Jak firma TopLine Film usprawnia współpracę za pomocą wideokonferencji
Dla firmy TopLine Film przechowywanie dużych plików wideo na fizycznych dyskach twardych stało się nieużyteczne. Przechowywanie w chmurze umożliwia tej rozwijającej się firmie, zajmującej się produkcją filmową, łatwą i bezpieczną współpracę ze współpracownikami i freelancerami, którzy pracują zarówno w biurze, jak i zdalnie.
„Stosunek kosztów do korzyści Dropbox jest znacznie lepszy niż w przypadku serwera fizycznego. Biorąc pod uwagę nasze duże zużycie danych, otrzymujemy świetną wartość”.
Używane produkty
Dropbox
Przemysł
Usługi profesjonalne
Wielkość
2-249
Lokalizacja
Londyn, Wielka Brytania
Wyzwanie: nieporęczne fizyczne przechowywanie dużych plików
TopLine Film – firma zajmująca się produkcją filmową – została pierwotnie wyodrębniona w 2019 roku jako osobny dział zajmujący się filmami w firmie TopLine Comms. Do 2021 roku te dwie marki rozrosły się do 25 osób i zostały przejęte przez Definition Group, rodzinę firm świadczących usługi doradcze w zakresie strategii marki, doświadczeń i komunikacji.
Firma TopLine Film korzystała z Dropbox od samego początku. „Jako trzyosobowa agencja mieliśmy sporo na głowie” – powiedział Jamie Field, dyrektor zarządzający TopLine Film. „Dropbox znacznie ułatwił nam pracę”.
Wraz z uruchomieniem działu produkcji filmów w 2012 roku przechowywanie danych w firmie stało się bardziej skomplikowane. Możliwości przechowywania danych w chmurze były wówczas dość ograniczone. Pliki wideo są ogromne, a w TopLine do tworzenia kopii zapasowych używano dysków twardych. Takie rozwiązanie działało, gdy zarządzano kilkoma terabajtami, ale wraz z rozwojem firmy proces stawał się coraz bardziej niepraktyczny. Po nawiązaniu kontaktu w sprawie uzyskania licencji korporacyjnej Dropbox przedstawił firmie TopLine ofertę, dzięki której już nigdy nie będzie się ona musiała martwić o miejsce.
„To po prostu działa. Działa naprawdę dobrze na komputerach PC i Mac, a prawie każda osoba, którą zatrudniamy, ma swoje osobiste konto Dropbox i wie, jak z niego korzystać. Oznacza to, że proces wdrażania jest naprawdę łatwy”.
Rozwiązanie: najprostsze narzędzie jest często najlepsze
Po przejęciu organizacja TopLine Film zauważyła, że inne marki należące do Definition Group korzystają z takich rozwiązań jak SharePoint i WeTransfer. Zespół Fielda wypróbował te platformy, ale w każdym przypadku wracał do Dropbox. Członkowie zespołu polubili prostotę jego interfejsu idącą w parze z szeroką gamą funkcji. Zespół TopLine był na tyle entuzjastyczny, że z pomocą Kaizen IT przekonał pozostałe marki Definition Group do migracji do Dropbox. Razem stworzyli zintegrowane doświadczenie, dzięki któremu inne oddziały Definition Group mogą używać Dropbox do celów archiwizacji i jako serwera plików.
Wiele plików projektów TopLine pochodzi z oprogramowania Adobe takiego jak Premiere Pro, After Effects i Photoshop. Te pliki są dość małe i pozostają w katalogu Dropbox. Za każdym razem, gdy ktoś kliknie „zapisz” lub plik zapisze się automatycznie, jest on natychmiast przesyłany do chmury – tak jak na serwerze mediów na żywo.
Dropbox upraszcza też przepływ pracy między TopLine a freelancerami. Prawie wszyscy niezależni kamerzyści korzystają z Dropbox, a teraz, gdy wysyłają materiały za pośrednictwem łącza Dropbox, film natychmiast pojawia się na serwerze mediów TopLine. Zespół TopLine korzysta też często z platformy Vimeo, a integracja Dropbox z Vimeo oznacza, że może natychmiast dodać materiał ze swojego serwera mediów do Vimeo bez konieczności przesyłania go osobno. „Podoba mi się to, że w przypadku plików wideo nawet w dość niszowych formatach można je odtwarzać za pośrednictwem Dropbox, co moim zdaniem jest wyjątkowe”, powiedział Field.
Dropbox pomógł też TopLine wzmacniać bezpieczeństwo w miarę zwiększania skali działalności. Funkcje uprawnień platformy dają Fieldowi kontrolę nad tym, kto może zobaczyć poszczególne pliki i uzyskać do nich dostęp. Odbywa się to w tle, ale Field jest pewien, że zasoby firmy pozostają bezpieczne.
Wyniki: najłatwiejszy i najbardziej opłacalny sposób udostępniania dużych plików multimedialnych
Dropbox znacznie ułatwił Fieldowi i jego zespołowi udostępnianie i odbieranie dużych plików wideo. W trzech biurach TopLine w Wielkiej Brytanii pracuje sto osób. Biorąc pod uwagę dodatkowy zespół freelancerów i to, że wiele osób pracuje w domu, ważne jest, aby każdy miał zapewniony dostęp do trwałej, funkcjonalnej usługi przechowywania danych w chmurze. Wiele firm nadal korzysta z serwerów fizycznych, ponieważ obawiają się, że przejście do chmury będzie skomplikowane. Jednak Field przekonał się, że Dropbox jest bardziej opłacalny niż korzystanie z serwerów fizycznych i zawieranie umów serwisowych, a ponadto miał same pozytywne doświadczenia związane ze wsparciem zespołu Dropbox.
Zdarzało się, że klienci byli zaskoczeni, że profesjonalna firma zajmująca się produkcją filmów korzysta z Dropbox, ale platforma ta zyskała pozycję standardowego rozwiązania do przechowywania plików. Im więcej osób zaczyna z niej korzystać, tym bardziej wszyscy zdają sobie sprawę z płynących z tego korzyści.
„Dropbox spełniał i nadal spełnia wszystkie nasze oczekiwania – zarówno kiedyś, kiedy byliśmy trzyosobową firmą, jak i dziś, gdy zatrudniamy sto osób”.
Jamie FieldDyrektor zarządzający