Bakgrunn

Heck er en elite one-stop-shop for førsteklasses produksjon, postarbeid, animasjon og motion design. Med et helt eksternt team er suksessen til hvert prosjekt avhengig av raske og pålitelige skyplattformer.

I starten brukte Heck Google Drive til å administrere dokumenter og massive produksjonsfiler. Men etter hvert som selskapet vokste, ble det tydelig at de trengte en mer omfattende løsning.

Utfordring: å åpne den kreative arbeidsflyten

Friksjonen med Drive var merkbar. Opplastinger og nedlastinger av rå videoopptak stoppet rutinemessig opp, og tusenvis av ressurser hopet seg opp i køer.

«Vi flytter terabyte i uken», sier Phillip Goodwin, Hecks grunnlegger og administrerende direktør. «Mapper ville si at de var synkroniserte når de ikke var det.» Filer forsvant, og hvis én mappe forsvant, stopper hele prosjektet.»

Heck-teamet tydde til midlertidige løsninger, som å jobbe via nettlesere eller fysisk sende opptak for å unngå forsinkelser i skyen. Selv om disse midlertidige løsningene var effektive, førte de til tapte tidsfrister, forvirring blant klienter og åpnet døren for sikkerhetsrisikoer. 

Gjennomgangssyklusene var like usammenhengende og krevde tredjepartsverktøy som koblet tilbakemeldinger fra kildefilene. Samtidig gjorde den store mengden ressurser det tidkrevende å finne filer.  

«Det var komplisert, skjørt, og vi brukte altfor mye tid på å få verktøyene til å fungere i stedet for å lage videoer», forklarer Goodwin. «Når du ikke finner ting raskt, begynner kundene å lure på om du er organisert.» Innen kreative tjenester påvirker det tilliten.»

Løsning: et enhetlig system for optimalisering av ekstern arbeidsflyt

Som frilanser hadde Goodwin brukt Dropbox med suksess i årevis. Han visste at det fungerte, og lurte på om det kunne skaleres for å løse Hecks problemer med ekstern arbeidsflyt.

Etter det første prosjektet var det tydelig at Dropbox hadde hastigheten og påliteligheten Heck trengte.

«Fra første test fungerte det bare», sier Goodwin. «Vi flyttet hele selskapet og har aldri angret.»

Etter flyttingen falt alt på plass. Heck jobber med talenter i mer enn 30 land, og legger ofte til dusinvis av samarbeidspartnere for et enkelt prosjekt. Dropbox-tillatelsesverktøyene sikrer sikker onboarding og problemfri tilgang til filer, uansett hvor folk jobber.

Teamet tok snart i bruk en KI-medarbeider, Dropbox Dash, for å samle alle appene sine, som Slack, Gmail og Notion, på ett sted. Det ga dem en sårt tiltrengt, samlet søkefunksjon som dekket hele den kreative arbeidsflyten og prosjektkalenderene.

«Med Dash tar søk sekunder», sier Goodwin. «Jeg søkte etter «Golden Gate Bridge» og fant umiddelbart akkurat den filen vi trengte blant tusenvis. Dash visste hva jeg mente før jeg gjorde det.

Teamet tok også i bruk smarte innholdssentre som kan deles, kalt bunker, for å lage moodboards, prospekter og leveransepakker. «Det er som å ha en lett kreativ kortstokk innebygd», sier Goodwin.

Når det gjelder gjennomganger, bruker Heck nå Dropbox Replay. Dette verktøyet for samarbeid om gjennomgang og godkjenning kobles direkte til Dropbox-mapper, slik at teamet enkelt kan utveksle filer med designere og på en smidig måte samle inn tilbakemeldinger fra kunder. Og siden alt ligger samlet på ett sted, kan Hecks team gå rett over til neste revisjonsrunde uten å måtte vente.

Resultater: skalering for å støtte globalt arbeid

Med prosessene deres stabilisert, kunne Heck stoppe feilsøkingen og begynne å fokusere på vekst.

Dropbox beviste sin verdi under en av Hecks største og mest komplekse kampanjer til dags dato: et flervideoprosjekt med over 300 leveranser i 30 land og 17 språk. «Dropbox holdt alle synkronisert og klientorientert.» Det var stort, sier Goodwin. Det hjalp dem med å oppnå den strømlinjeformede arbeidsflyten de alltid ønsket, og samtidig levere en bedre kundeopplevelse.

Aller viktigst var det at Dropbox lot teamet gjøre det de er best på: skape arbeid kundene elsker. «Dropbox holder det eksterne teamet vårt tilkoblet, organisert og raskt», sier Goodwin. «Det er alt.»