Het ergste is gebeurd: u hebt per ongeluk uw computer gewist en bent al uw belangrijke bestanden kwijt. Op dit punt wilt u waarschijnlijk niet horen dat u een back-up- of archiefsysteem voor uw gegevens had moeten hebben.
U vraagt zich misschien ook af wat het verschil is tussen een back-up en een archief. Het zijn allebei opslagruimtes voor gegevens, toch? Ja, dat is waar. Maar ze dienen verschillende doeleinden en er zijn enkele belangrijke verschillen te maken. Simpel gezegd:
- Een back-up is een kopie van gegevens die wordt gebruikt om deze gegevens terug te zetten in het geval ze zijn beschadigd of verloren zijn gegaan
- Een archief is een opslagplaats voor langdurige gegevensopslag, die doorgaans wordt gebruikt om te voldoen aan de eisen voor informatiebewaring en nalevingsnormen.
Voordat we uitleggen wat de beste strategie is voor het beschermen en opslaan van je gegevens, leggen we je eerst uit wat we precies bedoelen met een 'back-up' en een 'archief'.
Wat is een 'back-up' precies?
'Back-uppen' is het maken van een kopie (of meerdere kopieën) van een gegevensbron, zoals een document, bestand, map of een heel systeem, zodat deze gegevens kunnen worden hersteld en teruggehaald in het geval dat ze verloren gaan, beschadigd raken of corrupt raken.
Wat belangrijk is, is dat een back-up naast de primaire gegevensbron bestaat. Dat wil zeggen dat de oorspronkelijke bestanden of mappen niet worden verwijderd of vervangen door de gemaakte back-up.
Het hoofddoel van een back-up is om uw bestanden terug te zetten naar de staat waarin ze waren voordat u uw gegevens verloor.
Back-ups kunnen handmatig worden uitgevoerd met lokale back-upmethoden, bijvoorbeeld met behulp van externe harde schijven. Een snellere, veiligere en gemakkelijkere oplossing is echter automatische cloudback-up.
In plaats van dat u op gezette tijden back-ups moet inplannen, maken cloudservices zoals Dropbox Backup automatisch een back-up van uw bestanden wanneer er wijzigingen worden aangebracht in de oorspronkelijke gegevens. Dat is helemaal niet moeilijk.
Wanneer je een back-up moet gebruiken
Back-ups worden aanbevolen voor zowel persoonlijke als professionele bestanden, vooral voor bestanden die onvervangbaar zijn als ze verloren gaan. Een back-upstrategie biedt een waardevol vangnet en moet een belangrijke rol spelen in elk rampenherstelplan.
Idealiter maakt u een back-up van uw hele computer. Er zijn echter een aantal specifieke gevallen waarin een back-up het meest nuttig is, namelijk:
- Bestanden die regelmatig worden herzien of samenwerkingsprojecten waarbij vorige versies van bestanden op een later tijdstip eventueel moeten worden teruggezet, zoals bij webontwikkeling en videobewerking
- Bestanden waaraan op meerdere apparaten wordt gewerkt, vooral als ze zijn gekoppeld aan een cloudback-upservice (in tegenstelling tot een lokale back-upoplossing)
- Wanneer de veiligheid van bestanden het belangrijkst is. Cloudback-ups bieden namelijk de beste bescherming tegen hardwarestoringen, ransomware en cyberaanvallen
Als u een back-up wilt maken van uw belangrijke bestanden, foto's, video's en andere gegevens, biedt Dropbox een veilige en eenvoudige cloudback-up om alles veilig te houden.
…en wat bedoel je met een “archief”?
In tegenstelling tot back-ups, die meer actieve ruimten zijn voor gegevens die vaak worden bijgewerkt, zijn archieven uitsluitend bedoeld voor het langdurig bewaren van gegevens.
Nadat een bestand is gearchiveerd, kunt u het origineel verwijderen. Normaal gesproken worden alleen gegevens die niet regelmatig hoeven te worden geraadpleegd, naar een archief gestuurd. Denk bijvoorbeeld aan oude contracten met gevoelige gegevens en gegevens van financiële transacties.
