Breakdance staje się globalny dzięki Dropbox i BBoy City

Tło

Romeo Navarro, strażak z Austin, zawsze traktował breakdance jako formę ekspresji i ucieczkę od trudnych ulic. W 1998 roku założył BBoy City, aby dać dzieciom z trudnych dzielnic taką samą szansę.

Społeczność szkoli, wspiera i łączy młodych tancerzy poprzez zawody i wydarzenia breakdance'owe. „Zawody pozwalają dzieciom skupić się na celu i unikać kłopotów. Na początku nie było żadnych formalnych wydarzeń, dlatego stworzyłem BBoy City.”

Wyzwanie: zapewnienie płynnego i bezstresowego przebiegu wydarzeń krajowych

Mając zespół składający się z 20 osób, BBoy City nie mogło sobie pozwolić na powolne i toporne procesy. Zebranie i uporządkowanie materiału filmowego na potrzeby marketingu i festiwali filmowych było trudne. „Ludzie wysyłali nam niechciane linki, których nie dało się śledzić” – opowiada Navarro. „Posiadanie tak dużej ilości treści jest bezużyteczne, dopóki nie możesz jej znaleźć”.

Zarządzanie dokumentacją również było uciążliwe. Zespół drukował i skanował dokumenty, a następnie przesyłał je tam i z powrotem pocztą elektroniczną w celu podpisania, co spowalniało cały proces.

Kolejnym wyzwaniem był proces edycji wideo. Zespół musiał pobrać ogromne pliki, aby je przejrzeć, a następnie przesłać opinie za pośrednictwem wiadomości e-mail, korzystając z kodów czasowych, lub skontaktować się telefonicznie. „Było to niezręczne i zabierało dużo czasu, zwłaszcza gdy współpracowaliśmy z redaktorami z innych stref czasowych” – opowiada Michael Plaster, partner medialny w Bboy City. „Spędziłem wiele godzin na zarządzaniu logistyką transferu plików, notatek i komunikacji”.

W 2020 roku, kiedy breakdance stał się dyscypliną olimpijską, wszyscy starali się organizować wydarzenia i budować drużynę. Zespół BBoy City podjął się wyzwania organizacji kwalifikacji i zawodów krajowych. Znalezienie skuteczniejszych sposobów zbierania zgłoszeń, podpisów i materiałów filmowych od tancerzy stało się pilniejsze.

Rozwiązanie: planowanie, podpisywanie i udostępnianie — łatwe

Navarro zapoznał z Dropboxem całą swoją ekipę – od organizatorów wydarzeń i grafików, po pracowników ochrony i ratowników medycznych. Obecnie BBoy City przechowuje wszystkie swoje nagrania w Dropboxie — ponad 15 terabajtów (lub 500 godzin) nagrań wideo — i liczba ta ciągle rośnie. „Dropbox pomaga nam uporządkować pliki i ułatwia dostęp do nich. „To naprawdę ratuje życie” – dzieli się Navarro.

BBoy City używa Dropboxa do gromadzenia treści od breakdancerów z całego świata. Na przykład uczestnicy wydarzeń na żywo korzystają z kodów QR, aby przesyłać filmy, które natychmiast trafiają do odpowiednich folderów. BBoy City zebrało również filmy nakręcone przez tancerzy podróżujących po świecie i przedstawiających lokalną kulturę. Wybrano 15 filmów, których premiera odbędzie się na festiwalu filmowym w Austin. „Otrzymaliśmy wiele zgłoszeń w ostatniej chwili i mogłem je na bieżąco sortować za pomocą telefonu. „Dropbox pomógł mi sprawnie zarządzać wszystkim, dzięki czemu nie czułem się przytłoczony” – opowiada Scott Eshbaugh, dyrektor Bboy City Film Festival.

