Crunch Fitness verbetert samenwerking om fitness toegankelijker te maken

Achtergrond

Bij Crunch Fitness draait alles om inclusiviteit: we verwelkomen miljoenen leden op meer dan 600 locaties met een 'geen oordelen'-filosofie. De sportschool biedt unieke groepsfitnesslessen en persoonlijke training op 600 locaties, maar ook online en virtuele programma's. Zo maken ze fitness leuk en toegankelijk. 

Uitdaging: niet-verbonden teams en verouderde tools

Naarmate het bedrijf groeide, ondervond Crunch Fitness problemen met de opslag van bestanden op locatie. Bedrijfs- en franchiseteams wisselden documenten uit via e-mail, wat vaak tot verwarring leidde over verouderde documenten. Medewerkers op afstand hadden geen toegang tot bestanden die op fysieke servers waren opgeslagen en het overbrengen van grote mediabestanden verliep traag. IT-onderhoud was een voortdurende klus, waarbij handmatige back-ups en regelmatige beveiligingspatches nodig waren.

Oplossing: één veilige bron van waarheid

Nadat een grote stroomstoring tijdens orkaan Sandy de toegang tot belangrijke bestanden blokkeerde, stapte Crunch over op Dropbox. Eerst nam het creatieve team het over, daarna volgde het hele bedrijf. Omdat Dropbox aan de HIPAA-vereisten voldeed, was het een veilige keuze voor het bedrijf.

Bedrijfsteams en franchisenemers hebben nu toegang tot bronnen in één omgeving, zodat bestanden georganiseerd en gemakkelijk te vinden zijn. Delen gaat gestroomlijnd via eenvoudige links, terwijl ingebouwde beveiligingsfuncties zoals preventie van gegevensverlies, toegangscontrole en encryptie de bestanden veilig houden.

Crunch Fitness heeft DocSend ook geïmplementeerd om ontwerpupdates veilig te delen met franchisenemers. Zo worden verouderde versies en ongeautoriseerde toegang geëlimineerd. "We kunnen wachtwoordbeveiliging en vervaldatums instellen", zegt Nobel Kekele, systeembeheerder bij Crunch Fitness. “We kunnen ook zien wanneer een document wordt geopend, hoe lang iemand erop doorbrengt en zelfs op welke secties hij of zij zich concentreert.” Dankzij deze inzichten blijven franchisenemers betrokken: als iemand een belangrijk document niet heeft geopend, weet het team dat ze actie moeten ondernemen.

Crunch Fitness introduceerde ook Dropbox Replay om het bewerken van video's voor online trainingen te versnellen, wat realtime feedback en soepele samenwerking tussen redacteuren, instructeurs en managers mogelijk maakt.

Resultaten: soepelere samenwerking, minder IT-onderhoud

Met Dropbox synchroniseerde Crunch zijn 600 sportscholen. Nu kunnen teams in het hele bedrijf zonder vertragingen of verwarring toegang krijgen tot content, deze delen en beheren.

Hierdoor konden kosten worden bespaard, waaronder een besparing van $ 50.000 per jaar op opslagonderhoud en $ 150.000 op systeemupgrades. De kostenvoordelen zijn nog groter als u tijdsbesparing en verbeterde productiviteit meerekent.

Nu kunnen werknemers overal werken en toegang krijgen tot documenten op hun telefoon.

• Het ophalen van bestanden duurde vroeger uren, maar duurt nu nog maar enkele seconden.
• Medewerkers hebben toegang tot wat ze nodig hebben, vanaf elke locatie en elk apparaat.
• Overgangen, zoals kantoorverhuizingen en overnames, zijn gemakkelijker geworden.

Bovendien besteedt het IT-team minder tijd aan onderhoud en ondersteuning van medewerkers.

• Er zijn 80% minder IT-ondersteuningsverzoeken over verloren bestanden of toegangsproblemen.
• Versiebeheer en back-up worden automatisch uitgevoerd, zodat IT zich kan richten op belangrijkere zaken.
• Beheerders kunnen direct eerdere versies herstellen (geen 'oeps'-momenten meer).

Crunch Fitness test momenteel Dropbox Dash en verbindt het met SharePoint, OneDrive, Microsoft 365, Slack, GitHub, Smartsheet en meer. Dankzij AI-gestuurd zoeken kunnen teams sneller content vinden. Schellhaas hoopt dat dit de spanningen zal verminderen en de samenwerking verder zal verbeteren.