Archieven zijn plaatsen waar u historische gegevens kunt opslaan, zoals documenten en bestanden die u niet dagelijks nodig hebt voor uw werk.
Wanneer een archief gebruiken
Een gegevensarchief wordt gebruikt om belangrijke bestanden voor langere tijd op te slaan. Deze bestanden hoeven niet vaak gewijzigd of gebruikt te worden.
U kunt een archief gebruiken voor oude gegevens of gegevens die u de laatste tijd niet hebt gebruikt. Wanneer u bijvoorbeeld een project als voltooid markeert, worden de gegevens die tijdens het project zijn gegenereerd, mogelijk naar een archief verzonden in plaats van naar een back-upsysteem.
Hiermee maakt u ruimte vrij op uw primaire opslagsysteem, maar kunt u de gegevens ook herstellen als dat nodig is.
Kortom, met een data-archief kunt u:
- Toon aan dat u voldoet aan het beleid voor informatiebewaring en de nalevingsvoorschriften
- Een permanente record maken van belangrijke zakelijke communicatie, zoals juridische documenten en correspondentie
- Krijg toegang tot belangrijke historische gegevens die u mogelijk nodig hebt om geschillen op te lossen of vragen te beantwoorden over uw bedrijfsvoering, contracten, financiële transacties, enz.
Wat is het verschil tussen back-ups en archieven?
Back-ups en archieven bieden beide een ruimte om gegevens op te slaan, zodat deze in de toekomst kunnen worden hersteld. Dat is dan ook zo'n beetje de enige overeenkomst.
Er zijn een aantal verschillen tussen back-ups en archieven, waaronder hun primaire doel en hoe ze werken.
Back-ups
- Geschikt voor kort- en langdurige opslag
- Aanbevolen voor bestanden en mappen die actief zijn, voortdurend veranderen en regelmatig worden geopend
- Snelheid is belangrijk voor snelle back-ups en snel gegevensherstel
- Maakt meerdere kopieën van bestanden, zodat vorige versies, indien nodig, kunnen worden teruggezet
- Wordt gebruikt om vorige versies van gegevens terug te zetten nadat de oorspronkelijke bestanden zijn gewist, beschadigd of overschreven
Archieven
- Alleen geschikt voor het opslaan van gegevens gedurende een langere periode
- Aanbevolen voor bestanden en mappen die bewaard moeten blijven, maar niet vaak hoeven te worden geopend
- Snelheid is minder belangrijk
- Meestal wordt er maar één kopie van een bestand gebruikt, die niet meer kan worden gewijzigd of aangepast nadat het is gearchiveerd.
- Wordt gebruikt om gegevens terug te halen die niet zijn gewijzigd nadat ze in het archief zijn opgeslagen
Dus: wat moet je doen?
Ongeacht hoe robuust uw huidige strategie voor bestandsbeheer is, de beste manier om uw belangrijke bestanden te beschermen is door gebruik te maken van een back-upoplossing en een archief.
- Gebruik je back-upoplossing voor actuele en actieve gegevens die moeten worden beschermd tegen onopzettelijk of kwaadwillig verlies, maar die ook snel toegankelijk zijn en/of kunnen worden teruggezet
- Gebruik uw archief voor het onbeperkt bewaren van bestanden die essentieel zijn voor uw bedrijfsvoering en wettelijke verplichtingen, en die eenvoudig terug te vinden moeten zijn, maar niet altijd beschikbaar hoeven te zijn.
Als u beide opties gebruikt, profiteert u van de meest robuuste bescherming voor uw bestanden.
Met Dropbox Backup maakt u uw bestanden eenvoudig toekomstbestendig. Uw bestanden, mappen en documenten zijn veilig in uw Dropbox-account. U kunt ze openen wanneer en waar u ze nodig hebt, zelfs als het jaren later is.
Dropbox Backup: De ideale back-up- en archiveringsoplossing
Met Dropbox Backup kunt u uw bestanden eenvoudig automatisch in de cloud opslaan, zodat u ze snel kunt herstellen, wat er ook gebeurt.
