Seihou Kensetsu Co., Ltd. sedang membina "laci" untuk perkongsian maklumat

Cabaran: dokumentasi yang tidak konsisten memerlukan masa dan wang

Seihou Kensetsu Co., Ltd. mempunyai rekod prestasi kerja pembinaan yang panjang di Ise City of Mie Prefecture, termasuk banyak projek kerja awam. Syarikat itu sedang membangunkan perniagaannya dalam dua tonggak kejuruteraan awam dan pembinaan. Mereka amat mahir dalam projek usaha sama dalam bidang kejuruteraan awam, dengan kira-kira sepuluh projek beroperasi pada bila-bila masa.

Memudahkan pertukaran dokumen dengan pelanggan pembinaan dan sub-kontraktor adalah penting untuk memastikan proses di tapak berjalan dengan lancar. Walau bagaimanapun, Seihou Kensetsu menghadapi cabaran tertentu yang berkaitan dengan perkara ini pada masa lalu. Di tapak kejuruteraan awam dan pembinaan, dokumen yang dipanggil "buku mesyuarat pembinaan" disediakan. Ia menerangkan secara menyeluruh permintaan daripada pelanggan, kerja yang perlu dilakukan dan sebarang perubahan yang perlu dibuat. Untuk meneruskan kerja, setiap syarikat dan kontraktor yang terlibat menyemak buku tersebut, jadi jika tidak lengkap, kerja akan ditangguhkan untuk pengesahan dan pembetulan, yang menjejaskan keseluruhan tempoh pembinaan.

“Ketidakselarasan dalam kesempurnaan buku mesyuarat pembinaan antara pekerja berpengalaman dan junior menjadi punca kebimbangan kami. Memandangkan berjuta-juta atau berpuluh-puluh juta yen akan dibelanjakan berdasarkan dokumen ini, adalah sangat penting untuk memastikan tiada butiran yang hilang atau tidak lengkap. Untuk mengelakkan kelewatan yang disebabkan oleh kerja semula, adalah perlu bagi kami untuk menyeragamkan dokumentasi pada tahap yang tinggi,” jelas Encik Masaaki Nishiyama.

Pada masa itu, setiap orang yang bertanggungjawab ke atas buku mesyuarat pembinaan sedang mencipta dan menyimpannya pada komputer mereka sendiri, dan ini merupakan faktor yang menjadikan buku itu terlalu "diperibadikan". Apa yang mereka perlukan ialah cara untuk berkongsi dokumen lepas di seluruh syarikat supaya pekerja baharu boleh belajar cara menciptanya dan menggunakan contoh yang betul. Dengan pemikiran ini, syarikat mula mempertimbangkan sistem.

Penyelesaian: berkongsi pengetahuan kolektif pada satu platform

“Jabatan di tapak mengambil inisiatif dalam mempertimbangkan dan memilih penyelesaian IT yang mana untuk digunakan. Kami, Jabatan Hal Ehwal Am, bertanggungjawab untuk mencadangkan penyelesaian yang berkesan dan menyokong pelaksanaannya,” kata Encik Kazuyuki Nishiguchi. Syarikat itu menggunakan pendekatan ini dalam penyiasatannya.

Apabila menentukan penyelesaian, syarikat membayangkan "laci." Jika buku mesyuarat pembinaan yang lalu disimpan dalam laci, sesiapa sahaja boleh mengeluarkannya dengan bebas untuk menyemak format yang betul bila-bila masa mereka mahu melihatnya. Mereka fikir mereka boleh menukar pengetahuan sedia ada syarikat menjadi aset syarikat kongsi.

“Selain itu, apabila pekerja junior sedang menyediakan dokumen, mereka mungkin berasa tidak selesa untuk bertanya kepada senior mereka yang sibuk untuk mendapatkan penjelasan. Kami fikir laci akan menghapuskan kebimbangan seperti itu,” kata Encik Nishiyama.

Ketika itulah dia belajar tentang Dropbox daripada rakan kongsi IT. Encik Nishiyama tahu Dropbox boleh bekerja untuk mereka sebaik sahaja rakan kongsi ini menerangkannya kepadanya.

“Pada mulanya, kami tidak terfikir untuk menggunakan storan awan, tetapi kami merasakan awan, yang boleh diakses dari mana-mana sahaja, adalah sesuai untuk perniagaan kami, kerana kebanyakan pekerja kami berada di tapak kerja. Mudah untuk dapat melihat dokumen pada telefon pintar anda semasa dalam perjalanan dan memuat naik dokumen yang dibuat di pejabat tapak,” jelas Encik Nishiyama.

