Crunch Fitness usprawnia współpracę, aby uczynić fitness bardziej dostępnym

Tło

Crunch Fitness stawia na inkluzywność — witamy miliony członków w ponad 600 lokalizacjach, kierując się filozofią „bez osądzania”. Oferuje wyjątkowe zajęcia fitness w grupach i treningi personalne w 600 lokalizacjach, a także programy online i wirtualne – wszystko po to, aby fitness był przyjemny i dostępny. 

Wyzwanie: rozproszone zespoły i przestarzałe narzędzia

W miarę rozwoju firmy Crunch Fitness zmagało się z brakiem miejsca do przechowywania plików. Zespoły korporacyjne i franczyzowe wymieniały się dokumentami za pośrednictwem poczty elektronicznej, co często powodowało zamieszanie z powodu nieaktualnych dokumentów. Pracownicy zdalni nie mieli dostępu do plików przechowywanych na serwerach fizycznych, a przesyłanie dużych plików multimedialnych było powolne. Konserwacja systemów informatycznych wymagała ciągłego wysiłku, ręcznego tworzenia kopii zapasowych i częstego instalowania poprawek zabezpieczeń.

Rozwiązanie: jedno bezpieczne źródło prawdy

Po poważnej awarii zasilania podczas huraganu Sandy, która uniemożliwiła dostęp do ważnych plików, Crunch zdecydował się na przejście na Dropbox. Najpierw przyjął ją zespół kreatywny, a później cała firma. Ponieważ Dropbox spełniał wymagania HIPAA, był bezpiecznym wyborem dla firmy.

Teraz zespoły korporacyjne i franczyzobiorcy mogą uzyskiwać dostęp do zasobów w jednym środowisku, co gwarantuje uporządkowanie plików i łatwość ich odnalezienia. Udostępnianie jest łatwiejsze dzięki prostym linkom, a wbudowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak zapobieganie utracie danych, kontrola dostępu i szyfrowanie, zapewniają bezpieczeństwo plików.

Firma Crunch Fitness wdrożyła również rozwiązanie DocSend, aby bezpiecznie udostępniać franczyzobiorcom aktualizacje projektów, eliminując nieaktualne wersje i ryzyko nieautoryzowanego dostępu. „Możemy ustawić ochronę hasłem i datę wygaśnięcia” – mówi Nobel Kekele, administrator systemów w Crunch Fitness. „Możemy także zobaczyć, kiedy dokument jest otwierany, ile czasu ktoś nad nim spędza, a nawet na jakich sekcjach się skupia”. Te spostrzeżenia pomagają utrzymać zaangażowanie franczyzobiorców — jeśli ktoś nie otworzył ważnego dokumentu, zespół wie, że musi to zrobić.

Crunch Fitness wprowadził także Dropbox Replay, aby przyspieszyć edycję wideo treningów online, umożliwiając informacje zwrotne w czasie rzeczywistym i płynną współpracę między redaktorami, instruktorami i menedżerami.

Wyniki: płynniejsza współpraca, mniej prac konserwacyjnych w zakresie IT

Dzięki Dropbox firma Crunch zsynchronizowała swoje 600 siłowni. Teraz zespoły w całej firmie mogą uzyskiwać dostęp do treści, udostępniać je i zarządzać nimi bez opóźnień i nieporozumień.

Dzięki temu udało się uniknąć wydatków, m.in. 50 tys. dolarów oszczędności rocznie na konserwacji pamięci masowej i 150 tys. dolarów oszczędności na modernizacji systemu. Korzyści finansowe są jeszcze większe, gdy weźmie się pod uwagę oszczędność czasu i zwiększoną produktywność.

Teraz pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca i mieć dostęp do dokumentów na swoich telefonach.

• Pobieranie plików, które kiedyś trwało kilka godzin, teraz trwa kilka sekund.
• Pracownicy mogą uzyskać dostęp do tego, czego potrzebują, z dowolnego miejsca i urządzenia.
• Zmiany, takie jak przeprowadzki biur czy przejęcia, stały się łatwiejsze.

Zespół IT poświęca również mniej czasu na konserwację i wsparcie pracowników.

• O 80% mniej jest zgłoszeń do pomocy technicznej dotyczących utraty plików lub problemów z dostępem.
• Kontrola wersji i tworzenie kopii zapasowych są automatyczne, dzięki czemu dział IT może skupić się na ważniejszych zadaniach.
• Administratorzy mogą natychmiast przywrócić poprzednie wersje (koniec z momentami „ups”).

Crunch Fitness testuje teraz Dropbox Dash, łącząc go z SharePoint, OneDrive, Microsoft 365, Slack, GitHub, Smartsheet i innymi. Dzięki wyszukiwaniu wspomaganemu sztuczną inteligencją zespoły mogą szybciej znajdować treści. Schellhaas ma nadzieję, że pomoże to zmniejszyć tarcia i jeszcze bardziej usprawnić współpracę.