Rozwiązanie: Dropbox Dash pomaga Huish przeszukiwać każdą połączoną aplikację jednocześnie

Dzięki uniwersalnemu wyszukiwaniu Dropbox Dash Stan i pozostali pracownicy mogą teraz wyszukiwać potrzebne informacje na wszystkich połączonych platformach Huish – Dropbox, OneDrive, Outlook – za pomocą jednego pola wyszukiwania.

„Możemy wyszukiwać według nazwy, numeru konta, słowa w treści e-maila – niemal wszystkiego – i znaleźć to, czego potrzebujemy, korzystając z wyszukiwania Dash” – wyjaśnia Stan. „Dropbox Dash to najlepsze narzędzie do wyszukiwania danych w e-mailach, jakie widziałem”.

Takie udostępnienie wszystkich informacji firmy Huish znacząco wpłynęło na szybkość, z jaką Stan może wykonywać swoją pracę. Przed wprowadzeniem Dash jeśli Stan pracował nad plikiem lata temu i nie pamiętał dokładnie, na której platformie ten plik był przechowywany, musiał przewijać niezliczone e-maile i systemy plików w nadziei na jego znalezienie. 

Teraz, podając tylko imię i nazwisko lub numer telefonu, może szybko wyświetlić plik projektu w OneDrive, rozmowę w programie Outlook lub umowę w Dropbox. Ponadto może filtrować według platformy, jeśli już wie, gdzie znajduje się dokument.

„Dropbox Dash pozwala mi zaoszczędzić wiele godzin, które w przeciwnym razie spędziłbym na przeczesywaniu milionów folderów w różnych systemach” – twierdzi Stan.

Dropbox Dash rozszerzył się również na całą organizację, przyspieszając pracę zarówno zespołów inżynieryjnych, jak i księgowych.

Gdy zespół inżynierów firmy Huish opracowuje schematy 3D dla różnych typów sprzętu do nurkowania, musi znaleźć konkretne numery części. Korzystanie z Dropbox Dash do przeszukiwania całych baz danych pomaga znaleźć dokładnie to, czego potrzebują, używając tylko nazwy lub słowa, co znacznie przyspiesza pracę.

Zespół ds. rozliczeń Huish odnotowuje podobne wyniki. Dzięki Dropbox Dash mogą przeszukiwać wszystkie informacje organizacyjne pod kątem numerów kont, aby znaleźć faktury, które muszą zostać opłacone, bez konieczności sortowania milionów folderów lub e-maili. „Wcześniej dane zespołu księgowego nie były zbyt uporządkowane, ale Dropbox Dash pomaga zebrać potrzebne informacje, dzięki czemu mogą zrobić więcej w krótszym czasie” – twierdzi Stan.

Gdy Stan po raz pierwszy zastanawiał się nad wyborem Dropbox Dash, jego głównym zmartwieniem były kwestie prywatności i bezpieczeństwa w całej organizacji. Firma Huish była już klientem Dropbox, dlatego Dash po prostu zastosował te same zabezpieczenia ze ścisłą kontrolą. Jeśli na przykład pracownik nie ma dostępu do pliku, plik ten będzie widoczny jako pusty podczas wyszukiwania w Dropbox Dash.

Stan i jego zespół używają Dropbox Dash głównie do wyszukiwania plików, ale korzystają też z funkcji odpowiedzi SI do generowania podsumowań projektów. Dla Stana te podsumowania oszczędzają czas, gdy potrzebuje odświeżenia starszych projektów.

Zespół Huish korzysta również z funkcji stosów do grupowania folderów i łączy do witryn z różnych narzędzi w jednym miejscu, co ułatwia udostępnianie wielu plików jednocześnie podczas współpracy nad projektami.

Stan i jego zespół kontynuują rozbudowę infrastruktury organizacyjnej firmy, w tym centrum kontaktowego, dlatego jest przekonany, że Dropbox Dash zwiększy wydajność pracowników i usprawni ogólne operacje. Stan twierdzi: „Dropbox Dash pozwala mi i moim zespołom zaoszczędzić cenny czas i wysiłek dzięki szybszemu i łatwiejszemu dostępowi do informacji. Dzięki temu praca wszystkich jest łatwiejsza i bardziej produktywna”.

Wyniki: Dropbox Dash oszczędza czas i upraszcza informacje dla firmy Huish 

Krótszy czas wyszukiwania
Korzystając z uniwersalnego wyszukiwania Dash, firma Huish jest w stanie odnaleźć dokumenty we wszystkich swoich aplikacjach do przechowywania plików i informacji w ciągu kilku sekund za pomocą jednego, łatwego w użyciu interfejsu.Przypadki użycia w całej firmie
Zespoły w całej firmie Huish znajdują zastosowania dla szybszego wyszukiwania w swojej codziennej pracy, od IT po inżynierię i księgowość.

Bezpieczeństwo i ochrona prywatności na poziomie Dropbox
Dropbox Dash zachowuje te same protokoły bezpieczeństwa co Dropbox, więc możesz mieć pewność, że wszystkie Twoje informacje są chronione i dostępne tylko dla odpowiednich osób.