Hoe Dropbox het eerste speciale pre-seed-fonds van Australië helpt grootse successen te boeken
Co Ventures bouwde een systeem waarmee ze vertrouwelijke informatie kunnen verzenden en volgen, potentiële investeerders kunnen laten tekenen en een robuuste historische database kunnen bijhouden.
"DocSend en Sign passen naadloos in onze workflows, waardoor we efficiënter kunnen werken, veilig informatie kunnen verzenden die we anders niet graag zouden delen, en deals kunnen sluiten met investeerders."
Producten gebruikt
Branche
Financiële services
Grootte
2-249
Locatie
Sydney, Australië
Uitdaging: vertrouwelijke informatie, veel investeerders; één groot probleem
Co Ventures bevindt zich tussen ondernemers en oprichters aan de ene kant en investeerders aan de andere kant. Daarom zochten oprichter Maxine Minter en haar team naar manieren om vertrouwelijke informatie te delen, zoals financiële prognoses, productroadmaps en marktgegevens. Ze moesten er zeker van zijn dat de juiste mensen toegang hadden tot de bedrijfsgegevens en de verkeerde mensen niet, terwijl ze de documenten ook moesten kunnen volgen. Met 14 venturepartners en een grote community van stille vennoten die 30 investeringen doen uit één enkel fonds, "vliegt er voortdurend een enorme hoeveelheid materiaal rond", zegt Minter. "Het beperken van risico's qua materiaal en de mogelijkheid om gevoelige gegevens te delen, is een belangrijke prioriteit voor ons."
Maak handtekeningen eenvoudig
Co Ventures zocht ook naar juridisch bindende handtekeningen, waarbij wordt gevolgd wie er heeft getekend, wie er nog moet tekenen en wie het document in kwestie heeft bekeken. In de altijd drukke wereld van durfkapitaal kunnen snelheid en efficiency het verschil betekenen tussen investeren in de volgende unieke kans en deze mislopen, dus een eenvoudige en snelle manier om uitstaande handtekeningen te bekijken kan miljoenen waard zijn.
En met zoveel documenten voortdurend in omloop zou een systeem dat voltooide documenten automatisch op de juiste plaats in de cloud van Co Ventures categoriseert en opslaat, werk wegnemen, problemen met versiebeheer voorkomen en helpen een georganiseerde en veilige database in stand te houden.
"Bij investeren draait het allemaal om vertrouwen, nietwaar? Een manier om documenten veilig te verzenden en te volgen wie ze ziet, helpt bij het bouwen aan en behouden van dat essentiële vertrouwen."
Oplossing: de integraties van DocSend, Sign en GSuite zorgen voor een opgeruimde organisatie bij Co Ventures
De integraties van DocSend, Sign en Dropbox GSuite zijn ingebouwd in de dagelijkse workflow van Co Ventures en helpen bij het faciliteren van een efficiëntere stroom aan gevoelige documenten.
DocSend wordt vooral gebruikt tijdens het fondsenwervingsproces en ook bij het delen van materialen met venturepartners. Zo kan Co Ventures materialen beheren, vervaldatums instellen en informatie in de juiste silo's bewaren. Met DocSend kunnen Minter en haar medewerkers er zeker van zijn dat een vertrouwelijk document niet openlijk of per ongeluk wordt gedeeld. Bovendien maken ze sjablonen en gebruiken ze links om processen te stroomlijnen, tijd en energie te besparen en kopzorgen te voorkomen. "DocSend is voor ons een manier om op professionele wijze materiaal te verzenden naar partners en potentiële partners dat eenvoudig kan worden opgeslagen en beheerd op onze schijf", zegt Minter.
Sign is de held van de dag
Bij Sign draait alles om het rondkrijgen van die deal. "Het is veilig", zegt Minter. "Je kunt het eenvoudig uit handen geven. Het is ontzettend handig om niet administratief te hoeven bijhouden wie heeft getekend, wie niet, en wie aan het treuzelen is." Het team van Co Ventures heeft workflows opgesteld waarin in detail is vastgelegd wat er moet gebeuren als een venturepartner een document na een bepaalde tijd nog niet heeft ondertekend, wat het proces van opvolging stroomlijnt.
Co Ventures gebruikt dagelijks honderden workflows in Notion, in Canva, in Zoom en in nog veel meer toepassingen. Met de Dropbox GSuite-integratie kun je deze workflows volgen, vereenvoudigen en onderhouden. "Een contract gaat bijvoorbeeld van GSuite naar Sign", zegt Minter. "Zodra het is ondertekend, gaat het automatisch terug naar GSuite. Dat is zo handig."
Resultaten: succesvolle investeerders en eenvoudig deals sluiten
De productsuite van Dropbox hielp Minter en Co Ventures bij het sluiten van hun laatste ronde. "Ze vormen een behoorlijk integraal onderdeel van de rollen die ze spelen", aldus de oprichter. "Ze doen precies wat ze moeten doen: ze zijn zo eenvoudig te gebruiken dat ik er niet zoveel over hoef na te denken. Ik hoef me niet druk te maken over de functies. Ze werken gewoon."
De mogelijkheid om een potentiële klant informatie te sturen die voorheen alleen mondeling werd gedeeld, is van onschatbare waarde. Dat geldt ook voor de gedetailleerde analyses, waarmee Minter en haar team een vervolggesprek en een pitch op maat kunnen maken. Als de potentiële investeerder de fondsstrategie van Co Ventures maar even vluchtig heeft bekeken, weet Minter dat ze een overzicht op hoog niveau moet bieden, terwijl ze sneller in de details kan duiken als ze veel tijd hebben besteed aan het bekijken van het document.
Het sluiten van de deal verloopt bovendien sneller en efficiënter. Na een telefoontje, of zelfs tijdens een gesprek, kan Minter de standaard overeenkomst voor een venturepartner erbij pakken, een paar belangrijke details toevoegen, deze verzenden en wachten tot het ondertekende document wordt teruggezonden. Weer een deal, ondergetekend, verzegeld, afgeleverd en automatisch op de juiste plek gearchiveerd.
"Er zijn materialen die we delen dankzij DocSend en die we niet zouden delen als we alleen een PDF of een Google Drive-link hadden. Het vertrouwen in de vertrouwelijkheid van de informatie vergroot hoe effectief we werken."
Maxine MinterOprichter en algemeen partner van Co Ventures en Co Lab