Elbphil-harmonie dan Laeiszhalle memudahkan perkongsian dan tandatangan dengan Dropbox dan Dropbox Sign

Latar belakang

Di Elbphilharmonie dan Laeiszhalle, dua institusi kebudayaan paling berprestij di Hamburg, tiada dua malam yang sama. Dengan sehingga lima konsert sehari, menampilkan semua orang daripada penyanyi solo terkenal dunia hinggalah ensembel yang sedang muncul, setiap persembahan membawakan gelombang bahan baharu: perjanjian artis, nota program, bahan pemasaran, penunggang teknologi dan kemas kini saat akhir.

Pasukan beralih antara projek dengan kelajuan penuh. Dan dengan banyak bahagian yang bergerak, kekal sejajar adalah sesuatu yang tidak boleh dirundingkan.

Cabaran: mengimbangi kemudahan penggunaan dan keselamatan

Dari hari pertama, pasukan Elbphilharmonie dan Laeiszhalle telah berusaha untuk mewujudkan sistem yang bersih dan teratur untuk menyimpan dan berkongsi aset. Tetapi dengan begitu ramai orang yang terlibat, daripada kakitangan dalaman kepada kolaborator bebas dan agensi reka bentuk, ia perlu mencapai keseimbangan yang betul. Cukup mudah untuk digunakan oleh sesiapa sahaja, namun selamat dan andal untuk melindungi integriti jenama dan maklumat sensitif.

“Kami bekerjasama dengan kumpulan rakan kongsi luar yang sangat pelbagai, kebanyakannya daripada latar belakang kreatif. Mereka tidak akan menghabiskan masa mempelajari sistem yang kompleks,” kata Melanie Kämpermann, Ketua Pemasaran, Komunikasi dan Jualan di Elbphilharmonie dan Laeiszhalle.

Itu bermakna menolak apa-apa yang terlalu korporat atau rumit. Ia juga memerlukan pemikiran yang teliti tentang kebenaran: Siapa yang harus melihat apa, bagaimana fail harus diserahkan antara pasukan, cara mencegah kekeliruan versi apabila rancangan digilir masuk dan keluar, dan cara menghilangkan kelewatan yang disebabkan oleh penciptaan dan penandatanganan kontrak secara manual dengan artis, agensi dan rakan kongsi di seluruh dunia.

Penyelesaian: struktur yang sesuai untuk semua orang

Pasukan ini telah menggunakan Dropbox semasa Elbphilharmonie masih dalam pembinaan, dengan Dropbox menyokong pelancarannya secara langsung supaya mereka dapat beroperasi dengan pantas. "Jika ada masalah atau soalan timbul, kami mendapat jawapan dengan segera. Sokongan itu pantas dan berkesan. Itu benar-benar membawa perubahan,” kata Ingo Främbs, Timbalan Ketua IT di Elbphilharmonie dan Laeiszhalle. "Hari ini, kami mengira seramai 260 pengguna Dropbox."

Satu lagi faktor penting dalam memilih Dropbox ialah kemudahan penggunaannya untuk rakan kongsi kreatif. “Struktur folder dalam Dropbox mencerminkan apa yang orang biasa lakukan pada komputer mereka sendiri,” kata Främbs. “Kebanyakan rakan kongsi kami sudah menggunakan Dropbox, jadi tiada apa yang perlu dijelaskan. Mereka boleh terus masuk.”

Di antara dua dewan konsert itu, hampir 200 terabait kandungan disimpan dalam sistem folder berstruktur yang mematuhi peraturan data Eropah dan Jerman—semuanya daripada bahan pemasaran dan kit akhbar hingga kontrak dan fail produksi. “Keselamatan adalah sebab utama mengapa kami memilih Dropbox. Pencapaian besar pertama adalah apabila Dropbox memindahkan pusat datanya ke Eropah,” jelas Främbs.

Kakitangan berkongsi akses dengan rakan kongsi luaran melalui pautan mudah, sama ada satu aset atau keseluruhan folder. Dan jika terdapat kekeliruan, seperti dua orang yang mengedit fail yang sama, sejarah versi membantu pasukan melihat dengan tepat apa yang berubah dan bila, supaya mereka dapat menyelesaikannya dengan cepat dan kekal di landasan yang betul.

Pasukan ini juga menggunakan Dropbox Replay untuk mengurus ulasan video. Dan dengan Sign, kontrak ditandatangani secara digital dan disimpan secara automatik dalam sistem yang sama, memastikan semuanya dapat dikesan dan di satu tempat.

Hasil: kejelasan, fleksibiliti dan kawalan untuk pasukan yang bergerak pantas

Dengan struktur folder yang jelas, fail mudah dicari. Daripada menghantar lampiran atau menyelongkar peti masuk, semua orang tahu ke mana hendak mencari, jadi kerjasama dengan pasukan luar adalah lancar. Perkongsian juga lebih selamat. Pasukan boleh memberikan akses kepada kandungan tertentu tanpa mendedahkan apa-apa lagi.

Fleksibiliti platform juga membantu. Kakitangan boleh memutuskan dokumen mana yang hendak disimpan di awan dan yang mana hendak disediakan di luar talian untuk akses mudah semasa bekerja dari jauh, melancong atau beralih antara tempat. “Sebaik sahaja satu musim konsert tamat, saya akan menetapkan folder tersebut kepada 'dalam talian sahaja' untuk menjimatkan ruang pada pemacu setempat saya,” jelas Kämpermann. "Dengan cara itu, peranti saya tidak berselerak atau kehabisan ruang. Tetapi pada masa yang sama, walaupun saya bekerja di luar talian, saya boleh membuka fail penting pada peranti saya—sama ada saya di rumah, di dalam kereta api atau bertemu dengan rakan kongsi kami.”

Papan tanda membantu kakitangan mengumpul tandatangan daripada kepimpinan, artis dan kolaborator dengan cepat dengan kurang masalah berulang-alik. Sebelum ini, borang perlu dicetak, ditandatangani dengan tangan, diimbas dan kadangkala dihantar melalui pos dalaman, di mana borang tersebut mudah hilang. “Kini, semua dokumen kami boleh dijejaki,” kata Främbs. "Tiada apa yang hilang. Anda sentiasa tahu dengan tepat di mana dokumen itu berada, siapa yang menandatanganinya dan siapa yang belum menandatanganinya.”

Main semula juga mempercepatkan semakan video dan memudahkan kerjasama. Dengan komen khusus bingkai yang semuanya pada fail yang sama, maklum balas lebih mudah diberikan dan difahami, jadi suntingan diselesaikan dalam pusingan yang lebih sedikit.

Dengan Dropbox, pasukan Elbphilharmonie dan Laeiszhalle tidak memerlukan pelaburan besar dalam perkakasan, sistem penyejukan atau ruang khusus—pelaburan yang kebanyakan institusi kebudayaan tidak mampu bayar. Bagi pasukan yang menguruskan ratusan terabait, Dropbox bukan sahaja memudahkan kerjasama. Ia masuk akal dari segi kewangan.