Huish Outdoors bespaart uren tijdens het zoeken naar documenten met Dropbox Dash
Het zoeken naar bestanden en documenten verspreid over de vele tools van Huish duurde uren. Met Dropbox Dash zoeken de teams van Huish in elke verbonden app met één woord of nummer, wat uren bespaart.
“Dropbox Dash bespaart mij uren die ik anders zou besteden aan het doorzoeken van miljoenen mappen op verschillende systemen.”
Producten gebruikt
Dropbox, Dash
Branche
Productie
Grootte
250-999
Locatie
Salt Lake City, UT
Uitdaging: Er was sprake van vertraging bij Huish vanwege gefragmenteerde informatie
Stan Ferguson, hoofd IT bij Huish Outdoors, heeft gedurende zijn IT-carrière met enkele van de grootste bedrijven ter wereld gewerkt. Zijn ervaringen hebben hem tot een belangrijk inzicht geleid: desorganisatie van bestanden is tegenwoordig een wijdverbreid probleem voor de meeste bedrijven.
Deze uitdaging was vooral duidelijk bij Huish, een internationaal bedrijf dat gespecialiseerd is in de productie van duikuitrusting. "We hebben 250 werknemers verspreid over Italië, Vietnam, Canada en de VS, en ze hebben allemaal hun eigen aanpak voor het opslaan en organiseren van gegevens, wat rommelig kan worden", legt Stan uit.
Maar werknemers sloegen informatie niet alleen op verschillende manieren op, ze sloegen het ook op in uiteenlopende tools: SharePoint, One Drive, Outlook, Dropbox en meer. Deze fragmentatie betekende dat werknemers in elke tool afzonderlijk moesten zoeken—soms urenlang—om de precieze informatie te vinden die ze zochten.
Huish Outdoors wilde een betere manier om de informatie die medewerkers nodig hadden op het juiste moment te presenteren, zodat het zoeken naar informatie geen vertraging zou opleveren bij belangrijkere bedrijfstaken.
Een optie was om alle informatie van Huish te migreren naar één opslagtool. Maar het migreren van de gegevens zelf en het opnieuw trainen van personeel in de nieuwe tools en processen zou veel tijd kosten.
Maar toen ontdekte Stan Dropbox Dash.
“Dropbox Dash bespaart mij en mijn teams kostbare tijd en moeite door informatie sneller en eenvoudiger toegankelijk te maken. Het maakt ieders werk, van IT tot engineering tot boekhouding, gemakkelijker en productiever.”
Oplossing: Dropbox Dash helpt Huish om in één keer in elke verbonden app te zoeken
Met de 'universeel zoeken'-functie van Dropbox Dash kunnen Stan en zijn medewerkers nu via één zoekbox zoeken naar de informatie die ze nodig hebben op alle verbonden platforms van Huish: Dropbox, OneDrive, Outlook.
"We kunnen zoeken op naam, rekeningnummer, een woord in een e-mail - bijna alles, en vinden wat we nodig hebben dankzij Dash," legt Stan uit. "Dropbox Dash is de beste tool die ik ken om gegevens in e-mails te vinden."
Door alle informatie van Huish op deze manier beschikbaar te maken, kan Stan veel sneller werken. Als Stan vóór Dash jaren geleden aan een bestand werkte en zich niet meer precies kon herinneren op welk platform dat bestand was opgeslagen, moest hij door talloze e-mails en bestandssystemen scrollen in de hoop het bestand te vinden.
Nu kan Stan met alleen een naam of telefoonnummer snel een projectbestand in OneDrive, een gesprek in Outlook of een contract in Dropbox openen. Bovendien kan hij filteren op platform als hij al ongeveer weet waar een document zich bevindt.
“Dropbox Dash bespaart mij uren die ik anders zou besteden aan het doorzoeken van miljoenen mappen op verschillende systemen”, zegt Stan.
Dropbox Dash is ook binnen de organisatie gangbaar geworden, waarbij zowel de engineering- als de boekhoudteams hun werkwijze hebben versneld.
Wanneer het engineering-team van Huish 3D-diagrammen maakt voor verschillende soorten duikuitrusting, moeten ze specifieke onderdeelnummers kunnen vinden. Met Dropbox Dash kunnen gebruikers complete databases doorzoeken, zodat ze met alleen een naam of een woord precies kunnen vinden wat ze nodig hebben. Hierdoor kunnen ze veel sneller werken.
Het boekhoudteam van Huish boekt vergelijkbare resultaten. Met Dropbox Dash kunnen ze in alle bedrijfsgegevens zoeken naar rekeningnummers en facturen vinden die betaald moeten worden, zonder dat ze door miljoenen mappen of e-mails hoeven te zoeken. "Vroeger waren de gegevens van het boekhoudteam niet erg georganiseerd, maar Dropbox Dash helpt hen alle benodigde informatie te verzamelen, zodat ze meer kunnen doen in minder tijd", aldus Stan.
Toen Stan voor het eerst overwoog Dropbox Dash te gebruiken, was zijn grootste zorg het waarborgen van de privacy en veiligheid binnen de organisatie. Omdat Huish al een Dropbox-klant was, paste Dash eenvoudigweg dezelfde veiligheidsmaatregelen toe met strenge controles. Als een werknemer geen toegang heeft tot een bestand, bijvoorbeeld een validatiebestand, zal dat bestand leeg zijn wanneer hij of zij via Dropbox Dash zoekt.
Terwijl Stan en zijn team voornamelijk Dropbox Dash gebruiken om naar bestanden te zoeken, gebruiken ze ook de AI-antwoordfunctie om overzicht van wijzigingen met generatieve AI van Project te genereren. Voor Stan dienen deze overzichten van wijzigingen met generatieve AI als tijdbesparing wanneer hij een ouder project nieuw leven wil inblazen.
Het Huish-team gebruikt ook de stapelfunctie om mappen en koppelingen naar websites uit verschillende tools op één plek te groeperen. Hierdoor is het eenvoudiger om meerdere bestanden tegelijk te delen wanneer je samen aan een project werkt.
Terwijl Stan en zijn team de organisatorische infrastructuur van het bedrijf verder uitbouwen, met onder andere een Contact Center, is hij ervan overtuigd dat Dropbox Dash ervoor zal zorgen dat werknemers efficiënter werken en de algehele bedrijfsvoering zal verbeteren. “Dropbox Dash bespaart mij en mijn teams kostbare tijd en moeite door informatie sneller en eenvoudiger toegankelijk te maken. Het zorgt ervoor dat iedereen sneller en productiever kan werken", zegt Stan.
Resultaten: Dropbox Dash bespaart tijd en vereenvoudigt informatie voor Huish
Kortere zoektijd
Met zoeken via Dash Universal vindt Huish binnen enkele seconden documenten in alle bestandsopslag- en informatie-apps via één gebruiksvriendelijke interface.
Toepassingen in de gehele organisatie
De teams binnen de Huish-organisatie zijn gericht op het vinden van toepassingen waarmee medewerkers sneller kunnen zoeken in hun dagelijkse werk, van IT tot engineering tot boekhouding.
Beveiliging en privacycontroles op Dropbox-niveau
Dropbox Dash hanteert dezelfde beveiligingsprotocollen als Dropbox. Je kunt er dus zeker van zijn dat al je gegevens beschermd zijn en alleen toegankelijk zijn voor de juiste partijen.
“Dropbox Dash is de beste tool die ik ooit heb gezien voor het zoeken van informatie in e-mails.”
Stan FergusonHoofd IT bij Huish Outdoors