Elbphilharmonie e Laeiszhalle simplificam o compartilhamento e as assinaturas com o Dropbox e o Dropbox Sign

Histórico

Na Elbphilharmonie e na Laeiszhalle, duas das instituições culturais mais prestigiadas de Hamburgo, nenhuma noite é igual à outra. Com até cinco concertos por dia, apresentando desde solistas de renome mundial a novos conjuntos, cada espetáculo traz uma nova leva de materiais: contratos com artistas, notas de programa, materiais de marketing, especificações técnicas e atualizações de última hora.

As equipes alternam entre projetos em ritmo acelerado. E com tantas variáveis em jogo, manter o alinhamento é imprescindível.

Desafio: equilibrar facilidade de uso e segurança

Desde o primeiro dia, a equipe da Elbphilharmonie e da Laeiszhalle se propôs a criar um sistema limpo e organizado para armazenar e compartilhar ativos. Mas, com tantas pessoas envolvidas, desde funcionários internos a colaboradores freelancers e agências de design, era preciso encontrar o equilíbrio perfeito. Simples o suficiente para qualquer pessoa usar, mas seguro e confiável o bastante para proteger a integridade da marca e dados confidenciais.

“Trabalhamos com um grupo bastante diversificado de parceiros externos, muitos deles com formação em áreas criativas. Eles não vão perder tempo aprendendo sistemas complexos”, disse Melanie Kämpermann, diretora de marketing, comunicação e vendas da Elbphilharmonie e da Laeiszhalle.

Isso significava descartar tudo o que fosse muito corporativo ou complicado demais. Também exigiu uma reflexão cuidadosa sobre as permissões: quem deveria ver o quê, como os arquivos deveriam ser compartilhados entre as equipes, como evitar confusão de versões à medida que os programas entravam e saíam de cartaz e como eliminar os atrasos causados pela criação e assinatura manual de contratos com artistas, agências e parceiros em todo o mundo.

Solução: uma estrutura que funcione para todos

A equipe adotou o Dropbox enquanto a Elbphilharmonie ainda estava em construção. O Dropbox deu suporte direto à implementação para que pudessem começar a operar rapidamente. “Se algo desse errado ou surgisse alguma dúvida, recebíamos respostas imediatamente. O suporte era rápido e eficaz. Isso fez toda a diferença”, afirmou Ingo Främbs, vice-diretor de TI da Elbphilharmonie e da Laeiszhalle. “Hoje, contamos com 260 usuários do Dropbox”.

Outro fator importante na escolha do Dropbox foi sua facilidade de uso para parceiros criativos. “A estrutura de pastas do Dropbox é semelhante à que as pessoas estão acostumadas a usar em seus próprios computadores”, disse Främbs. “A maioria dos nossos parceiros já usa o Dropbox, então não é preciso explicar nada. Eles podem entrar de cabeça”.

Entre as duas salas de concertos, quase 200 terabytes de conteúdo são armazenados em um sistema de pastas estruturado que está em conformidade com as regulamentações de dados europeias e alemãs — desde materiais de marketing e kits de imprensa até contratos e arquivos de produção. “A segurança foi o principal motivo pelo qual escolhemos o Dropbox. O primeiro grande marco importante foi quando o Dropbox transferiu seus datacenters para a Europa”, explicou Främbs.

Os funcionários compartilham o acesso com parceiros externos por meio de links simples, seja para um único recurso ou para uma pasta inteira. E, caso haja alguma confusão, como duas pessoas editando o mesmo arquivo, o histórico de versões ajuda a equipe a ver exatamente o que mudou e quando, para que possam resolver o problema rapidamente e manter o trabalho em dia.

A equipe também usa o Dropbox Replay para gerenciar revisões em vídeo. E com o Sign, os contratos são assinados digitalmente e armazenados automaticamente no mesmo sistema, mantendo tudo rastreável e em um só lugar.

Resultado: clareza, flexibilidade e controle para uma equipe altamente dinâmica

Com uma estrutura de pastas bem definida, os arquivos ficam fáceis de encontrar. Em vez de enviar anexos ou vasculhar caixas de entrada, todos sabem onde procurar, tornando a colaboração com equipes externas mais fluida. O compartilhamento também fica mais seguro. As equipes podem conceder acesso a conteúdos específicos sem expor nada mais.

A flexibilidade da plataforma também ajuda. Os funcionários podem decidir quais documentos manter na nuvem e quais disponibilizar off-line para facilitar o acesso ao trabalhar remotamente, viajar ou deslocar-se entre unidades. “Assim que uma temporada de concertos acaba, eu configuro essas pastas como ‘somente on-line’ para poupar espaço no disco rígido local”, explicou Kämpermann. “Dessa forma, meu dispositivo não fica cheio de arquivos desnecessários nem sem espaço. Mas, ao mesmo tempo, mesmo quando estou trabalhando off-line, posso abrir arquivos importantes no meu dispositivo — seja de casa, no trem ou em reunião com nossos parceiros”.

O Sign ajuda a equipe a coletar assinaturas da liderança, dos artistas e dos colaboradores de modo rápido e com muito menos idas e vindas. Antes, os formulários precisavam ser impressos, assinados à mão, digitalizados e, às vezes, enviados por correio interno, onde podiam ser facilmente extraviados. “Agora, todos os nossos documentos são rastreáveis”, disse Främbs. “Nada se perde. Você sempre sabe exatamente onde está um documento, quem o assinou e quem não o assinou”.

O Replay também acelera as revisões de vídeo e simplifica a colaboração. Com comentários específicos para cada quadro no mesmo arquivo, é mais fácil dar e interpretar opiniões, permitindo que as edições sejam concluídas em menos rodadas.

Com o Dropbox, a equipe da Elbphilharmonie e da Laeiszhalle não precisou fazer grandes investimentos em hardware, sistemas de refrigeração ou espaços dedicados — investimentos que a maioria das instituições culturais não podem arcar. Para equipes que gerenciam centenas de terabytes, o Dropbox não apenas simplifica a colaboração. Ele também ajuda financeiramente.