Lullabot

Misschien heb je nog nooit van Lullabot gehoord, maar de kans is groot dat je de namen van hun beroemde klantenkring herkent.

General Electric, NBC, Harvard University en de Grammy Awards hebben zich allemaal tot Lullabot gewend voor hun expertise in webontwerp en -ontwikkeling.

In tegestelling tot hun klanten, vliegt Lullabot onder de radar. Het bedrijf heeft geen kantoor. Het 55-koppige bedrijf werkt volledig op afstand in alle uithoeken van de VS. Maar ze klaren nog steeds de klus. Nadat Lullabot de website van MSNBC helemaal opnieuw had ontwikkeld, zei een hoofdredacteur van het mediabedrijf: "Mijn senior team heeft me verteld dat het de meest bevredigende ervaring van hun hele carrière is geweest en dat zeggen we niet vaak."

Dus hoe ontwikkelt dit kleine team op afstand multimediawebsites als Syfy.com, die geschikt is voor alle platforms en apparaten?

"Uiteraard begint het bij onze mensen", zegt CEO en medeoprichter Matt Westgate. "We zijn anders. Doordat we geen hoofdkantoor hebben, kunnen we het meest gepassioneerde, getalenteerde en bescheiden team samenstellen, ongeacht waar ze wonen. We proberen het toonbeeld van een gedistribueerd personeelsbestand te zijn, omdat we denken dat dit tot betere werkresultaten leidt."

De virtuele kantoorruimte

Maar deze werkstijl neemt de nodige uitdagingen met zich mee. Doordat ze niet door de gang kunnen lopen om met iemand een praatje te maken, betekent volgens Westgate dat ze nog sterker moeten communiceren. Daarom vertrouwt Lullabot op Dropbox Paper.

Paper doet dienst als de virtuele kantoorruimte van Lullabot. "Geen enkel contentmanagementsysteem kan zich meten met wat Paper ons biedt, wat betreft het plaatsen van opmerkingen, zien wie er nog meer in een document zit en het pushen van belangrijke meldingen", zegt Seth Brown, COO.

Daarnaast maakt Paper het werk een beetje plezieriger. "We kunnen echt iteratief te werk gaan; dit markeren, dat benadrukken, nuttige opmerkingen maken", vertelt Marissa Epstein, Sr. UX Designer. "We plaatsen er ook wat grappige opmerkingen in, waardoor we even hard kunnen lachen en gaan dan weer verder. Het is best leuk."

Het crossfunctionele creatieve proces

Natuurlijk gaat het op het werk niet alleen om grappige emoji's. Vaak beginnen de projecten van Lullabot met een RFP van de klant. Doordat deze ondernemingen zo op maat gemaakt en complex zijn, zijn de documenten lang en vereisen ze de inbreng van veel belanghebbenden. Het starten van projecten in Paper is bij Lullabot de norm geworden. "Het feit dat Paper automatisch een wiki aanmaakt en we taken kunnen toewijzen, maakt dit proces veel en veel eenvoudiger", aldus Brown.

Zodra de puntjes op de i zijn gezet, gaat het gebruikersonderzoeksteam aan de slag om ervoor te zorgen dat Lullabot de doelen van klanten aanpakt. Onderzoekers, ontwerpers en ontwikkelaars werken allemaal in Paper samen aan transcripties van gebruikersinterviews, InVision-bestanden, diagrammen van webarchitectuur en programmeercode om de richting te bepalen en elk herontwerp uit te voeren.

Lullabots, zoals medewerkers liefkozend worden genoemd, zijn niet de enigen die Paper gebruiken. "Een van mijn favoriete dingen van Paper is het gebrek aan onboarding dat voor onze klanten nodig is", zegt Jared Ponchot, Creative Director. "Je stuurt de uitnodigingslink en hoewel je nieuwe dingen ontdekt naarmate je het meer gebruikt, is de onmiddellijke reactie van klanten 'Wauw, dit is supereenvoudig'. Het is veel beter ontvangen dan andere tools die we hebben geprobeerd."

Focussen op wat belangrijk is

Met al het talent en de expertise van Lullabot is het doel van Paper om het bedrijf in staat te stellen te doen waar het goed in is. Doordat Paper de centrale werkruimte vormt voor alles, van InVision-bestanden tot GitHub-problemen, en met Slack is geïntegreerd, krijgen ontwerpers en ontwikkelaars hun werk eenvoudiger gedaan.

"Waar ik ook aan werk, het gebruik van Paper houdt mijn focus op het gesprek en mijn vingers op het toetsenbord gericht, in plaats van heen en weer te schakelen", zegt Chris Albrecht, Sr. Developer. "Het verminderen van schakelen tussen verschillen contexten is onbetaalbaar."

Terugkijkend op een grootschalig project uit de tijd waarin het team nog op PDF's vertrouwde, schat Griner dat ze zonder Paper ongeveer 25% extra werk moesten verzetten. Andere teamleden zeggen dat Paper hen elke week uren bespaart.

"We besparen ongetwijfeld tijd", vertelt Ponchot. "Maar dat doet de werkelijke impact geen recht: het heeft de manier verandert waarop we over samenwerking denken. Paper is bij uitstek geschikt om eerst als post-it te dienen, waarop je de belangrijkste dingen schrijft en daarna als een formeel document. Het is de universele plek waar iedereen naartoe gaat."