Achtergrond

Heck is een elite one-stop shop voor hoogwaardige productie, postproductie, animatie en motion design. Met een volledig op afstand werkend team is het succes van elk project afhankelijk van snelle en betrouwbare cloudplatformen.

Aanvankelijk gebruikte Heck Google Drive om documenten en grote productiebestanden te beheren. Naarmate het bedrijf groeide, werd het echter duidelijk dat ze een meer omvattende oplossing nodig hadden.

Uitdaging: de creatieve workflow stroomlijnen

De wrijving met Drive was merkbaar. Het uploaden en downloaden van onbewerkt videomateriaal liep regelmatig vast, waardoor duizenden bestanden in de wachtrij terechtkwamen.

"We verwerken terabytes per week", zegt Phillip Goodwin, oprichter en CEO van Heck. "Mappen gaven aan dat ze gesynchroniseerd waren, terwijl dat niet het geval was." Er verdwenen bestanden, en als één map uitviel, stopte het hele project."

Het Heck-team nam zijn toevlucht tot alternatieve oplossingen, zoals werken via browsers of het fysiek versturen van beeldmateriaal, om vertragingen in de cloud te omzeilen. Hoewel effectief, leidden deze tijdelijke oplossingen tot gemiste deadlines, verwarring bij klanten en creëerden ze beveiligingsrisico's. 

De beoordelingscycli waren eveneens onsamenhangend en vereisten tools van derden die de feedback loskoppelden van de bronbestanden. Tegelijkertijd maakte de enorme hoeveelheid bestanden het vinden ervan tot een tijdrovende speurtocht.  

"Het was ingewikkeld, kwetsbaar en we hebben veel te veel tijd besteed aan het proberen de tools aan de praat te krijgen in plaats van video's te maken," legt Goodwin uit. “Als je dingen niet snel kunt vinden, beginnen klanten zich af te vragen of je wel georganiseerd bent.” In de creatieve sector heeft dat invloed op het vertrouwen.”

Oplossing: een uniform systeem voor het optimaliseren van workflows op afstand.

Als freelancer had Goodwin Dropbox jarenlang met succes gebruikt. Hij wist dat het werkte en vroeg zich af of het ook op grotere schaal toegepast kon worden om Hecks problemen met workflows op afstand op te lossen.

Na het eerste project was het duidelijk dat Dropbox de snelheid en betrouwbaarheid bood die Heck nodig had.

"Vanaf de eerste test werkte het gewoon," zegt Goodwin. “We hebben het hele bedrijf verhuisd en hebben er geen moment spijt van gehad.”

Na de verhuizing viel alles op zijn plek. Heck werkt samen met talent in meer dan 30 landen en betrekt vaak tientallen medewerkers bij één enkel project. De Dropbox-toegangsbeheertools zorgen voor een veilige onboarding en probleemloze toegang tot bestanden, ongeacht waar gebruikers werken.

Het team implementeerde al snel een AI-tool, Dropbox Dash, om al hun apps zoals Slack, Gmail en Notion op één plek te verbinden. Het zorgde voor een broodnodige, uniforme zoekfunctie in hun volledige creatieve workflow en projectkalenders.

"Met Dash duurt het zoeken maar een paar seconden," zegt Goodwin. “Ik zocht op ‘Golden Gate Bridge’ en vond meteen precies het bestand dat we nodig hadden, tussen duizenden andere resultaten. Dash begreep wat ik bedoelde voordat ik het zelf doorhad."

Het team nam ook slimme, deelbare contenthubs in gebruik, genaamd Stacks, om moodboards, pitchdecks en leveringspakketten te creëren. "Het is alsof je een lichtgewicht, creatief deck ingebouwd hebt," zegt Goodwin.

Voor beoordelingen gebruikt Heck nu Dropbox Replay. Deze tool voor gezamenlijke beoordeling en goedkeuring is direct gekoppeld aan Dropbox-mappen, waardoor het team eenvoudig bestanden kan uitwisselen met artiesten en naadloos feedback van klanten kan verzamelen. En omdat alles op één plek staat, kunnen de teams van Heck direct doorgaan naar de volgende revisieronde, zonder te hoeven wachten.

Resultaten: opschaling ter ondersteuning van wereldwijd werk

Nu hun processen gestabiliseerd waren, kon Heck stoppen met het oplossen van problemen en zich gaan richten op groei.

Dropbox bewees zijn waarde tijdens een van Hecks grootste en meest complexe campagnes tot nu toe: een project met meerdere video's, meer dan 300 eindproducten in 30 landen en 17 talen. "Dropbox zorgde ervoor dat iedereen gesynchroniseerd bleef en de klant centraal stond." "Dat was enorm," zegt Goodwin. Het hielp hen de gestroomlijnde workflow te realiseren die ze altijd al wilden en tegelijkertijd een betere klantervaring te bieden.

Het allerbelangrijkste is dat Dropbox het team in staat stelde te doen waar ze het beste in zijn: werk creëren waar klanten dol op zijn. "Dropbox zorgt ervoor dat ons team op afstand verbonden, georganiseerd en snel blijft", aldus Goodwin. “Dat is alles.”