할 때 파일을 저장한 플랫폼을 정확히 모르면 파일을 찾기 위해 무수히 많은 이메일과 파일 시스템을 스크롤해야 했습니다.
이제 Stan은 이름이나 전화번호만 있으면 빠르게 OneDrive의 프로젝트 파일이나 Outlook의 대화, Dropbox의 계약서를 가져올 수 있습니다. 또한 문서 위치를 이미 알고 있는 경우 플랫폼별로 필터링을 할 수도 있습니다.
"Dropbox Dash 덕분에 시간을 절약할 수 있습니다. Dropbox Dash가 아니었다면 여러 시스템에서 수백만 개의 폴더를 찾아보는 데 시간을 썼을 거예요."라고 Stan은 말합니다.
Dropbox Dash를 통해 엔지니어링팀과 회계팀의 업무 방식에 속도가 붙으며 조직도 확장되었습니다.
Huish의 엔지니어링팀은 다양한 유형의 다이빙 장비에 대한 3D 다이어그램을 만들 때 특정 부품 번호를 찾아야 합니다. 이때 Dropbox Dash를 사용하여 전체 데이터베이스를 검색하면 이름이나 단어만으로 필요한 정보를 정확하게 찾을 수 있으므로 업무 속도를 크게 높일 수 있습니다.
Huish의 회계팀도 비슷한 성과를 내고 있습니다. 회계팀은 Dropbox Dash를 사용하여 수백만 개의 폴더나 이메일을 정렬하지 않고 계좌번호에 대한 조직의 모든 정보를 검색하여 지불해야 할 송장을 찾을 수 있습니다. "전에는 회계팀의 데이터가 잘 정리되어 있지 않았어요. 하지만 Dropbox Dash를 통해 필요한 정보를 한데 모을 수 있으니 더 적은 시간으로 더 많은 일을 할 수 있죠."라고 Stan은 말합니다.
Stan이 처음 Dropbox Dash 도입을 고려할 때 했던 가장 큰 걱정은 조직 전체에서 개인정보 보호와 보안을 유지하는 것이었습니다. Huish는 이미 Dropbox의 고객이었기 때문에 Dash에서는 간단히 엄격한 관리와 함께 동일한 보호 조치를 적용했습니다. 예를 들면, 직원에게 파일에 대한 액세스 권한이 없으면 Dropbox Dash를 통해 검색할 때 빈 파일이 표시됩니다.
Stan과 팀원들은 파일 검색에 주로 Dropbox Dash를 사용하지만 프로젝트에 대한 요약을 생성하기 위해 AI 답변 기능도 사용합니다. Stan에게 있어 이러한 요약은 기존 프로젝트에 대해 환기가 필요할 때 시간을 절약해 주는 기능입니다.
Huish 팀은 또한 Stacks 기능을 사용하여 여러 도구의 폴더와 사이트 링크를 한곳에 그룹화하며, 이를 통해 프로젝트에서 협업할 때 한 번에 여러 개의 파일을 손쉽게 공유할 수 있습니다.
Stan과 그의 팀원들이 계속해서 문의 센터를 비롯해 회사의 조직 인프라를 구축하고 있는 상황에서 그는 Dropbox Dash를 통해 직원들의 효율성을 증대하고 전반적인 운영을 강화할 수 있다고 확신합니다. Stan은 이렇게 말합니다. "Dropbox Dash 덕분에 저와 팀원들은 정보를 더 빠르고 쉽게 이용할 수 있어 귀중한 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 모든 직원들의 업무가 쉬워지고 생산성이 높아지죠."
결과: Dropbox Dash를 통한 Huish의 시간 절약 및 정보 간소화
검색 시간 단축
Huish는 Dash 통합 검색을 통해 사용이 간편한 단일 인터페이스에서 모든 파일 저장 및 정보 앱의 문서를 몇 초 만에 찾습니다.
전사적인 사용 사례
IT에서 엔지니어링, 회계에 이르기까지 Huish 업무팀은 일상적인 업무에서 빠른 검색을 위한 앱을 찾습니다.
Dropbox 수준의 보안 및 개인정보 보호 관리
Dropbox Dash는 Dropbox와 동일한 보안 프로토콜을 유지하므로 모든 정보가 안전하게 보호되며 당사자만 사용할 수 있습니다.
"Dropbox Dash는 지금까지 본 도구 중 이메일에 있는 데이터를 찾는 데 가장 좋은 도구입니다."
Stan FergusonHuish Outdoors IT 책임자