Elbphil-harmonie en Laeiszhalle vereenvoudigen het delen en ondertekenen met Dropbox en Dropbox Sign.

Achtergrond

In de Elbphilharmonie en de Laeiszhalle, twee van Hamburgs meest prestigieuze culturele instellingen, is geen avond hetzelfde. Met tot wel vijf concerten per dag, met artiesten variërend van wereldberoemde solisten tot opkomende ensembles, brengt elke show een nieuwe stroom aan materiaal met zich mee: artiestencontracten, programmatoelichtingen, marketingmateriaal, technische specificaties en lastminute-updates.

Teams schakelen razendsnel tussen projecten. Met zoveel bewegende onderdelen is het essentieel om op één lijn te blijven.

Uitdaging: een balans vinden tussen gebruiksgemak en veiligheid.

Vanaf dag één streefde het team van de Elbphilharmonie en Laeiszhalle ernaar een overzichtelijk en goed georganiseerd systeem te creëren voor het opslaan en delen van objecten. Maar met zoveel betrokkenen, van interne medewerkers tot freelancers en ontwerpbureaus, moest de juiste balans gevonden worden. Eenvoudig genoeg voor iedereen om te gebruiken, maar tegelijkertijd veilig en betrouwbaar genoeg om de merkidentiteit en gevoelige informatie te beschermen.

“We werken samen met een zeer diverse groep externe partners, waarvan velen een creatieve achtergrond hebben. "Ze gaan geen tijd besteden aan het leren van complexe systemen," zegt Melanie Kämpermann, hoofd marketing, communicatie en verkoop bij Elbphilharmonie en Laeiszhalle.

Dat betekende dat alles wat te zakelijk of te ingewikkeld was, werd uitgesloten. Het vereiste ook zorgvuldig nadenken over toegangsrechten: wie mocht wat zien, hoe moesten bestanden tussen teams worden uitgewisseld, hoe kon verwarring over versies worden voorkomen wanneer programma's werden gewisseld, en hoe konden de vertragingen die werden veroorzaakt door het handmatig opstellen en ondertekenen van contracten met artiesten, bureaus en partners over de hele wereld worden geëlimineerd.

Oplossing: een structuur die voor iedereen werkt.

Het team nam Dropbox in gebruik terwijl de Elbphilharmonie nog in aanbouw was, waarbij Dropbox de uitrol direct ondersteunde zodat ze snel aan de slag konden. “Als er iets misging of als er een vraag opkwam, kregen we meteen antwoord.” De ondersteuning was snel en effectief. "Dat maakte echt een verschil," zegt Ingo Främbs, adjunct-hoofd IT bij Elbphilharmonie en Laeiszhalle. “Vandaag tellen we 260 Dropbox-gebruikers.”

Een andere belangrijke factor bij de keuze voor Dropbox was het gebruiksgemak voor creatieve partners. "De mapstructuur in Dropbox komt overeen met wat mensen gewend zijn op hun eigen computers", zegt Främbs. “De meeste van onze partners gebruiken Dropbox al, dus er valt niets uit te leggen. Ze kunnen er meteen inspringen.”

In de twee concertzalen is bijna 200 terabyte aan content opgeslagen in een gestructureerd mapjessysteem dat voldoet aan de Europese en Duitse gegevensbeschermingswetgeving – alles van marketingmateriaal en perskits tot contracten en productiebestanden. “Beveiliging was de belangrijkste reden waarom we voor Dropbox hebben gekozen. De eerste grote mijlpaal was de verplaatsing van de datacenters van Dropbox naar Europa,” legt Främbs uit.

Medewerkers delen de toegang tot een enkel bestand of een complete map met externe partners via eenvoudige links. En mocht er ooit verwarring ontstaan, bijvoorbeeld doordat twee mensen hetzelfde bestand bewerken, dan helpt de versiegeschiedenis het team precies te zien wat er is veranderd en wanneer, zodat ze het snel kunnen oplossen en op koers kunnen blijven.

Het team gebruikt Dropbox Replay ook voor het beheren van videoreviews. Met Sign worden contracten digitaal ondertekend en automatisch in hetzelfde systeem opgeslagen, waardoor alles traceerbaar en op één plek blijft.

Resultaat: duidelijkheid, flexibiliteit en controle voor een snel veranderend team

Met een overzichtelijke mapstructuur zijn bestanden gemakkelijk te vinden. In plaats van bijlagen te versturen of inboxen door te spitten, weet iedereen waar te zoeken, waardoor de samenwerking met externe teams naadloos verloopt. Delen is ook veiliger. Teams kunnen toegang verlenen tot specifieke content zonder andere gegevens openbaar te maken.

De flexibiliteit van het platform is ook een pluspunt. Medewerkers kunnen zelf bepalen welke documenten ze in de cloud bewaren en welke offline beschikbaar zijn voor gemakkelijke toegang tijdens thuiswerken, reizen of het wisselen tussen locaties. "Zodra een concertseizoen is afgelopen, zet ik die mappen op 'alleen online' om ruimte te besparen op mijn lokale schijf," legt Kämpermann uit. “Op die manier raakt mijn apparaat niet vol met bestanden en is er voldoende opslagruimte beschikbaar.” Maar tegelijkertijd kan ik, zelfs wanneer ik offline werk, belangrijke bestanden op mijn apparaat openen – of ik nu thuis ben, in de trein zit of een vergadering heb met onze partners.”

Sign helpt medewerkers om snel en met veel minder heen en weer communicatie handtekeningen te verzamelen van leidinggevenden, artiesten en samenwerkingspartners. Voorheen moesten formulieren worden uitgeprint, met de hand ondertekend, gescand en soms via de interne post worden verzonden, waar ze gemakkelijk zoek konden raken. "Nu zijn al onze documenten traceerbaar," zegt Främbs. “Niets raakt verloren.” Je weet altijd precies waar een document is, wie het heeft ondertekend en wie niet."

Replay versnelt ook het beoordelen van video's en vereenvoudigt de samenwerking. Doordat alle framespecifieke opmerkingen in hetzelfde bestand staan, is feedback makkelijker te geven en te begrijpen, waardoor bewerkingen in minder rondes worden afgerond.

Dankzij Dropbox hoefde het team van de Elbphilharmonie en Laeiszhalle geen grote investeringen te doen in hardware, koelsystemen of speciale ruimtes – investeringen die de meeste culturele instellingen zich niet kunnen veroorloven. Voor een team dat honderden terabytes beheert, vereenvoudigt Dropbox niet alleen de samenwerking. Financieel gezien is het een verstandige keuze.