Seihou Kensetsu Co., Ltd. bouwt ‘laden’ voor het delen van informatie

Uitdaging: inconsistente documentatie kost tijd en geld

Seihou Kensetsu Co., Ltd. heeft een lange staat van dienst op het gebied van bouwwerkzaamheden in de stad Ise in de prefectuur Mie, waaronder veel openbare werkprojecten. Het bedrijf richt zich op de twee pijlers civiele techniek en bouw. Ze zijn vooral bedreven in gezamenlijke projecten op het gebied van civiele techniek. Momenteel hebben ze ongeveer tien projecten lopen.

Het vergemakkelijken van de uitwisseling van documenten met opdrachtgevers en onderaannemers in de bouw is essentieel om ervoor te zorgen dat de processen op de bouwplaats soepel verlopen. Seihou Kensetsu liep in het verleden echter tegen bepaalde uitdagingen aan die hiermee gepaard gingen. Op bouwplaatsen en in de civiele techniek wordt een document opgesteld dat een ‘bouwvergaderingenboek’ wordt genoemd. Het beschrijft uitgebreid de verzoeken van de klant, de uit te voeren werkzaamheden en eventuele wijzigingen die moeten worden aangebracht. Om de werkzaamheden te kunnen laten doorgaan, controleert elk betrokken bedrijf en elke aannemer de boekhouding. Als deze niet compleet is, wordt het werk uitgesteld ter bevestiging en correctie, wat gevolgen heeft voor de totale bouwperiode.

“De inconsistentie in de volledigheid van de vergaderboeken van de bouwvakkers tussen de ervaren en de junior medewerkers baarde ons zorgen. Omdat er miljoenen of tientallen miljoenen yen worden uitgegeven op basis van dit document, is het absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat er geen gegevens ontbreken of onvolledig zijn. "Om vertragingen door herbewerking te voorkomen, was het voor ons noodzakelijk om de documentatie op een hoog niveau te standaardiseren", legt de heer Masaaki Nishiyama uit.

Destijds maakte en bewaarde iedere verantwoordelijke voor de vergaderboeken van de bouw deze op zijn eigen computer, en dit was een factor die de boeken te ‘gepersonaliseerd’ maakte. Wat ze nodig hadden, was een manier om oude documenten binnen het hele bedrijf te delen, zodat nieuwe medewerkers konden leren hoe ze deze konden maken en de juiste voorbeelden konden gebruiken. Met dit in gedachten begon het bedrijf over een systeem na te denken.

Oplossing: collectieve kennis delen op één platform

“De afdeling on-site neemt het initiatief bij het bedenken en selecteren van welke IT-oplossingen we gaan gebruiken. “Wij, de afdeling Algemene Zaken, zijn verantwoordelijk voor het voorstellen van effectieve oplossingen en het ondersteunen van de implementatie ervan”, aldus de heer Kazuyuki Nishiguchi. Het bedrijf gebruikte deze aanpak in zijn onderzoek.

Bij het bepalen van de oplossing dacht het bedrijf aan ‘lades’. Als de verslagen van eerdere bouwvergaderingen in een lade worden bewaard, kan iedereen ze er op elk gewenst moment uithalen om te controleren of het juiste formaat is ingevoerd. Ze dachten dat ze de bestaande knowhow van het bedrijf konden omzetten in een gemeenschappelijk bedrijfsmiddel.

Bovendien kan het voorkomen dat junior medewerkers zich ongemakkelijk voelen als ze hun drukke meerderen om verduidelijking moeten vragen als ze documenten voorbereiden. “We dachten dat lades dergelijke zorgen zouden wegnemen”, zegt de heer Nishiyama.

Toen hoorde hij van een IT-partner over Dropbox. De heer Nishiyama wist meteen dat Dropbox voor hem een oplossing kon zijn, toen deze partner het hem uitlegde.

“In eerste instantie hadden we niet nagedacht over cloudopslag, maar we vonden dat de cloud, die overal toegankelijk is, goed bij ons bedrijf paste, omdat de meeste van onze medewerkers op locatie werken. "Het is handig om onderweg documenten op je smartphone te kunnen bekijken en documenten die op de bouwplaats zijn gemaakt, te kunnen uploaden", legt de heer Nishiyama uit.