Satu lagi kelebihan awan ialah anda juga boleh menjadikan perniagaan anda tanpa kertas. Sebagai contoh, pada masa lalu, penyelia tapak syarikat mencetak lukisan dan membawanya ke tapak kerja. Sekarang, jika semua fail yang diperlukan disimpan dalam folder Dropbox dan disemak pada tablet dan telefon pintar sebaliknya, jumlah bahan bercetak boleh dikurangkan dengan banyak. Syarikat merasakan ini juga akan mengurangkan beban pekerja.

“Penyelesaian adalah keputusan segera, tetapi pelaksanaan di tapak mengambil sedikit masa. Ini kerana kami fikir ia akan menjadi terlalu banyak beban kepada pekerja kami jika kami tiba-tiba bertukar kepada sistem baharu,” kata Encik Nishiguchi.

Selepas mengedarkan akaun kepada semua pekerja, Jabatan Hal Ehwal Am memberikan sokongan supaya setiap pekerja boleh membiasakan diri dengan Dropbox mengikut kadar mereka sendiri, sama ada mereka mahu menggunakannya sepenuhnya atau hanya sebahagiannya dalam kerja mereka.

Keputusan: masa dijimatkan dalam penyediaan dokumen dan perkongsian fail

Seihou Kensetsu telah mencipta folder dalam Dropbox untuk setiap tapak, di mana pekerja boleh menyimpan fail seperti lukisan dan buku mesyuarat pembinaan. Syarikat tidak menetapkan keistimewaan akses yang ketat. Sebaliknya, pekerja dibenarkan menyemak fail di tapak kerja lain untuk meningkatkan keberkesanan "laci" ini. Banyak projek kerja awam yang dikendalikan oleh syarikat itu dikontrak oleh majlis perbandaran dan agensi kerajaan. Ini bermakna terdapat peraturan yang ketat untuk mana-mana dokumen yang diserahkan. Walaupun penciptaan buku mesyuarat pembinaan memerlukan tahap kemahiran yang tinggi, bilangan pertanyaan dan semakan yang berkaitan dengan buku mesyuarat pembinaan telah berkurangan sejak syarikat mula menggunakan Dropbox.

“Hasilnya ialah semua orang, daripada pekerja veteran hingga yang paling muda, kini boleh menyemak keadaan dokumen yang betul dan menyediakan buku mesyuarat pembinaan. Ia juga lebih mudah untuk meminta orang lain dalam syarikat untuk membuat pembetulan apabila orang yang bertanggungjawab tidak segera tersedia,” kata Encik Nishiguchi.

Kerja-kerja yang berkaitan dengan penyediaan dan penyemakan bahan dan dokumen telah pun dikurangkan kepada kira-kira 10 jam sebulan. Syarikat itu juga bergerak ke arah menjadi tanpa kertas. Memandangkan Dropbox telah digunakan secara meluas dalam syarikat, bilangan kes di mana lukisan dan buku mesyuarat pembinaan dicetak dan dibawa ke mana-mana telah dikurangkan. Jadi kecekapan kerja juga telah bertambah baik kerana fail terkini sentiasa boleh disemak pada tablet.

“Buku mesyuarat pembinaan ialah fail Word dengan 20 hingga 30 muka surat, dan dalam beberapa kes, lebih daripada 200 mesyuarat diadakan di satu tapak kerja. Data lukisan dan imej juga diambil di tapak, jadi kapasiti cakera keras komputer kami kadangkala menjadi terlalu tegang dan lembap, terutamanya pada separuh kedua tempoh pembinaan. Mengguna pakai Dropbox juga telah menyelesaikan masalah itu,” tambah En. Nishiyama. 

Perkongsian fail dengan orang di luar syarikat juga menjadi lebih mudah. Ini kerana anda boleh mencipta folder kongsi luaran pada Dropbox dan meminta orang ramai mengaksesnya. Sebagai contoh, pada masa lalu, komunikasi dengan subkontraktor dilakukan dengan menghantar lampiran e-mel dan meminta pengesahan. Kini, folder digunakan untuk memudahkan urusan dan memastikan data terkini sentiasa boleh disemak. Selain itu, untuk menerima fail yang telah dibuat oleh seseorang, ia hanya perlu dimuat naik ke folder. 

Daripada penggunaannya sebagai laci yang penuh dengan pengetahuan dan pengetahuan, kepada penggunaannya sebagai platform perkongsian fail yang lebih serba boleh: Dropbox akan terus menyokong operasi syarikat.