Firma Seihou Kensetsu Co., Ltd. buduje „szuflady” do udostępniania informacji

Wyzwanie: niespójna dokumentacja kosztuje czas i pieniądze

Firma Seihou Kensetsu Co., Ltd. ma bogate doświadczenie w pracach budowlanych na terenie miasta Ise w prefekturze Mie, obejmujące wiele projektów robót publicznych. Firma rozwija swoją działalność w dwóch filarach: inżynierii lądowej i budownictwa. Są szczególnie doświadczeni w realizacji projektów joint venture w dziedzinie inżynierii lądowej. W dowolnym momencie realizują około dziesięciu projektów.

Ułatwienie wymiany dokumentów z klientami i podwykonawcami z branży budowlanej jest niezbędne do zapewnienia płynnego przebiegu procesów na placu budowy. Jednakże Seihou Kensetsu w przeszłości musiał stawić czoła pewnym wyzwaniom z tym związanym. Na placach budowy i robót inżynieryjno-budowlanych sporządza się dokument zwany „księgą zebrań budowlanych”. Zawiera szczegółowy opis wymagań klienta, prac do wykonania i wszelkich zmian, które należy wprowadzić. Aby prace mogły być kontynuowane, każda firma i wykonawca biorący udział w projekcie sprawdza dokumentację, więc jeśli okaże się ona niekompletna, prace zostaną opóźnione w celu potwierdzenia i dokonania korekt, co wpłynie na cały czas trwania budowy.

„Niespójności w kompletności protokołów spotkań budowlanych pomiędzy doświadczonymi i młodymi pracownikami były dla nas powodem do niepokoju. Ponieważ na podstawie tego dokumentu zostaną wydane miliony, a nawet dziesiątki milionów jenów, niezwykle ważne jest upewnienie się, że nie brakuje w nim żadnych szczegółów ani że są one niekompletne. Aby zapobiec opóźnieniom spowodowanym przeróbkami, musieliśmy ujednolicić dokumentację na wysokim poziomie” – wyjaśnia pan Masaaki Nishiyama.

W tamtym czasie każda osoba odpowiedzialna za księgi spotkań budowlanych tworzyła je i przechowywała na swoim komputerze, co sprawiało, że księgi były zbyt „spersonalizowane”. Potrzebowali sposobu na udostępnianie starszych dokumentów w całej firmie, aby nowi pracownicy mogli nauczyć się, jak je tworzyć i korzystać z odpowiednich przykładów. Mając to na uwadze, firma zaczęła rozważać stworzenie systemu.

Rozwiązanie: dzielenie się zbiorową wiedzą na jednej platformie

„Dział na miejscu podejmuje inicjatywę w zakresie rozważania i wyboru rozwiązań informatycznych, które należy wykorzystać. My, Departament Spraw Ogólnych, jesteśmy odpowiedzialni za proponowanie skutecznych rozwiązań i wspieranie ich wdrażania”, mówi pan Kazuyuki Nishiguchi. Firma zastosowała to podejście w swoim dochodzeniu.

Określając rozwiązanie, firma wyobraziła sobie „szuflady”. Jeśli w szufladzie przechowywane są książki z poprzednich spotkań budowlanych, każdy może je swobodnie wyciągnąć, żeby sprawdzić, czy mają właściwy format, kiedy tylko zechce je przejrzeć. Sądzili, że mogą przekształcić istniejącą wiedzę specjalistyczną firmy w jej wspólny majątek.

„Ponadto, młodsi pracownicy przygotowujący dokumenty mogą czuć się niekomfortowo, prosząc zapracowanych przełożonych o wyjaśnienia. „Myśleliśmy, że szuflady rozwiążą te problemy” – mówi pan Nishiyama.

Wtedy dowiedział się o Dropboxie od swojego partnera z branży IT. Pan Nishiyama wiedział, że Dropbox może się u nich sprawdzić, gdy tylko partner mu go opisał.

„Na początku nie myśleliśmy o korzystaniu z pamięci masowej w chmurze, ale uznaliśmy, że chmura, do której można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca, będzie dobrym rozwiązaniem dla naszej firmy, ponieważ większość naszych pracowników pracuje w terenie. „Wygodnie jest móc przeglądać dokumenty na smartfonie, będąc w podróży, i przesyłać dokumenty utworzone w biurze na miejscu” – wyjaśnia pan Nishiyama.

