Slik hjelper Dropbox Australias første dedikerte pre-seed-fond med å vinne stort
Co Ventures utviklet et system som tillater dem å sende og spore konfidensiell informasjon, signere potensielle investorer og vedlikeholde en robust historisk database.
«DocSend og Sign passer sømløst inn i arbeidsflytene våre, noe som gjør det mulig for oss å være mer effektive, sende informasjon vi ellers ikke ville vært komfortable med å dele på en sikker måte, og fullføre avtaler med investorer.»
Produkter som brukes
Industri
Finansielle tjenester
Størrelse
2-249
Sted
Sydney, Australia
Utfordring: Konfidensiell informasjon, mange investorer; ett stort problem
Co Ventures sitter i midten av gründere og grunnleggere på den ene siden, og investorer på den andre. Som et resultat trengte grunnlegger Maxine Minter og teamet hennes måter å dele konfidensiell informasjon som økonomiske anslag, produktveikart og markedsfakta. De trengte å vite at de rette personene hadde tilgang til selskapets data og at feil personer ikke hadde det, samtidig som de holdt styr på dokumentene. Med 14 Venture-partnere og et stort fellesskap med begrensede partnere som gjør 30 investeringer fra ett enkelt fond, «er det en enorm mengde materialer som flyr rundt hele tiden», sier Minter. «Å begrense innholdsrisiko og muligheten til å dele sensitiv informasjon er en massiv prioritet for oss.»
Gjør underskrifter enkle
Co Ventures krevde også juridisk bindende underskrifter, sporing av hvem som signerte, hvem som fortsatt måtte signere og hvem som hadde sett det aktuelle dokumentet. I den stadig bevegende verden av venture-kapital kan hastighet og effektivitet være forskjellen mellom å investere i den neste enhjørningen og gå glipp av noe, så det å ha en enkel og rask måte å se fremragende underskrifter på kan være verdt millioner.
Og med så mange dokumenter som stadig sirkulerer, ville et system som automatisk kategoriserte og arkiverte dokumenter på riktig sted i Co Ventures sin nettsky eliminere travelt arbeid, forhindre versjonsproblemer og bidra til å opprettholde en organisert og sikker database.
«Investering handler så mye om tillit, ikke sant? En måte å sende dokumenter på en sikker måte og spore hvem som ser dem, bidrar til å bygge og opprettholde den essensielle tilliten.»
Løsning: DocSend-, Sign- og GSuite-integrasjoner holder Co Ventures koordinert
DocSend, Sign og Dropbox GSuite-integrasjonene er bakt inn i Co Ventures daglige arbeidsstrøm og bidrar til å lette en mer effektiv flyt av sensitive dokumenter.
DocSend brukes mest under innsamlingsprosessen og også når du deler materiale med Venture-partnere. Det tillater Co Ventures å administrere materialer, sette utløpsdatoer og oppbevare informasjon i passende siloer. Med DocSend kan Minter og hennes ansatte være sikre på at et konfidensielt dokument ikke deles åpent eller ved et uhell. De oppretter også maler og bruker koblinger for å effektivisere prosesser, spare tid og energi og unngå hodepiner. «DocSend er en måte for oss å profesjonelt sende materiale til partnere og potensielle partnere som enkelt kan lagres og administreres i stasjonen vår», sier Minter.
Sign redder dagen
Sign handler om å få den avtalen i land. «Det er trygt», sier Minter. «Det er lett å delegere. Det er veldig nyttig å slippe å håndtere administrativt hvem som har skrevet under, hvem som ikke har det, og hvem som fortsatt utsetter.» Co Ventures-teamet etablerte arbeidsflyter som beskriver hva som må gjøres når en Venture-partner ikke har skrevet under på et dokument etter en viss tid, noe som effektiviserer oppfølgingsprosessen.
Co Ventures kjører hundrevis av arbeidsflyter hver dag i Notion, i Canva, i Zoom og i mange flere applikasjoner. Dropbox GSuite-integrasjonen hjelper til med å spore, forenkle og vedlikeholde disse arbeidsflytene. «For eksempel kommer en kontrakt ut av GSuite og inn i Sign», sier Minter. «Når den er signert, ender den automatisk tilbake i GSuite. Det er veldig enkelt.»
Resultater: Vinne investorer og fullføre avtaler med letthet
Dropbox-serien med produkter hjalp Minter og Co Ventures med å fullføre sin siste runde. «De er en ganske integrert del av stykkene de spiller», sier grunnleggeren. «De gjør akkurat det de skal gjøre, som er at de er så enkle å bruke at jeg ikke trenger å tenke så mye på dem. Jeg bruker ikke tiden min på å pine meg over funksjonene. De bare fungerer.»
Muligheten til å sende informasjon til en potensiell kunde som tidligere kun ville blitt delt muntlig er uvurderlig. Det samme er de detaljerte analysene, som gjør at Minter og teamet hennes kan skreddersy en oppfølgingssamtale og pitch. Hvis den potensielle investoren bare har brukt et minutt på å se Co Ventures sin fondstrategi, vet Minter at hun må gi en oversikt på høyt nivå, mens hvis de har brukt mye tid på å se på dokumentet, kan hun grave raskere i detaljene.
Å fullføre avtalen skjer også raskere og mer effektivt. Etter en samtale, eller til og med under den, kan Minter trekke malen for standardavtale for en venture-partner, legge til noen nøkkeldetaljer, sende den over og vente på at de signerte dokumentene returneres. Nok en avtale, signert, forseglet, levert og automatisk innlevert på riktig sted.
«Det er materiale vi deler som et resultat av å bruke DocSend som vi ikke ville delt om vi bare hadde en PDF eller en Google Drive-kobling. Tillit til konfidensialiteten til informasjonen øker hvor effektivt vi jobber.»
Maxine MinterGrunnlegger og partner av Co Ventures og Co Lab