Huish Outdoors menjimatkan masa berjam-jam mencari dokumen dengan menggunakan Dropbox Dash
Pencarian fail dan dokumen yang tersebar dalam banyak alatan Huish mengambil masa berjam-jam sebelum ini. Dengan Dropbox Dash, pasukan Huish membuat pencarian merentasi setiap aplikasi yang bersambung dengan satu istilah atau nombor, dan ini menjimatkan masa.
“Dropbox Dash telah menjimatkan masa berjam-jam yang mungkin dihabiskan untuk mencari berjuta-juta folder merentasi sistem yang berbeza.”
Produk yang digunakan
Dropbox, Dash
Industri
Pembuatan
Saiz
250-999
Lokasi
Bandar Raya Salt Lake, UT
Cabaran: Cebisan maklumat memperlahankan operasi Huish
Stan Ferguson, Ketua IT di Huish Outdoors, telah bekerja dengan beberapa syarikat terbesar di dunia sepanjang kerjayanya dalam bidang IT, dan pengalamannya telah memberinya satu pandangan penting: ketidakaturan fail merupakan pergelutan yang meluas bagi kebanyakan syarikat hari ini.
Cabaran ini terutamanya jelas di Huish, sebuah syarikat antarabangsa yang pakar dalam pembuatan peralatan menyelam. “Kami mempunyai 250 pekerja yang tersebar di seluruh Itali, Vietnam, Kanada dan AS. Mereka semua mempunyai pendekatan mereka sendiri dalam penyimpanan dan pengaturan data, yang boleh menjadi tidak teratur,” jelas Stan.
Malah, pekerja bukan sahaja menyimpan maklumat dengan cara yang berbeza, mereka juga menyimpan maklumat merentasi pelbagai alatan yang berbeza: SharePoint, One Drive, Outlook, Dropbox dan banyak lagi. Cebisan maklumat ini menyebabkan pekerja perlu membuat pencarian merentasi setiap alatan satu persatu—kadangkala berjam-jam—untuk mendapatkan maklumat tepat yang dicari oleh mereka.
Huish Outdoors mahukan cara yang lebih baik untuk memaparkan maklumat yang diperlukan oleh pekerjanya, apabila mereka memerlukannya, supaya pencarian maklumat tidak melambatkan tugas perniagaan yang lebih penting.
Salah satu pilihan adalah untuk memindahkan semua maklumat Huish ke dalam satu alat simpanan, tetapi itu memerlukan pemindahan data yang intensif masa dan melatih semula kakitangan tentang alatan dan proses baharu.
Kemudian, Stan menemukan Dropbox Dash.
“Dropbox Dash menjimatkan masa dan usaha saya dan pasukan saya yang berharga dengan menjadikan maklumat boleh diakses dengan lebih pantas dan mudah. Alat ini menjadikan kerja semua orang, daripada IT dan Kejuruteraan hinggalah Perakaunan, lebih mudah dan lebih produktif.”
Penyelesaian: Dropbox Dash membantu Huish mencari setiap aplikasi yang bersambung sekali gus
Dengan carian universal Dropbox Dash, Stan dan pekerja kini boleh mencari maklumat yang diperlukan mereka merentasi semua platform Huish yang bersambung—Dropbox, OneDrive, Outlook—daripada satu kotak carian.
“Kami boleh mencari mengikut nama, nombor akaun, perkataan dalam kandungan e-mel—hampir apa-apa sahaja dan mencari perkara yang kami perlukan daripada carian Dash,” jelas Stan. “Dropbox Dash ialah alat terbaik yang pernah saya temui untuk mencari data dalam e-mel.”
Penyediaan semua maklumat Huish dengan cara sebegini telah memberikan impak yang mendalam pada kepantasan Stan melaksanakan tugasnya. Sebelum adanya Dash, semasa Stan mengerjakan fail bertahun-tahun yang lalu, jika dia tidak dapat mengingati dengan tepat pelantar tempat fail itu disimpan, dia perlu menatal dan mencari e-mel dan sistem fail yang banyak untuk mencari fail tersebut.