Kolejną zaletą chmury jest to, że możesz sprawić, że Twoja firma będzie działała bez użycia papieru. Na przykład w przeszłości kierownicy budowy w firmie drukowali rysunki i przynosili je na miejsce budowy. Teraz, jeśli wszystkie niezbędne pliki będą przechowywane w folderze Dropbox i sprawdzane na tabletach i smartfonach, ilość drukowanych materiałów może zostać znacznie ograniczona. Firma uznała, że zmniejszy to również obciążenie pracowników.

„Decyzja o rozwiązaniu była natychmiastowa, ale wdrożenie go na miejscu zajęło trochę czasu. „Stało się tak, ponieważ uznaliśmy, że nagłe przejście na nowy system będzie zbyt dużym obciążeniem dla naszych pracowników” – mówi pan Nishiguchi.

Po rozdysponowaniu kont do wszystkich pracowników Dział Spraw Ogólnych zapewnił wsparcie, tak aby każdy pracownik mógł zapoznać się z Dropboxem we własnym tempie, niezależnie od tego, czy chciał korzystać z niego w pełni, czy tylko częściowo w swojej pracy.

Wyniki: oszczędność czasu przy przygotowywaniu dokumentów i udostępnianiu plików

Seihou Kensetsu utworzył dla każdej lokalizacji foldery w Dropboxie, w których pracownicy mogą przechowywać pliki, takie jak rysunki i dzienniki spotkań budowlanych. Firma nie ustala ścisłych uprawnień dostępu. Zamiast tego pracownicy mają prawo sprawdzać akta w innych miejscach pracy, aby zwiększyć skuteczność tych „szuflad”. Wiele projektów robót publicznych, którymi zajmuje się firma, zlecanych jest gminom i agencjom rządowym. Oznacza to, że obowiązują ścisłe zasady dotyczące wszelkich składanych dokumentów. Mimo że stworzenie dziennika spotkań budowlanych wymaga dużych umiejętności, liczba zapytań i poprawek związanych z dziennikami spotkań budowlanych zmniejszyła się od czasu, gdy firma zaczęła korzystać z Dropboxa.

„W rezultacie każdy, od doświadczonych pracowników po pracowników najniższego szczebla, może teraz sprawdzić poprawność dokumentów i sporządzić protokół z zebrań budowlanych. „Łatwiej jest też poprosić kogoś innego w firmie o wprowadzenie korekt, gdy osoba odpowiedzialna nie jest natychmiast dostępna” – mówi pan Nishiguchi.

Praca związana z przygotowywaniem i recenzowaniem materiałów i dokumentów została już zredukowana do około 10 godzin miesięcznie. Firma również przechodzi na tryb zero-papierowy. Wraz z upowszechnianiem się Dropboxa w firmie zmniejszyła się liczba przypadków, w których rysunki i teczki spotkań budowlanych trzeba było drukować i nosić ze sobą. Dzięki temu wzrosła również efektywność pracy, ponieważ najnowsze pliki można zawsze sprawdzić na tablecie.

„Książka spotkań budowlanych to plik Worda liczący od 20 do 30 stron, a w niektórych przypadkach na jednym placu budowy odbywa się ponad 200 spotkań. Dane rysunkowe i zdjęcia również były pobierane na miejscu, więc czasami pojemność dysków twardych naszych komputerów była przeciążona i powolna, szczególnie w drugiej połowie okresu budowy. Wprowadzenie Dropboxa rozwiązało również ten problem” – dodaje pan Nishiyama. 

Udostępnianie plików osobom spoza firmy również stało się łatwiejsze. Dzieje się tak, ponieważ możesz utworzyć zewnętrzny folder współdzielony w Dropboxie i umożliwić innym osobom dostęp do niego. Przykładowo w przeszłości komunikacja z podwykonawcami odbywała się poprzez wysyłanie załączników e-mail i prośbę o potwierdzenie. Teraz foldery służą ułatwieniu życia i zapewniają, że zawsze można sprawdzić najnowsze dane. Aby otrzymać plik utworzony przez kogoś, wystarczy go po prostu przesłać do folderu. 

Od szuflady pełnej wiedzy i know-how, po wszechstronną platformę do udostępniania plików: Dropbox będzie nadal wspierać działalność firmy.