세이호켄세츠 주식회사는 정보공유를 위한 '서랍'을 구축하고 있습니다.

과제: 일관되지 않은 문서화로 인해 시간과 비용이 낭비됩니다.

세이호켄세츠 주식회사는 미에현 이세시에서 다수의 공공사업을 포함하여 건설사업 분야에서 오랜 실적을 보유하고 있습니다. 이 회사는 토목공학과 건설이라는 두 가지 주요 분야에서 사업을 발전시키고 있습니다. 그들은 특히 토목공학 분야의 합작 프로젝트에 능숙하며, 언제나 약 10개의 프로젝트를 진행하고 있습니다.

건설 고객 및 하청업체와의 문서 교환을 원활하게 하는 것은 현장 프로세스가 원활하게 진행되는 데 필수적입니다. 그러나 세이호켄세츠는 과거에 이와 관련하여 몇 가지 어려움에 직면했습니다. 토목 및 건설 현장에서는 '공사 회의록'이라는 문서를 작성합니다. 여기에는 고객의 요청, 수행해야 할 작업, 변경해야 할 사항 등이 포괄적으로 설명되어 있습니다. 작업을 진행하기 위해서는 관련된 모든 회사와 계약자가 공사대장을 확인해야 하므로, 공사가 완료되지 않은 경우 확인 및 수정을 위해 작업이 지연되고, 이는 전체 공사 기간에 영향을 미칩니다.

경험이 풍부한 직원과 경력이 짧은 직원 간에 건설 회의록의 완전성이 일치하지 않는 것은 우리에게 우려의 원인이 되었습니다. 이 문서에 따라 수백만 엔, 수천만 엔이 지출되므로, 누락되거나 불완전한 세부 정보가 없는지 확인하는 것이 절대적으로 필수적입니다. 재작업으로 인한 지연을 방지하기 위해 우리는 높은 수준에서 문서를 표준화할 필요가 있었습니다."라고 니시야마 마사아키 씨는 설명합니다.

당시 건설회의록을 담당하는 사람들은 각자 자신의 컴퓨터에서 직접 만들어 보관하고 있었는데, 이것이 회의록을 너무 '개인화'시키는 요인이었습니다. 그들에게 필요한 것은 회사 전체에서 과거 문서를 공유하여 새로운 직원이 문서를 만드는 방법과 올바른 예를 사용하는 방법을 배울 수 있는 방법이었습니다. 이를 염두에 두고 회사는 시스템을 고려하기 시작했습니다.

솔루션: 하나의 플랫폼에서 집단 지식 공유

“현장 부서는 어떤 IT 솔루션을 활용할지 고려하고 선택하는 데 주도권을 갖습니다. "저희 총무부는 효과적인 솔루션을 제안하고 그 실행을 지원하는 일을 담당하고 있습니다."라고 니시구치 카즈유키 씨는 말했습니다. 해당 회사는 조사에 이러한 접근 방식을 사용했습니다.

회사는 솔루션을 결정할 때 "서랍"을 구상했습니다. 과거 건설 회의록을 서랍에 보관해 두면, 누구나 원할 때마다 자유롭게 꺼내어 올바른 형식을 확인할 수 있습니다. 그들은 회사의 기존 노하우를 공유 회사 자산으로 전환할 수 있다고 생각했습니다.

또한, 후배 직원이 서류를 준비할 때 바쁜 선배에게 설명을 요구하는 것이 불편할 수도 있습니다. 니시야마 씨는 "서랍이 있으면 그런 걱정이 사라질 거라고 생각했습니다."라고 말했습니다.

그때 그는 IT 파트너로부터 Dropbox에 대해 알게 되었습니다. 니시야마 씨는 이 파트너가 Dropbox에 대해 설명하자마자 Dropbox가 자사에 적합할 것이라는 걸 알았습니다.

"처음에는 클라우드 스토리지를 사용할 생각을 하지 않았습니다. 하지만 대부분의 직원이 현장에 나가 있기 때문에 어디서나 접속할 수 있는 클라우드가 우리 사업에 적합하다고 생각했습니다. 니시야마 씨는 “이동 중에도 스마트폰으로 문서를 볼 수 있고, 현장 사무실에서 작성한 문서를 업로드할 수 있어 편리합니다.”라고 설명했습니다.