Kini, dengan hanya nama atau nombor telefon, Stan boleh mengeluarkan fail projek dalam OneDrive, perbualan dalam Outlook atau kontrak daripada Dropbox dengan cepat. Selain itu, dia boleh menapis mengikut pelantar jika dia sudah mengetahui tempat simpanan dokumen itu.
“Dropbox Dash telah menjimatkan masa berjam-jam yang mungkin dihabiskan untuk mencari berjuta-juta folder merentasi sistem yang berbeza,” kata Stan.
Dropbox Dash juga telah berkembang di seluruh organisasi, dengan kedua-dua pasukan Kejuruteraan dan Perakaunan mempercepat cara mereka bekerja.
Apabila Pasukan Kejuruteraan Huish mencipta gambar rajah 3D untuk pelbagai jenis peralatan menyelam, mereka perlu mencari nombor bahagian tertentu. Dengan menggunakan Dropbox Dash untuk mencari seluruh pangkalan data, mereka dapat mencari maklumat yang diperlukan oleh mereka dengan tepat, dengan hanya satu nama atau perkataan. Ini telah mempercepat kerja mereka dengan ketara.
Pasukan Akaun Huish menikmati hasil yang sama. Dengan menggunakan Dropbox Dash, mereka boleh mencari nombor akaun dalam semua maklumat organisasi mereka untuk mencari invois yang perlu dibayar, tanpa mengisih berjuta-juta folder atau e-mel. “Sebelum ini, data pasukan perakaunan tidak begitu teratur, tetapi Dropbox Dash telah membantu dalam mengumpulkan maklumat yang diperlukan oleh mereka supaya mereka dapat melakukan lebih banyak perkara dalam masa yang singkat,” kata Stan.
Semasa Stan mula-mula mempertimbangkan Dropbox Dash, kebimbangan utamanya adalah dalam memastikan privasi dan keselamatan di seluruh organisasi. Oleh sebab Huish sudah pun merupakan pelanggan Dropbox, Dash hanya perlu menggunakan perlindungan yang sama dengan kawalan yang ketat. Contohnya, jika pekerja tidak mempunyai akses kepada fail, fail itu akan menjadi kosong apabila mereka mencari dalam Dropbox Dash.
Walaupun Stan dan pasukannya kebanyakannya menggunakan Dropbox Dash untuk mencari fail, mereka juga menggunakan ciri jawapan AI untuk menjana ringkasan projek. Bagi Stan, ringkasan ini berfungsi sebagai penjimat masa apabila dia perlu mengingat semula projek lama.
Pasukan Huish juga menggunakan ciri Tindanan untuk mengumpulkan folder dan pautan laman daripada alatan yang berbeza di satu tempat, yang memudahkan proses berkongsi berbilang fail sekali gus apabila bekerjasama dalam projek.
Semasa Stan dan pasukannya terus membina infrastruktur organisasi syarikat, termasuk Pusat Hubungan, dia yakin bahawa Dropbox Dash akan menjadikan pekerja lebih cekap dan meningkatkan operasi keseluruhan. Stan berkata, “Dropbox Dash menjimatkan masa dan usaha saya dan pasukan saya yang berharga dengan menjadikan maklumat boleh diakses dengan lebih pantas dan mudah. Ia menjadikan kerja semua orang lebih mudah dan lebih produktif.”
Keputusan: Dropbox Dash menjimatkan masa dan memudahkan maklumat untuk Huish
Mengurangkan masa carian
Dengan menggunakan carian universal Dash, Huish mencari dokumen merentasi semua simpanan fail dan aplikasi maklumatnya dalam masa beberapa saat daripada antara muka tunggal yang mudah digunakan.
Menggunakan kes di seluruh perniagaan
Pasukan di seluruh perniagaan Huish sedang mencari aplikasi untuk carian yang lebih pantas dalam kerja seharian mereka, daripada IT, Kejuruteraan hinggalah Akaun.
Kawalan keselamatan dan privasi setaraf Dropbox
Dropbox Dash mengekalkan protokol keselamatan yang sama seperti Dropbox supaya anda yakin bahawa semua maklumat anda dilindungi dan hanya tersedia kepada pihak yang sesuai.
“Dropbox Dash ialah alat terbaik yang pernah saya temui untuk pencarian data dalam e-mel.”
Stan FergusonKetua IT di Huish Outdoors