Tło

Heck to elitarna firma oferująca kompleksowe usługi w zakresie produkcji, postprodukcji, animacji i projektowania ruchu. W przypadku całkowicie zdalnego zespołu sukces każdego projektu zależy od szybkich i niezawodnych platform chmurowych.

Początkowo Heck używał Google Drive do zarządzania dokumentami i dużymi plikami produkcyjnymi. Jednak w miarę rozwoju firmy stało się jasne, że potrzebne jest bardziej kompleksowe rozwiązanie.

Wyzwanie: odblokowanie kreatywnego przepływu pracy

Tarcie z Drivem było namacalne. Przesyłanie i pobieranie surowych materiałów wideo było notorycznie zatrzymywane, a tysiące zasobów gromadziło się w kolejkach.

„Przenosimy terabajty tygodniowo” – mówi Phillip Goodwin, założyciel i dyrektor generalny firmy Heck. „Foldery wyświetlały się jako zsynchronizowane, choć tak nie było. Pliki znikały, a jeśli jeden folder przestawał działać, cały projekt stawał w miejscu.

Zespół Hecka uciekał się do obejść, np. korzystał z przeglądarek lub fizycznie wysyłał nagrania, aby ominąć opóźnienia spowodowane przez chmurę. Choć te tymczasowe rozwiązania były skuteczne, skutkowały niedotrzymywaniem terminów, dezorientacją klientów i otwierały drogę zagrożeniom bezpieczeństwa. 

Cykle recenzji były równie niespójne i wymagały użycia narzędzi firm trzecich, które oddzielały opinie od plików źródłowych. Jednocześnie ogromna ilość zasobów powodowała, że ​​wyszukiwanie plików stawało się czasochłonnym polowaniem na śmieci.  

„To było skomplikowane, delikatne i spędziliśmy zdecydowanie za dużo czasu próbując uruchomić narzędzia, zamiast skupić się na nagrywaniu filmów” – wyjaśnia Goodwin. „Kiedy nie możesz szybko czegoś znaleźć, klienci zaczynają się zastanawiać, czy jesteś zorganizowany. W usługach kreatywnych ma to wpływ na zaufanie”.

Rozwiązanie: ujednolicony system optymalizacji zdalnego przepływu pracy

Jako freelancer Goodwin przez lata z powodzeniem korzystał z Dropboxa. Wiedział, że to działa i zastanawiał się, czy dałoby się to wykorzystać na większą skalę, aby rozwiązać problemy Hecka związane z pracą zdalną.

Po pierwszym projekcie było jasne, że Dropbox oferuje Heckowi szybkość i niezawodność, jakich potrzebował.

„Już po pierwszym teście to zadziałało” – mówi Goodwin. „Przenieśliśmy całą firmę i nigdy nie żałowaliśmy tej decyzji”.

Po przeprowadzce wszystko zaczęło się układać. Heck współpracuje z utalentowanymi ludźmi z ponad 30 krajów, często angażując dziesiątki współpracowników do jednego projektu. Narzędzia do zarządzania uprawnieniami Dropbox gwarantują bezpieczne wdrażanie i bezproblemowy dostęp do plików bez względu na to, gdzie pracują pracownicy.

Zespół wkrótce wdrożył narzędzie oparte na sztucznej inteligencji –Dropbox Dash, aby połączyć wszystkie aplikacje, takie jak Slack, Gmail i Notion, w jednym miejscu. Zapewniło ono bardzo potrzebną funkcję ujednoliconego wyszukiwania obejmującą cały proces pracy twórczej i kalendarze projektów.

„Dzięki Dash wyszukiwanie zajmuje kilka sekund” – mówi Goodwin. „Wyszukałem „Most Golden Gate” i od razu znalazłem dokładnie ten plik, którego potrzebowaliśmy, spośród tysięcy. Dash wiedział, co mam na myśli, zanim ja sam się zorientowałem.

Zespół wdrożył także inteligentne, umożliwiające udostępnianie treści centra Stacks, służące do tworzenia tablic inspiracji, prezentacji ofertowych i pakietów dostaw. „To tak, jakby mieć wbudowany poręczny, kreatywny pulpit” – mówi Goodwin.

Do recenzji Heck używa teraz Dropbox Replay. To narzędzie do wspólnej recenzji i zatwierdzania łączy się bezpośrednio z folderami Dropbox, umożliwiając zespołowi łatwą wymianę plików z artystami i bezproblemowe zbieranie opinii klientów. A ponieważ wszystko znajduje się w jednym miejscu, zespoły Hecka mogą od razu przejść do kolejnej rundy poprawek, bez czekania.

Wyniki: skalowanie w celu obsługi pracy globalnej

Gdy procesy się ustabilizowały, Heck mógł zaprzestać rozwiązywania problemów i skupić się na rozwoju.

Dropbox udowodnił swoją wartość podczas jednej z największych i najbardziej złożonych kampanii Hecka: projektu obejmującego wiele filmów i ponad 300 materiałów do realizacji w 30 krajach i 17 językach. „Dropbox zapewniał wszystkim synchronizację i koncentrację na kliencie. „To było coś wielkiego” – mówi Goodwin. Pomogło im to osiągnąć usprawniony przepływ pracy, o jakim zawsze marzyli, a jednocześnie zapewnić klientom lepsze doświadczenia.

Co najważniejsze, Dropbox pozwolił zespołowi zająć się tym, co wychodzi im najlepiej: tworzeniem prac, które klienci uwielbiają. „Dropbox pomaga naszemu zespołowi pracującemu zdalnie zachować łączność, organizację i szybkość pracy” – mówi Goodwin. „To wszystko.”