Elbphil-harmonie i Laeiszhalle upraszczają udostępnianie i podpisywanie dzięki Dropbox i Dropbox Sign

Tło

W Elbphilharmonie i Laeiszhalle, dwóch najbardziej prestiżowych instytucjach kulturalnych Hamburga, nie ma dwóch takich samych wieczorów. Podczas nawet pięciu koncertów dziennie, w których występują światowej sławy soliści i wschodzące zespoły, każdy koncert niesie ze sobą nową porcję materiałów: umowy z artystami, notatki programowe, materiały marketingowe, poprawki techniczne i aktualizacje z ostatniej chwili.

Zespoły przeskakują między projektami z pełną prędkością. A przy tak wielu ruchomych częściach zachowanie spójności jest nieuniknione.

Wyzwanie: znalezienie równowagi między łatwością użytkowania a bezpieczeństwem

Od samego początku zespół Elbphilharmonie i Laeiszhalle dążył do stworzenia przejrzystego, dobrze zorganizowanego systemu przechowywania i udostępniania zasobów. Jednak biorąc pod uwagę liczbę zaangażowanych osób – od pracowników wewnętrznych po współpracowników zewnętrznych i agencje projektowe – konieczne było znalezienie odpowiedniej równowagi. Wystarczająco proste w obsłudze dla każdego, a jednocześnie wystarczająco bezpieczne i niezawodne, aby chronić integralność marki i poufne informacje.

Współpracujemy z bardzo zróżnicowaną grupą partnerów zewnętrznych, wielu z nich to osoby ze środowisk kreatywnych. „Nie będą tracić czasu na naukę skomplikowanych systemów” – mówi Melanie Kämpermann, dyrektor ds. marketingu, komunikacji i sprzedaży w Elbphilharmonie i Laeiszhalle.

Oznaczało to wykluczenie wszystkiego, co zbyt korporacyjne i skomplikowane. Wymagało to również dokładnego przemyślenia kwestii uprawnień: kto powinien co oglądać, w jaki sposób pliki powinny być przekazywane między zespołami, jak zapobiegać pomyłkom dotyczącym wersji podczas rotacji pokazów oraz jak eliminować opóźnienia spowodowane ręcznym tworzeniem i podpisywaniem umów z artystami, agencjami i partnerami na całym świecie.

Rozwiązanie: struktura, która sprawdza się u każdego

Zespół wdrożył Dropbox, gdy Elbphilharmonie była jeszcze w budowie. Dropbox bezpośrednio wspierał wdrożenie, co pozwoliło na szybkie rozpoczęcie pracy. „Jeśli coś poszło nie tak lub pojawiło się pytanie, natychmiast otrzymywaliśmy odpowiedzi. Wsparcie było szybkie i skuteczne. „To naprawdę zrobiło różnicę” – mówi Ingo Främbs, zastępca dyrektora ds. IT w Elbphilharmonie i Laeiszhalle. „Dziś mamy 260 użytkowników Dropboxa”.

Kolejnym ważnym czynnikiem przy wyborze Dropboxa była łatwość obsługi dla partnerów kreatywnych. „Struktura folderów w Dropboxie odzwierciedla tę, do której użytkownicy przywykli na swoich komputerach” – mówi Främbs. „Większość naszych partnerów już korzysta z Dropboxa, więc nie ma czego wyjaśniać. Mogą od razu zacząć.”

W obu salach koncertowych w ustrukturyzowanym systemie folderów, zgodnym z europejskimi i niemieckimi przepisami dotyczącymi ochrony danych, przechowywanych jest blisko 200 terabajtów treści. Obejmuje ona wszystko — od materiałów marketingowych i zestawów prasowych po umowy i pliki produkcyjne. „Głównym powodem, dla którego wybraliśmy Dropbox, było bezpieczeństwo. „Pierwszym ważnym momentem było przeniesienie przez Dropbox centrów danych do Europy” – wyjaśnia Främbs.

Pracownicy udostępniają dostęp zewnętrznym partnerom za pomocą prostych linków, bez względu na to, czy dotyczy to pojedynczego zasobu, czy całego folderu. A jeśli kiedykolwiek pojawi się niejasność, np. gdy dwie osoby edytują ten sam plik, historia wersji pomaga zespołowi zobaczyć dokładnie, co i kiedy zostało zmienione, dzięki czemu można szybko rozwiązać problem i pozostać na właściwej drodze.

Zespół używa również Dropbox Replay do zarządzania recenzjami wideo. Dzięki usłudze Sign umowy są podpisywane cyfrowo i automatycznie przechowywane w tym samym systemie, co pozwala na śledzenie wszystkich dokumentów w jednym miejscu.

Wyniki: przejrzystość, elastyczność i kontrola dla szybko rozwijającego się zespołu

Dzięki przejrzystej strukturze folderów pliki są łatwe do odnalezienia. Zamiast wysyłać załączniki lub przeszukiwać skrzynki odbiorcze, wszyscy wiedzą, gdzie szukać, dzięki czemu współpraca z zespołami zewnętrznymi przebiega bezproblemowo. Udostępnianie jest również bezpieczniejsze. Zespoły mogą udzielać dostępu do określonych treści, nie ujawniając żadnych innych danych.

Elastyczność platformy również ma znaczenie. Pracownicy mogą decydować, które dokumenty przechowywać w chmurze, a które udostępniać w trybie offline, aby zapewnić do nich łatwy dostęp podczas pracy zdalnej, w podróży lub podczas przemieszczania się między miejscami pracy. „Gdy jeden sezon koncertowy się zakończy, ustawię te foldery jako „tylko online”, aby zaoszczędzić miejsce na moim dysku lokalnym” – wyjaśnia Kämpermann. „Dzięki temu moje urządzenie nie jest zagracone i nie brakuje mu miejsca. Jednocześnie, nawet gdy pracuję offline, mogę otwierać ważne pliki na swoim urządzeniu — bez względu na to, czy jestem w domu, w pociągu, czy na spotkaniu z naszymi partnerami”.

Aplikacja Sign pomaga personelowi zbierać podpisy od kadry kierowniczej, artystów i współpracowników szybko i z mniejszą liczbą komunikatów. Wcześniej formularze trzeba było drukować, podpisywać ręcznie, skanować, a czasem wysyłać wewnętrzną pocztą, przez co łatwo mogły zaginąć. „Teraz wszystkie nasze dokumenty można śledzić” – mówi Främbs. „Nic nie ginie. Zawsze dokładnie wiesz, gdzie znajduje się dokument, kto go podpisał, a kto nie.

Funkcja Replay przyspiesza również przeglądanie materiałów wideo i upraszcza współpracę. Dzięki temu, że wszystkie komentarze dotyczące poszczególnych klatek znajdują się w tym samym pliku, przekazywanie i zrozumienie opinii jest łatwiejsze, a edycje można wykonać w mniejszej liczbie rund.

Dzięki Dropboxowi zespół Elbphilharmonie i Laeiszhalle nie musiał inwestować w sprzęt, systemy chłodzenia ani wydzieloną przestrzeń – inwestycje, na które większość instytucji kulturalnych nie mogłaby sobie pozwolić. Dla zespołu zarządzającego setkami terabajtów danych Dropbox nie tylko ułatwia współpracę. To ma sens finansowy.