Seihou Kensetsu Co., Ltd. bygger "skuffer" for informasjonsdeling

Utfordring: inkonsekvent dokumentasjon koster tid og penger

Seihou Kensetsu Co., Ltd. har lang erfaring med byggearbeid i Ise City of Mie Prefecture, inkludert mange offentlige arbeiderprosjekter. Selskapet utvikler sin virksomhet innenfor de to pilarene sivilingeniør og bygg. De er spesielt dyktige i joint venture-prosjekter innen sivilingeniørfeltet, med rundt ti prosjekter i drift til enhver tid.

Tilrettelegging for utveksling av dokumenter med byggherrer og underentreprenører er avgjørende for å sikre at prosesser på stedet går jevnt. Seihou Kensetsu møtte imidlertid visse utfordringer knyttet til dette tidligere. På anleggs- og byggeplasser utarbeides et dokument kalt «byggemøtebok». Den beskriver uttømmende forespørsler fra klienten, arbeidet som skal gjøres og eventuelle endringer som må gjøres. For at arbeidet skal fortsette, sjekker alle involverte firmaer og entreprenører boken, så hvis den er ufullstendig, vil arbeidet bli forsinket for bekreftelse og korrigering, noe som påvirker den totale byggeperioden.

"Inkonsekvensen i fullstendigheten av byggemøtebøkene mellom erfarne og yngre ansatte var en kilde til bekymring for oss. Siden millioner eller titalls millioner yen vil bli brukt basert på dette dokumentet, er det helt avgjørende å sikre at det ikke mangler eller er ufullstendige detaljer. For å forhindre forsinkelser forårsaket av omarbeid, var det nødvendig for oss å standardisere dokumentasjon på et høyt nivå,” forklarer Masaaki Nishiyama.

På det tidspunktet skapte og lagret hver person med ansvar for byggemøtebøkene dem på sin egen datamaskin, og dette var en faktor som gjorde bøkene for "personlige". Det de trenger var en måte å dele tidligere dokumenter på hele selskapet, slik at nye ansatte kunne lære å lage dem og bruke de riktige eksemplene. Med dette i tankene begynte selskapet å vurdere et system.

Løsning: deling av kollektiv kunnskap på én plattform

– Avdelingen på stedet tar initiativ til å vurdere og velge hvilke IT-løsninger som skal benyttes. Vi, General Affairs Department, er ansvarlige for å foreslå effektive løsninger og støtte implementeringen av dem, sier Kazuyuki Nishiguchi. Selskapet brukte denne tilnærmingen i sin undersøkelse.

Da de bestemte løsningen, så selskapet for seg "skuffer". Hvis tidligere byggemøtebøker oppbevares i en skuff, kan hvem som helst fritt trekke dem ut for å sjekke riktig format når de vil se på dem. De trodde de kunne gjøre selskapets eksisterende kunnskap om til en delt selskapsressurs.

"Dessuten, når yngre ansatte utarbeider dokumenter, kan de føle seg ukomfortable med å spørre sine travle seniorer om avklaring. Vi trodde at skuffer ville eliminere slike bekymringer, sier Nishiyama.

Det var da han lærte om Dropbox fra en IT-partner. Mr. Nishiyama visste at Dropbox kunne jobbe for dem så snart denne partneren beskrev det for ham.

«Først hadde vi ikke tenkt på å bruke skylagring, men vi følte at skyen, som kan nås fra hvor som helst, passet godt for virksomheten vår, siden de fleste av våre ansatte er ute på arbeidsplasser. Det er praktisk å kunne se dokumenter på smarttelefonen mens du er på veien og laste opp dokumenter som er opprettet på stedets kontor,” forklarer Mr. Nishiyama.

En annen fordel med skyen er at du også kan gjøre virksomheten din papirløs. Tidligere skrev for eksempel bedriftens arbeidsledere ut tegninger og brakte dem til arbeidsstedet. Nå, hvis alle nødvendige filer er lagret i en Dropbox-mappe og sjekket på nettbrett og smarttelefoner i stedet, kan mengden trykt materiale reduseres betraktelig. Selskapet mente at dette også ville redusere belastningen for de ansatte.

«Løsningen var en umiddelbar beslutning, men implementeringen på stedet tok litt tid. Dette er fordi vi trodde det ville være en for stor belastning for våre ansatte hvis vi plutselig byttet til et nytt system, sier Nishiguchi.

Etter å ha distribuert kontoer til alle ansatte, ga General Affairs-avdelingen støtte slik at hver ansatt kunne bli kjent med Dropbox i sitt eget tempo, enten de ønsket å bruke det helt eller bare delvis i arbeidet.

Resultater: tid spart i dokumentforberedelse og fildeling

Seihou Kensetsu har laget mapper i Dropbox for hver side, der ansatte kan lagre filer som tegninger og byggemøtebøker. Selskapet setter ikke strenge tilgangsrettigheter. I stedet har ansatte lov til å sjekke filer på andre jobbsider for å øke effektiviteten til disse "skuffene". Mange av de offentlige byggeprosjektene som selskapet håndterer er kontrahert av kommuner og statlige etater. Det betyr at det er strenge regler på plass for alle innsendte dokumenter. Selv om opprettelsen av en byggemøtebok krever høy kompetanse, har antallet henvendelser og revisjoner knyttet til byggemøtebøker vært synkende siden selskapet tok i bruk Dropbox.

«Resultatet er at alle, fra veteranansatte til de mest yngre, nå kan sjekke riktig tilstand på dokumenter og utarbeide en byggemøtebok. Det er også lettere å be noen andre i selskapet om å gjøre korrigeringer når den ansvarlige ikke er tilgjengelig umiddelbart, sier Nishiguchi.

Arbeidet knyttet til utarbeidelse og revisjon av materiell og dokumenter er allerede redusert til ca 10 timer per måned. Selskapet går også mot å være papirløst. Ettersom Dropbox har blitt mer utbredt i bedriften, er antallet saker hvor tegninger og byggemøtebøker skrives ut og fraktes rundt blitt redusert. Så arbeidseffektiviteten har også blitt bedre siden de nyeste filene alltid kan sjekkes på et nettbrett.

«En byggemøtebok er en Word-fil på 20 til 30 sider, og i noen tilfeller holdes mer enn 200 møter på en enkelt arbeidsplass. Tegnedata og bilder tas også på stedet, så harddiskkapasiteten på våre datamaskiner ble noen ganger overbelastet og treg, spesielt i siste halvdel av byggeperioden. Å ta i bruk Dropbox har også løst det problemet,” legger Mr. Nishiyama til. 

Fildeling med personer utenfor selskapet har også blitt enklere. Dette er fordi du kan opprette en ekstern delt mappe på Dropbox og få folk til å få tilgang til den. Tidligere ble for eksempel kommunikasjon med underleverandører gjort ved å sende e-postvedlegg og be om bekreftelse. Nå brukes mapper for å gjøre ting enklere og for å sikre at de nyeste dataene alltid kan sjekkes. For å motta en fil som noen har opprettet, må den bare lastes opp til en mappe. 

Fra bruken som en skuff full av kunnskap og kunnskap, til bruken som en mer allsidig fildelingsplattform: Dropbox vil fortsette å støtte selskapets drift.