Een ander voordeel van de cloud is dat u uw bedrijf ook papierloos kunt maken. Vroeger was het bijvoorbeeld zo dat de uitvoerders van het bedrijf tekeningen uitprintten en meenamen naar de bouwplaats. Als alle benodigde bestanden nu in een Dropbox-map worden opgeslagen en op tablets en smartphones worden bekeken, kan de hoeveelheid afgedrukt materiaal aanzienlijk worden verminderd. Het bedrijf was van mening dat dit ook de werklast voor de werknemers zou verlichten.

“Er werd meteen besloten om de oplossing te implementeren, maar de implementatie ter plaatse duurde even. “Dat komt omdat we dachten dat het voor onze medewerkers te belastend zou zijn als we plotseling zouden overstappen op een nieuw systeem”, aldus de heer Nishiguchi.

Nadat alle medewerkers een account hadden gekregen, bood de afdeling Algemene Zaken ondersteuning zodat elke medewerker op zijn eigen tempo vertrouwd kon raken met Dropbox, ongeacht of hij het volledig of slechts gedeeltelijk wilde gebruiken in zijn werk.

Resultaten: tijdsbesparing bij het voorbereiden van documenten en het delen van bestanden

Seihou Kensetsu heeft voor elke locatie mappen in Dropbox aangemaakt, waar medewerkers bestanden zoals tekeningen en vergaderverslagen kunnen opslaan. Het bedrijf stelt geen strikte toegangsrechten. In plaats daarvan mogen werknemers dossiers op andere werkplekken inzien, om de effectiviteit van deze ‘lades’ te vergroten. Veel van de openbare werken die het bedrijf uitvoert, worden gegund door gemeenten en overheidsinstanties. Dat betekent dat er strikte regels gelden voor alle ingediende documenten. Hoewel het maken van een vergaderboek voor de bouw een hoog niveau van vaardigheden vereist, neemt het aantal vragen en wijzigingen met betrekking tot vergaderboeken voor de bouw af sinds het bedrijf Dropbox gaat gebruiken.

“Het resultaat is dat iedereen, van ervaren medewerkers tot de meest junior medewerkers, nu de juiste staat van documenten kan controleren en een bouwvergaderingsboek kan voorbereiden. “Het is ook makkelijker om iemand anders in het bedrijf te vragen om correcties aan te brengen als de verantwoordelijke persoon niet direct beschikbaar is”, aldus de heer Nishiguchi.

De werkzaamheden voor het voorbereiden en reviseren van materialen en documenten zijn inmiddels teruggebracht tot ongeveer 10 uur per maand. Het bedrijf beweegt ook richting een papierloos bedrijfsmodel. Doordat Dropbox breder binnen het bedrijf wordt gebruikt, is het aantal keren dat tekeningen en bouwvergaderingsboeken worden uitgeprint en meegenomen, afgenomen. Ook de werkefficiëntie is verbeterd, omdat u op uw tablet altijd de nieuwste bestanden kunt raadplegen.

Een bouwvergaderingenboek is een Word-bestand met 20 tot 30 pagina's. In sommige gevallen worden er meer dan 200 vergaderingen op één bouwplaats gehouden. Ook worden er op de bouwplaats tekeningen en afbeeldingen gemaakt. Daardoor raakte de capaciteit van de harde schijf van onze computers soms overbelast en werd deze trager, vooral in de tweede helft van de bouwperiode. "De implementatie van Dropbox heeft dat probleem ook opgelost", voegt de heer Nishiyama toe. 

Ook het delen van bestanden met mensen buiten het bedrijf is eenvoudiger geworden. Dit komt doordat je een externe gedeelde map op Dropbox kunt maken en anderen er toegang toe kunt geven. Vroeger verliep de communicatie met onderaannemers bijvoorbeeld via het versturen van e-mailbijlagen en het vragen om bevestiging. Tegenwoordig worden mappen gebruikt om het proces gemakkelijker te maken en ervoor te zorgen dat altijd de nieuwste gegevens beschikbaar zijn. Om een bestand te ontvangen dat iemand anders heeft gemaakt, hoeft u het alleen maar naar een map te uploaden. 

Van een lade vol kennis en vaardigheden tot een veelzijdiger platform voor het delen van bestanden: Dropbox blijft de bedrijfsvoering ondersteunen.