Breakdance gaat wereldwijd met Dropbox en BBoy City

Achtergrond

Romeo Navarro, een brandweerman uit Austin, heeft breakdance altijd als uitlaatklep gebruikt: een manier om zichzelf te uiten en te ontsnappen aan de ruige straten. In 1998 richtte hij BBoy City op om kinderen uit moeilijke buurten dezelfde kans te geven.

De gemeenschap traint, ondersteunt en verbindt jonge dansers door middel van breakdancewedstrijden en -evenementen. “Competities zorgen ervoor dat kinderen gefocust blijven op een doel en niet in de problemen komen. In de beginjaren waren er geen formele evenementen, daarom heb ik BBoy City opgericht.”

Uitdaging: nationale evenementen soepel en stressvrij laten verlopen

Met een team van 20 man kon BBoy City zich geen trage, omslachtige processen permitteren. Het verzamelen en organiseren van beeldmateriaal voor marketing en filmfestivals was een lastige opgave. “Mensen stuurden ons rommelige links die onmogelijk te traceren waren”, vertelt Navarro. “Het hebben van zoveel content is nutteloos, tenzij je het kunt vinden.”

Ook het beheren van de administratie was een gedoe. Het team moest documenten printen en scannen en ze via e-mail heen en weer sturen om te laten ondertekenen, waardoor het proces vertraagd werd.

Een andere uitdaging was het videobewerkingsproces. Het team moest enorme bestanden downloaden om ze te kunnen beoordelen en vervolgens feedback te geven via e-mails met behulp van tijdcodes, of om te bellen. "Het was lastig en tijdrovend, vooral als je samenwerkt met redacteuren in andere tijdzones", vertelt Michael Plaster, Bboy City Media Partner. “Ik heb uren besteed aan het beheren van de logistiek van bestandsoverdrachten, notities en communicatie.”

In 2020, toen breakdance een Olympische sport werd, was iedereen druk bezig met het organiseren van evenementen en het samenstellen van een team. Het BBoy City-team ging de uitdaging aan om kwalificatiewedstrijden en nationale competities te organiseren. Het werd steeds urgenter om slimmere manieren te vinden om inzendingen, handtekeningen en beeldmateriaal van dansers te verzamelen.

Oplossing: plannen, ondertekenen en delen – eenvoudig gemaakt

Navarro introduceerde Dropbox bij zijn hele team, van evenementenorganisatoren en grafisch ontwerpers tot beveiligers en ambulancepersoneel. Tegenwoordig slaat BBoy City al zijn beelden op in Dropbox: meer dan 15 terabyte (of 500 uur) aan video, en dat aantal groeit nog steeds. “Dropbox zorgt ervoor dat onze bestanden georganiseerd en toegankelijk blijven. “Het is een echte levensredder”, zegt Navarro.

BBoy City gebruikt Dropbox om content van breakdancers over de hele wereld te verzamelen. Bezoekers van live-evenementen kunnen bijvoorbeeld QR-codes gebruiken om video's in te dienen, die vervolgens direct in de juiste mappen terechtkomen. BBoy City verzamelde ook video's van dansers die de wereld rondreisden om de lokale cultuur vast te leggen. Er werden 15 films uitgekozen om in première te gaan op een filmfestival in Austin. “We kregen veel last-minute inzendingen binnen en ik kon ze onderweg via mijn telefoon sorteren. “Dropbox hielp me alles efficiënt te beheren, zodat ik me niet overweldigd voelde”, vertelt Scott Eshbaugh, directeur van het Bboy City Film Festival.

Teamleden kunnen ook samenwerken aan films, rechtstreeks in Dropbox. Dit is hoe het werkt: cameramensen uploaden beelden naar Dropbox, labelen de mappen terwijl ze bezig zijn en waarschuwen de rest van de crew met directe meldingen. Vervolgens gaat de editor aan de slag en uploadt het eindproduct terug naar Dropbox, zodat hij/zij feedback kan ontvangen.

Het BBoy City-team kan vervolgens opmerkingen bij specifieke frames achterlaten via Dropbox Replay. Dankzij integraties met populaire bewerkingssoftware zoals Premiere kunnen editors Replay-markeringen gebruiken om direct naar de exacte punten te gaan die moeten worden aangepast. Zo hoeven ze niet handmatig door de beelden te zoeken. Dankzij de versiegeschiedenis en de vergelijkingen naast elkaar kan het team eenvoudig de beste bewerkingen beoordelen en kiezen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld verschillende intro's testen om te zien welke het beste werkt. De bemanning kan bovendien direct transcripties genereren, wat tijd bespaart.

Tot slot gebruikt BBoy City Dropbox Sign om contracten en verklaringen van afstand te ondertekenen. Tijdens de Olympische kwalificatiewedstrijden konden dansers COVID-19-verklaringen rechtstreeks op hun apparaten ondertekenen. “Het maakte het evenement volledig contactloos, en wij waren de enigen die het tijdens de pandemie voor elkaar kregen”, voegt Navarro toe. Het team verwerkt ook visumaanvragen via Dropbox, waardoor internationale artiesten of kandidaten moeiteloos kunnen worden ingeschakeld.

Resultaten: snel en soepel teamwork voor een wereldwijd bereik

Dropbox is de ‘persoonlijke secretaris’ van het team geworden en beheert allerlei soorten documenten. In plaats van te moeten jongleren met gescande papieren, kan Navarro met slechts een paar klikken een contract ter ondertekening versturen. Uitgevoerde bestanden worden op een georganiseerde manier opgeslagen.

Met ongeveer 30 getekende contracten per maand bespaart BBoy City tijd in de communicatie met artiesten of sollicitanten. “Iets wat vroeger dagen duurde, duurt nu vijf minuten”, voegt Navarro toe. “Dit is cruciaal in ons werk. Als het ondertekenen van een document te lang duurt, bestaat de kans dat onze dansers hun interesse in deelname aan onze evenementen verliezen.”

Dankzij één gestructureerde ruimte voor het uitwisselen van bestanden kan het team van BBoy City soepel samenwerken met collega's, partners en internationale afdelingen. Directe meldingen over voltooide taken of geüploade bestanden zorgen ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte blijven. “Het voelt alsof iedereen om de hoek woont, ook al zitten ze aan de andere kant van de wereld. Bestanden, inhoud en papierwerk worden direct gedeeld. “Geen tussenpersonen, geen vertragingen”, voegt Navarro toe.

Dankzij deze gestroomlijnde samenwerking heeft BBoy City haar wereldwijde bereik vergroot en evenementen georganiseerd die jongeren een veilige plek bieden om breakdance te beoefenen zonder angst voor discriminatie. Hun afdelingen bereiken nu jongeren in heel Europa, Azië en Zuid-Amerika. "Sinds we meedoen aan de Olympische Spelen, zal het breaken alleen maar groter worden en hebben we Dropbox nodig om complexere logistiek te beheren en meer content te organiseren", besluit Navarro. “Het zal ons helpen om kansen te creëren voor kinderen om richting te krijgen, de wereld rond te reizen en hun uitdagingen om te zetten in successen.”