Breakdance blir global med Dropbox og BBoy City

Bakgrunn

Romeo Navarro, en brannmann i Austin, har alltid brukt breakdance som utløp - en måte å uttrykke seg på og unnslippe de røffe gatene. I 1998 opprettet han BBoy City for å gi barn fra tøffe nabolag den samme muligheten.

Samfunnet trener, støtter og kobler sammen unge dansere gjennom breakdance-konkurranser og arrangementer. "Konkurranser holder barna fokusert på et mål og ute av problemer. I de første dagene var det ingen formelle begivenheter – det er derfor jeg opprettet BBoy City.»

Utfordring: gjøre nasjonale arrangementer jevne og stressfrie

Med et team på 20 hadde ikke BBoy City råd til langsomme, klønete prosesser. Det var vanskelig å samle inn og deretter organisere opptak for markedsføring og filmfestivaler. "Folk sendte oss rotete lenker som var umulige å spore," deler Navarro. "Å ha så mye innhold er ubrukelig med mindre du kan finne det."

Håndtering av papirarbeid var også et problem. Teamet ville skrive ut og skanne dokumenter og sende dem frem og tilbake via e-post for signering, noe som bremset prosessen.

En annen utfordring var videoredigeringsprosessen. Teamet måtte laste ned massive filer bare for å gjennomgå dem, deretter gi tilbakemelding via e-post ved hjelp av tidskoder, eller hoppe på en samtale. "Det var vanskelig og tidkrevende, spesielt når du jobbet med redaktører i andre tidssoner," deler Michael Plaster, Bboy City Media Partner. "Jeg brukte timer på å administrere logistikken for filoverføringer, notater og kommunikasjon."

I 2020, da breaking ble en olympisk sport, kjempet alle for å organisere arrangementer og bygge et lag. BBoy City-laget gikk opp og tok utfordringen med å organisere kvalifiseringer og nasjonale konkurranser. Det ble mer presserende å finne smartere måter å samle inn danseres bidrag, signaturer og opptak.

Løsning: planlegging, signering og deling – enkelt

Navarro introduserte Dropbox for hele mannskapet sitt, fra arrangementsarrangører og grafiske designere til sikkerhet og EMT. I dag lagrer BBoy City alle opptakene sine i Dropbox – over 15 terabyte (eller 500 timer) med video – og det teller. «Dropbox holder filene våre organiserte og tilgjengelige. Det er en ekte livredder, sier Navarro.

BBoy City bruker Dropbox til å samle innhold fra breakdansere over hele verden. Deltakere på live-arrangementer bruker for eksempel QR-koder for å sende inn videoer som umiddelbart lander i de riktige mappene. BBoy City har også samlet inn videoer tatt av dansere som reiser verden rundt og fanger lokal kultur. 15 filmer ble valgt ut til premiere på en filmfestival i Austin. «Vi mottok mange innleveringer i siste liten, og jeg var i stand til å sortere dem fra telefonen min mens jeg var på farten. Dropbox hjalp meg med å administrere alt effektivt, slik at jeg ikke følte meg overveldet, sier Scott Eshbaugh, regissør for Bboy City Film Festival.

Teammedlemmer samarbeider også om filmer, rett inne i Dropbox. Slik gjør du: Kameraoperatører laster opp opptak til Dropbox, merker mapper mens de går og varsler resten av mannskapet med umiddelbare varsler. Redaktøren begynner så å jobbe og laster opp det endelige produktet tilbake til Dropbox for å motta tilbakemelding.

BBoy City-teamet kan deretter legge igjen kommentarer på spesifikke bilder ved hjelp av Dropbox Replay. Med integrasjoner for populær redigeringsprogramvare som Premiere, kan redaktører bruke Replay-markører til å hoppe rett til de nøyaktige punktene som trenger justeringer, noe som eliminerer behovet for manuelt å søke gjennom opptakene. Ved å ha versjonshistorikk og side-ved-side-sammenligninger lar teamet også enkelt se gjennom og velge de beste redigeringene, som å teste forskjellige introer for å se hvilke som fungerer best. Mannskapet kan også generere umiddelbare transkripsjoner, noe som sparer tid.

Til slutt bruker BBoy City Dropbox Sign til å utføre kontrakter og fraskrivelser. Ved OL-kvalifiseringen kunne dansere signere covid-19-fritak direkte på enhetene sine. "Det gjorde arrangementet fullstendig berøringsfritt, og vi var de eneste som klarte å gjennomføre det under pandemien," legger Navarro til. Teamet behandler også visumsøknader via Dropbox, noe som gjør det sømløst å hente inn internasjonale utøvere eller søkere.

Resultater: raskt, jevnt teamarbeid for en global rekkevidde

Dropbox har blitt teamets "personlige sekretær", og håndterer dokumenter av alle slag. I stedet for å sjonglere med skannede papirer, kan Navarro sende en kontrakt for signering med bare noen få klikk. Utførte filer lagres på en organisert måte.

Med rundt 30 kontrakter signert per måned sparer BBoy City tid på å kommunisere med artister eller søkere. "Noe som pleide å ta dager tar nå fem minutter," legger Navarro til. – Dette er avgjørende i vår bransje. Hvis det tar for lang tid å signere et dokument, kan danserne våre miste interessen for å delta i arrangementene våre.»

Med en enkelt, strukturert plass for utveksling av filer, kan BBoy Citys team samarbeide jevnt med kolleger, partnere og internasjonale avdelinger. Umiddelbare varsler om fullførte oppgaver eller opplastede filer holder alle interessenter synkronisert. «Det føles som om alle bare er nede i gaten, selv om de er halvveis over hele verden. Filer, innhold og papirarbeid deles umiddelbart. Ingen mellommenn, ingen forsinkelser, legger Navarro til.

Med dette strømlinjeformede samarbeidet har BBoy City utvidet sin globale rekkevidde – med arrangementer som gir ungdommer et trygt sted å drive med breakdance uten frykt for diskriminering. Kapitlene deres knytter seg nå til unge mennesker over hele Europa, Asia og Sør-Amerika. "Siden vi var med i OL, kommer breaking bare til å bli større, og vi trenger Dropbox for å administrere mer kompleks logistikk og organisere mer innhold," avslutter Navarro. "Det vil hjelpe oss å skape muligheter for barn til å få retning, reise verden rundt og gjøre utfordringene deres til suksesser."