Członkowie zespołu współpracują również przy tworzeniu filmów bezpośrednio w Dropboxie. Oto, jak to działa: operatorzy kamer przesyłają nagrania do Dropboxa, oznaczając foldery na bieżąco i powiadamiając resztę ekipy za pomocą natychmiastowych powiadomień. Następnie redaktor przystępuje do pracy i przesyła produkt końcowy do Dropboxa, aby otrzymać opinię.

Zespół BBoy City może następnie dodawać komentarze do konkretnych klatek za pomocą Dropbox Replay. Dzięki integracji z popularnymi programami do edycji, np. Premiere, montażyści mogą używać znaczników powtórek, aby od razu przejść do konkretnych fragmentów wymagających wprowadzenia zmian, eliminując tym samym potrzebę ręcznego przeszukiwania materiału filmowego. Dostęp do historii wersji i możliwość bezpośredniego porównywania pozwalają zespołowi łatwo przeglądać i wybierać najlepsze zmiany, np. testować różne wprowadzenia, aby sprawdzić, które działa najlepiej. Załoga może także na bieżąco generować transkrypcje, oszczędzając w ten sposób czas.

Wreszcie, BBoy City używa Dropbox Sign do zawierania umów i zrzeczeń. Podczas kwalifikacji olimpijskich tancerze mogli podpisywać zrzeczenia się odpowiedzialności związanej z COVID-19 bezpośrednio na swoich urządzeniach. „Dzięki temu wydarzenie było całkowicie bezdotykowe i byliśmy jedynymi, którzy zorganizowali je podczas pandemii” – dodaje Navarro. Zespół zajmuje się również wnioskami wizowymi za pośrednictwem Dropbox, co ułatwia pozyskiwanie międzynarodowych artystów lub kandydatów.

Wyniki: szybka, płynna praca zespołowa o zasięgu globalnym

Dropbox stał się „osobistym sekretarzem” zespołu, obsługującym dokumenty wszelkiego rodzaju. Zamiast żonglować zeskanowanymi dokumentami, Navarro może wysłać umowę do podpisania zaledwie kilkoma kliknięciami. Wykonane pliki są przechowywane w sposób uporządkowany.

Dzięki podpisywaniu około 30 umów miesięcznie, BBoy City oszczędza czas na komunikację z artystami i kandydatami. „Coś, co kiedyś zajmowało kilka dni, teraz zajmuje pięć minut” – dodaje Navarro. „To jest kluczowe w naszej branży. Jeśli podpisanie dokumentu zajmie zbyt dużo czasu, nasi tancerze mogą stracić zainteresowanie udziałem w naszych wydarzeniach.”

Dzięki pojedynczej, uporządkowanej przestrzeni do wymiany plików zespół BBoy City może płynnie współpracować z kolegami, partnerami i międzynarodowymi oddziałami. Natychmiastowe powiadomienia o ukończonych zadaniach lub przesłanych plikach pozwalają wszystkim zainteresowanym osobom być na bieżąco. „Czuję się tak, jakby wszyscy mieszkali tuż za rogiem, nawet jeśli mieszkają na drugim końcu świata. Pliki, treści i dokumenty są udostępniane natychmiastowo. „Bez pośredników, bez opóźnień” – dodaje Navarro.

Dzięki usprawnionej współpracy BBoy City rozszerzyło swój zasięg globalny, organizując wydarzenia, które zapewniają młodzieży bezpieczną przestrzeń do uprawiania breakdance’u bez obawy przed dyskryminacją. Ich oddziały nawiązują obecnie kontakt z młodymi ludźmi z całej Europy, Azji i Ameryki Południowej. „Od czasu rozpoczęcia igrzysk olimpijskich, zawody w breakdance stały się jeszcze popularniejsze, a Dropbox będzie nam potrzebny do zarządzania bardziej skomplikowaną logistyką i organizowania większej ilości treści” – podsumowuje Navarro. „Pomoże nam to stworzyć dzieciom możliwości zdobycia orientacji, podróżowania po świecie i przekształcania wyzwań w sukcesy”.