Elbphil-harmonie og Laeiszhalle forenkler deling og signaturer med Dropbox og Dropbox Sign

Bakgrunn

På Elbphilharmonie og Laeiszhalle, to av Hamburgs mest prestisjefylte kulturinstitusjoner, er ingen kvelder like. Med opptil fem konserter om dagen, med alt fra verdensberømte solister til nye ensembler, bringer hvert show en ny bølge av materiale: artistavtaler, programnotater, markedsføringsmateriell, tekniske hjelpemidler og oppdateringer i siste liten.

Teamene hopper mellom prosjekter i full fart. Og med så mange bevegelige deler er det ikke til å forhandle om å holde seg på linje.

Utfordring: å balansere brukervennlighet og sikkerhet

Fra dag én satte Elbphilharmonie- og Laeiszhalle-teamet seg fore å lage et rent og velorganisert system for lagring og deling av ressurser. Men med så mange involverte, fra interne ansatte til frilansere og designbyråer, måtte det finne den rette balansen. Enkel nok for alle å bruke, men likevel sikker og pålitelig nok til å beskytte merkevareintegritet og sensitiv informasjon.

«Vi jobber med en svært mangfoldig gruppe eksterne partnere, mange med kreativ bakgrunn.» «De kommer ikke til å bruke tid på å lære komplekse systemer», sier Melanie Kämpermann, leder for markedsføring, kommunikasjon og salg ved Elbphilharmonie og Laeiszhalle.

Det betydde å utelukke alt som var for bedriftsrelatert eller komplisert. Det krevde også at man tenkte nøye gjennom tillatelser: Hvem skulle se hva, hvordan filer skulle deles mellom team, hvordan man skulle forhindre versjonsforvirring når forestillinger roterte inn og ut, og hvordan man skulle eliminere forsinkelsene forårsaket av manuell oppretting og signering av kontrakter med artister, byråer og partnere over hele verden.

Løsning: en struktur som fungerer for alle

Teamet tok i bruk Dropbox mens Elbphilharmonie fortsatt var under bygging, og Dropbox støttet utrullingen direkte slik at de kunne komme raskt i gang. «Hvis noe gikk galt eller det dukket opp et spørsmål, fikk vi svar med en gang.» Støtten var rask og effektiv. «Det gjorde virkelig en forskjell», sier Ingo Främbs, nestleder for IT ved Elbphilharmonie og Laeiszhalle. «I dag teller vi 260 Dropbox-brukere.»

En annen viktig faktor ved valget av Dropbox var hvor enkelt det var å bruke det for kreative partnere. «Mappstrukturen i Dropbox speiler det folk er vant til på sine egne datamaskiner», sier Främbs. «De fleste av partnerne våre bruker allerede Dropbox, så det er ingenting å forklare.» De kan hoppe rett inn.»

Mellom de to konsertsalene er nesten 200 terabyte med innhold lagret i et strukturert mappesystem som overholder europeiske og tyske dataforskrifter – alt fra markedsføringsmateriell og pressemapper til kontrakter og produksjonsfiler. «Sikkerhet var hovedgrunnen til at vi valgte Dropbox.» Den første store milepælen var da Dropbox flyttet datasentrene sine til Europa», forklarer Främbs.

Ansatte deler tilgang med eksterne partnere via enkle lenker, enten det er et enkelt aktivum eller en hel mappe. Og hvis det noen gang oppstår forvirring, som for eksempel to personer som redigerer den samme filen, hjelper versjonshistorikken teamet med å se nøyaktig hva som ble endret og når, slik at de raskt kan løse det og holde seg på rett spor.

Teamet bruker også Dropbox Replay til å administrere videovurderinger. Og med Sign signeres kontrakter digitalt og lagres automatisk i samme system, slik at alt er sporbart og på ett sted.

Resultater: klarhet, fleksibilitet og kontroll for et team i rask bevegelse

Med en tydelig mappestruktur er det enkelt å finne filer. I stedet for å sende vedlegg eller grave gjennom innbokser, vet alle hvor de skal lete, slik at samarbeidet med eksterne team er sømløst. Deling er også sikrere. Team kan gi tilgang til spesifikt innhold uten å eksponere noe annet.

Plattformens fleksibilitet hjelper også. Ansatte kan bestemme hvilke dokumenter de skal oppbevare i skyen og hvilke de skal gjøre tilgjengelige offline for enkel tilgang når de jobber eksternt, reiser eller bytter mellom arenaer. «Når en konsertsesong er over, setter jeg disse mappene til «kun på nett» for å spare plass på den lokale harddisken min», forklarer Kämpermann. «På den måten blir ikke enheten min rotete eller går tom for plass.» Men samtidig, selv når jeg jobber offline, kan jeg åpne viktige filer på enheten min – enten jeg er hjemme, på toget eller i møte med partnerne våre.»

Sign hjelper ansatte med å samle inn signaturer fra ledelsen, kunstnere og samarbeidspartnere raskt med mye mindre frem og tilbake. Før måtte skjemaer skrives ut, signeres for hånd, skannes og noen ganger sendes med internpost, hvor de lett kunne bli borte. «Nå er alle dokumentene våre sporbare», sier Främbs. «Ingenting går tapt.» Du vet alltid nøyaktig hvor et dokument er, hvem som har signert det og hvem som ikke har det.

Avspilling av video fremskynder også videogjennomganger og forenkler samarbeid. Med rammespesifikke kommentarer på samme fil er tilbakemeldinger enklere å gi og forstå, slik at redigeringene blir fullført på færre runder.

Med Dropbox trengte ikke Elbphilharmonie- og Laeiszhalle-teamet store investeringer i maskinvare, kjølesystemer eller dedikert plass – investeringer de fleste kulturinstitusjoner ikke hadde råd til. For et team som administrerer hundrevis av terabyte, forenkler ikke Dropbox bare samarbeid. Det gir økonomisk mening.