클라우드의 또 다른 장점은 업무에서 서류 작업을 없애는 것입니다. 예를 들어, 과거에는 회사의 현장 관리자가 도면을 인쇄하여 작업 현장으로 가져왔습니다. 이제 필요한 모든 파일을 Dropbox 폴더에 저장하고 태블릿이나 스마트폰에서 확인한다면 인쇄 자료의 양을 크게 줄일 수 있습니다. 회사 측은 이를 통해 직원들의 부담도 줄어들 것으로 기대했습니다.

"해결책은 즉각적으로 결정되었지만, 현장에서 구현하는 데는 시간이 좀 걸렸습니다. 니시구치 씨는 "갑자기 새로운 시스템으로 전환하면 직원들에게 너무 큰 부담이 될 것이라고 생각했기 때문"이라고 말했다.

모든 직원에게 계정을 배포한 후, 총무부에서는 각 직원이 업무에 Dropbox를 완전히 사용하든 부분적으로만 사용하든, 각자의 속도에 맞춰 Dropbox에 익숙해질 수 있도록 지원을 제공했습니다.

결과: 문서 준비 및 파일 공유에 소요되는 시간 절약

세이호켄세츠는 각 현장에 Dropbox 폴더를 만들어 직원들이 도면이나 건설 회의록 등의 파일을 저장할 수 있도록 했습니다. 회사에서는 엄격한 접근 권한을 설정하지 않습니다. 대신 직원들은 다른 작업 현장에서 파일을 확인하여 이러한 "서랍"의 효율성을 높일 수 있습니다. 회사가 처리하는 공공 사업 프로젝트 중 상당수는 지방 자치 단체와 정부 기관과 계약을 맺고 있습니다. 즉, 제출된 모든 서류에 대해 엄격한 규칙이 적용된다는 뜻입니다. 건설 회의록을 만드는 데는 높은 수준의 기술이 필요하지만, 회사에서 Dropbox를 사용하기 시작한 이후 건설 회의록과 관련된 문의 및 수정 건수가 줄어들고 있습니다.

"이제 베테랑 직원부터 가장 경력이 짧은 직원까지 누구나 문서의 정확한 상태를 확인하고 건설 회의록을 준비할 수 있게 됐습니다. 니시구치 씨는 "담당자가 즉시 대응할 수 없는 경우 회사의 다른 사람에게 수정을 요청하는 것이 더 쉽습니다."라고 말합니다.

자료 및 문서의 준비 및 수정과 관련된 업무는 이미 한 달에 약 10시간으로 줄었습니다. 이 회사 역시 서류 없는 업무 환경으로 전환하고 있습니다. Dropbox가 회사 내에서 널리 사용되면서 도면이나 공사 회의록을 인쇄해서 가지고 다니는 일이 줄어들었습니다. 따라서 최신 파일을 항상 태블릿에서 확인할 수 있기 때문에 업무 효율성도 향상되었습니다.

건설 회의록은 20~30페이지 분량의 워드 파일로, 한 현장에서 200회가 넘는 회의가 열리는 경우도 있습니다. 도면 데이터와 이미지도 현장에서 직접 촬영하기 때문에, 특히 공사 후반부에 컴퓨터의 하드디스크 용량이 초과되어 느려지는 경우가 종종 있었습니다. 니시야마 씨는 "Dropbox를 도입하면서 그 문제도 해결되었습니다."라고 덧붙였습니다. 

회사 외부인과의 파일 공유도 쉬워졌습니다. Dropbox에 외부 공유 폴더를 만들고 다른 사람들이 접근할 수 있기 때문입니다. 예를 들어, 과거에는 하청업체와의 소통은 이메일 첨부 파일을 보내고 확인을 요청하는 방식으로 이루어졌습니다. 요즘은 폴더를 이용해 일을 더 쉽게 하고, 항상 최신 데이터를 확인할 수 있게 됐습니다. 또한, 누군가가 만든 파일을 받으려면 해당 파일을 폴더에 업로드하기만 하면 됩니다. 

노하우와 지식이 담긴 서랍으로 활용하거나, 보다 다재다능한 파일 공유 플랫폼으로 활용하는 등 Dropbox는 앞으로도 회사의 운영을 계속 지원할 것입니다.